En comptabilité, les comptes sont obligatoirement arrêtés après une période d'activité de 12 mois appelée exercice comptable, qui coïncide en général avec l'année civile. Le bilan, le compte de résultat et les annexes sont alors établis afin de présenter une image fidèle et détaillée de la situation comptable de l'entreprise. Le résultat (bénéfice ou perte) est déclaré à l'Administration fiscale pour le calcul de l'impôt. Pour ne plus figurer parmi les hantises des chefs d'entreprise, la clôture des comptes annuels nécessite avant tout une bonne organisation en amont. Nous vous donnons ici 4 astuces pour vous faciliter la clôture des comptes et ainsi éviter d'en faire une période anxiogène en fin d'année.
Établir un planning
Selon la taille de l'entreprise, il est parfois indispensable que la direction financière émette un planning de clôture diffusé dans les différents services avec des dates limites pour la remise des informations ou l'accomplissement de certaines tâches.
L'implication de l'expert-comptable ou du commissaire aux comptes dans le calendrier est importante. Leur intervention ne doit pas se faire dans l'urgence.
En toute logique, il vaut mieux éviter, dans les derniers mois précédant la fin de l'exercice, de restructurer un ou plusieurs services, d'instaurer un nouveau système informatique, d'effectuer de complexes opérations d'acquisition, de cession ou de fusion, par exemple.
Faire des arrêtés en cours d'année
Un arrêté ou pré closing est une opération qui consiste à figer, à un moment précis, tous les mouvements comptables et à déterminer le solde de chaque compte. Il permet de faire un "état des lieux" des créances, des dettes, des amortissements... et d'anticiper les travaux de clôture.
Réalisés ponctuellement, les arrêtés reflètent l'état financier des comptes et offrent la possibilité de rectifier la gestion si cela s'avère nécessaire.
Selon ses besoins en termes de visibilité et de trésorerie, un arrêté mensuel peut être décidé. Il est aussi tout à fait possible de prévoir des clôtures par trimestre ou semestre plutôt qu'une grande clôture annuelle.
La pratique du hard close (clôture anticipée de certains postes qui ne vont plus être utilisés dans les derniers mois) peut être adoptée afin de réduire la charge de travail en fin d'exercice.
Les factures à établir, les factures non parvenues, les impayés, les charges et produits constatés d'avance, ainsi que d'autres postes en attente sont à surveiller périodiquement pour que les éventuelles incohérences puissent être régularisées par anticipation.
En plus des arrêtés, une méthode automatisée permettant de ressortir le chiffre d'affaires doit être mise en place.
Travailler par étape
Une procédure de clôture des comptes réussie repose sur la capacité à travailler étape par étape, de façon méthodique.
Les actions à mettre en œuvre à chaque fin d'exercice sont les suivantes :
- Rassembler les pièces justificatives correspondant à chaque écriture comptable. Celles-ci ont été préalablement classées par type au fur et à mesure de leur édition ou réception.
- Enregistrer les écritures dans le livre-journal. La majorité des écritures doit déjà être enregistrée. Une saisie mensuelle, trimestrielle ou semestrielle (selon l'activité de l'entreprise) est recommandée.
- Séparer les comptes fournisseurs et clients. Les fréquents arrêtés ont permis de repérer les litiges, les clients douteux, les pertes et les oublis.
- Faire l'inventaire des actifs, des passifs et du stock.
- Comptabiliser les dotations aux amortissements, les provisions et dépréciations.
- Calculer l'impôt.
- Éditer l'ensemble des documents comptables.
Utiliser des outils performants
Le meilleur moyen de ne pas se retrouver débordé en fin d'exercice est de s'organiser de manière optimale tout au long de l'année en utilisant les nombreux moyens qui sont mis à disposition des entreprises.
Autant pour la saisie des écritures que pour le traitement des relevés bancaires ou l'intégration systématique des factures d'achat et de vente dans le logiciel comptable, un compte pro et des API pour tout automatiser évitent les erreurs humaines et font gagner un temps précieux. Autre avantage : les données sont centralisées d'où un accès plus rapide et des informations à jour.
Une comptabilité tenue de façon régulière accompagnée d'une bonne gestion de la facturation (notamment grâce aux solutions de dématérialisation des factures fournisseurs) et de l'utilisation de certains logiciels, comme un logiciel de gestion des dépenses, par exemple, simplifient la clôture d'exercice.