Gérez vos dépenses professionnelles
Des cartes Mastercard plafonnées avec une gestion des droits par collaborateur. Un contrôle en temps réel de vos dépenses avec une intégration comptable simplifiée.
Maîtriser
Gardez le contrôle des dépenses de vos équipes
Donnez de l'autonomie totale ou partielle à vos collaborateurs.
Définissez un plafond par collaborateur et contrôlez les dépenses avec les justificatifs associés.
Demandez de justifier la dépense puis autorisez le collaborateur à effectuer sa dépense.
Payer
A chaque collaborateur sa carte Mastercard
Remettez une carte Mastercard plastique pour les collaborateurs qui sont amenés à réaliser fréquemment des dépenses
Remettez une carte Mastercard virtuelle à usage unique pour des dépenses que vous contrôlez en amont de l'achat et qui peuvent être payées sur le web (billets d'avion ou de train, hôtel, capsules Nespresso...)
Gérez vos abonnements récurrents avec des cartes virtuelles à usage récurrent.
Justificatifs des dépenses
TVA automatique
Catégorisation automatique
Les dépenses sont rattachées à des catégories de marchands et vous pouvez classer vos dépenses en :
Projet (Refonte site, lancement offre...)
Département (Marketing, RH, Services généraux...)
Limiter
Ajustez le budget en temps réel
Lorsque vous vous connectez à Anytime, vous avez une vue en temps réel des dépenses et vous pouvez ajuster le budget de vos collaborateurs à la hausse comme à la baisse, le tout en temps réel.
Fixez les limites de dépenses
Pour chaque collaborateur vous définissez un budget qu'il sera autorisé à dépenser tous les mois, par jour ou pour un projet. Vous gardez le contrôle sur les dépenses et vous n'avez pas de mauvaises surprises sur les dépassements. Vous pouvez également bloquer les retraits d'espèces.
Acceptez ou refusez des notes de frais
Si vous souhaitez garder un contrôle total sur vos dépenses vous pouvez imposer à vos collaborateurs de vous demander l'autorisation d'effectuer une dépense. Par défaut, fixer les limites de leur carte à zéro. En fonction du montant de la dépense, ajuster la limite de leur carte.
Contrôler
Vous pouvez enfin jeter les justificatifs papier
Anytime fournit une solution d'archivage à valeur probante. Elle permet de conserver la copie électronique d'un justificatif papier. Légalement le document électronique aura la même valeur que le document papier. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, les justificatifs à valeur probante possèdent la même valeur légale que les justificatifs originaux. L'article 16 de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 (loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016) autorise les entreprises à conserver leurs justificatifs de notes de frais sur support informatique.
Relance des justificatifs
Vos collaborateurs sont relancés jusqu'à ce qu'ils ajoutent un justificatif à la transaction. Il suffit de prendre en photo le justificatif et de l'ajouter dans l'application ou de répondre à l'email envoyé par Anytime.
Exporter. Les comptables aiment notre solution
Logiciel notes de frais Cleemy
Anytime a développé un partenariat avec l'application Cleemy qui permet de disposer d'un logiciel de notes de frais puissant, fonctionnel, complet (gestion des IK), ergonomique et livré avec les cartes Mastercard Anytime.
Droits accès
Pour chaque collaborateur vous définissez un budget qu'il sera autorisé à dépenser tous les mois, par jour ou pour un projet. Vous gardez le contrôle sur les dépenses et vous n'avez pas de mauvaises surprises sur les dépassements. Vous pouvez également bloquer les retraits d'espèces.
Interconnexion logiciel comptable
La solution Anytime s'interface facilement avec les logiciels du marché en important automatiquement les transactions dans le logiciel.
Export comptable sur mesure
Anytime propose de réaliser des exports comptables sur mesure et adapte sa data pour satisfaire les besoins du DAF.
Fiches pratiques gestion des frais
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