La tenue d’une comptabilité, qui relève du Code de commerce, est une obligation légale. Elle doit être régulière, sincère et fidèle à la réalité de l’entreprise. Elle est essentielle pour anticiper d’éventuelles difficultés financières. Indépendamment de leur forme juridique et des obligations comptables allégées dont elles peuvent bénéficier, les petites entreprises doivent respecter certaines règles en cette période de clôture de l'exercice comptable.
La tenue d’une comptabilité obligatoire pour les TPE
Les TPE doivent obligatoirement tenir une comptabilité, c’est-à-dire :
- Enregistrer toutes les pièces comptables et mouvements qui affectent leur patrimoine ;
- établir des factures ;
- Contrôler par inventaire l’existence et la valeur des éléments composant leur actif et leur passif ;
- Établir des comptes annuels à la clôture de chaque exercice comptable (bilan, compte de résultat, annexe).
Ces entreprises peuvent tenir leur comptabilité elles-mêmes ou la confier à un expert-comptable. Seul un membre de l’ordre des experts-comptables peut effectuer ces travaux de tenue ou vérification des comptes. Les dirigeants qui prennent le risque de tenir une comptabilité fictive s’exposent à une amende de 500 000 euros et une peine d’emprisonnement de 5 ans.
Les professionnels inscrits au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) sont soumis à une autre obligation : celle de tenir, sous format électronique ou papier, un livre journal retraçant chronologiquement toutes les opérations, et un grand livre. Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016, mais il doit être conservé pendant 10 ans.
Des obligations comptables variables selon le régime fiscal
L’étendue des obligations comptables incombant à une entreprise varie selon le régime d’imposition.
Les entreprises soumises au régime fiscal de la micro-entreprise et imposées dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC) bénéficient d’une comptabilité allégée. Celles-ci sont dispensées d’établir un rapport de gestion et peuvent présenter leurs comptes de manière simplifiée dès lors qu’elles ne dépassent pas, à la clôture du dernier exercice, deux des trois seuils suivants :
- 6 millions d’euros de total de bilan,
- 12 millions d’euros de chiffre d’affaires net,
- 50 salariés.
Si une entreprise dépasse deux de ces trois seuils pendant deux exercices comptables consécutifs, elle devra établir un rapport de gestion. Dans une communication de son comité juridique (n° 23-009 du 1-2-2023), l'ANSA (Association nationale des sociétés par actions) a récemment répondu à une question concernant l'application de cette condition de délai de référence de deux années à une société qui vient d'être constituée. L'ANSA précise que ce délai est uniquement prévu pour l'appréciation du changement de catégorie et ne peut être interprété à l'inverse comme s'appliquant à la création de l'entreprise dès la fin de sa première année d'exercice. Par conséquent, lors de la préparation des comptes pour le premier exercice, la société peut déterminer si elle dépasse ou non les seuils fixés par les articles L123-16 et L123-16-1 du code de commerce et ainsi se positionner dans l'une ou l'autre des catégories. Si une entreprise se situe en dessous de ces seuils à la fin de son premier exercice, mais les dépasse à la clôture de son deuxième exercice, elle changera de catégorie uniquement si elle les dépasse toujours à la fin de son troisième exercice.
Les entreprises soumises au régime réel simplifié d’imposition (RSI) relevant des BIC ou imposées à l’impôt sur les sociétés (IS) doivent comptabiliser leurs recettes lorsqu’elles sont acquises et leurs dépenses lorsqu’elles sont engagées (comptabilité d’engagement). Elles gardent la possibilité d’opter en cours d’exercice pour une comptabilité de trésorerie (comptabilisation des factures lorsqu’elles sont encaissées et des dépenses lorsqu’elles sont payées). Ces sociétés doivent en plus tenir un livre journal et un grand livre.
Les entreprises soumises au régime réel normal d’imposition (RN) relevant des BIC ou imposées au titre de l’IS doivent tenir une comptabilité d’engagement au cours de leur exercice. Elles sont contraintes de tenir une comptabilité complète, un livre journal et un grand livre.
Enfin, les entreprises soumises au régime de la déclaration contrôlée et relevant des BNC doivent tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de leur exercice, même si une option pour la comptabilité d’engagement reste possible. Les obligations comptables qui en découlent sont la tenue d’un compte de résultat fiscal et d’un livre journal des recettes et dépenses.