Dans les structures médico-sociales, les notes de frais concernent principalement les membres du personnel qui doivent engager des dépenses dans le cadre de leurs missions. Qu'il s'agisse de travailleurs sociaux, d'infirmiers, d'éducateurs spécialisés ou même d'administrateurs, ces frais professionnels comprennent généralement des dépenses liées aux déplacements ou à l'acquisition de petit matériel essentiel à leur travail. Cependant, pour que ces frais soient remboursés, ils doivent être approuvés par la direction de l'établissement. Les politiques concernant les notes de frais peuvent varier d'un centre médico-social à un autre, il est donc crucial pour les salariés de se référer aux directives internes pour connaître la procédure à suivre.
La gestion des notes de frais dans les établissements médico-sociaux peut être complexe en raison de la diversité des services offerts et des types de dépenses engagées. Nous abordons ici sept bonnes pratiques pour simplifier et optimiser ce processus.
Élaborez une politique claire pour vos notes de frais
Pour une gestion efficace des notes de frais, il est essentiel de définir une politique claire. Cela implique de spécifier les types de dépenses éligibles au remboursement, les plafonds de remboursement, les démarches à suivre pour soumettre une demande de remboursement, ainsi que les pièces justificatives nécessaires. En mettant en place une politique bien définie, vous assurez une transparence financière et une cohérence dans le processus de remboursement des frais professionnels.
Formez votre personnel aux procédures à suivre
En tant que directeur d'établissement, veillez à ce que le personnel concerné soit bien formé aux procédures liées aux notes de frais. Organisez une réunion d'information et diffusez une note de service explicative, que vous pouvez également rendre accessible en ligne.
Mettez en place un système de gestion des frais professionnels efficace
Le système de gestion que vous choisirez doit offrir une interface conviviale permettant aux employés de soumettre facilement leurs demandes de remboursement, et aux gestionnaires de les approuver et de les traiter rapidement. Il peut comprendre diverses fonctionnalités telles qu'un formulaire de demande de remboursement pré-rempli, des modèles de reçus, ainsi que des outils de génération de rapports et d'analyse pour suivre les dépenses de près et prendre des décisions budgétaires éclairées.
De nombreux systèmes de gestion des notes de frais disponibles sur les comptes en ligne, tels que Anytime, offrent également une intégration avec d'autres logiciels utilisés par les structures médico-sociales, comme les logiciels comptables. De plus, ils sont conçus pour garantir la conformité aux réglementations fiscales.
Utilisez des cartes de crédit professionnelles
Pour simplifier la gestion de vos dépenses et éliminer les remboursements individuels, une solution efficace consiste à fournir à chacun de vos employés en ayant besoin une carte de crédit professionnelle. Cette carte permet à vos salariés d'effectuer des dépenses professionnelles sans avancer d'argent ni attendre un remboursement ultérieur.
Les cartes peuvent être paramétrées pour limiter le montant des dépenses par employé, ce qui réduit les risques de fraude financière ou d'utilisation abusive des fonds.
En optant pour la distribution de cartes de crédit professionnelles plutôt que le remboursement des notes de frais après coup, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs de traitement et exercez un contrôle plus strict sur les types d'achats autorisés.
Mettez en place des contrôles internes
Il est souvent nécessaire d'instaurer des contrôles internes pour vérifier les dépenses engagées, garantissant ainsi qu'elles respectent les limites établies et les procédures définies par votre centre médico-social. Ces contrôles assurent également la validité des justificatifs fournis, notamment en comparant les reçus aux demandes de remboursement.
Les audits internes peuvent aussi jouer un rôle crucial dans l'ajustement de votre politique de remboursement des frais si nécessaire. En surveillant régulièrement vos dépenses, vous identifiez les éventuels problèmes et apportez des améliorations au processus en conséquence.
Dématérialisez les reçus des notes de frais
En adoptant des applications mobiles ou des outils de numérisation, vous diminuez le risque de perdre des reçus et simplifiez le stockage et la gestion électronique de vos documents.
La transition vers la dématérialisation des reçus de notes de frais présente de nombreux avantages, tant pour vos employés que pour votre centre médico-social.
Gain de temps et d’efficacité
Il n’est plus nécessaire de conserver physiquement les reçus et de les soumettre manuellement. Ils peuvent simplement être numérisés ou photographiés pour être enregistrés électroniquement.
Réduction de vos coûts et de l’encombrement
En abandonnant le papier, la dématérialisation diminue les dépenses associées à l'impression et au stockage, tout en libérant de l'espace dans les espaces de travail.
Facilité d’accès et de recherche
Les fichiers numériques sont faciles à organiser, stocker et rechercher. Les employés et les gestionnaires peuvent accéder rapidement aux informations nécessaires.
Sécurité et conservation de vos données
Les reçus numériques sont sauvegardés de manière sécurisée dans des systèmes informatiques, ce qui réduit considérablement les risques de perte ou de vol. De plus, la dématérialisation offre la possibilité d'utiliser des méthodes de cryptage pour protéger les informations sensibles, renforçant ainsi la sécurité des données.
Conformité et traçabilité
Les transactions numériques sont facilement traçables et la conformité aux réglementations est automatiquement assurée.
Respectez les délais de remboursement
Le traitement des demandes de remboursement doit être effectué dans un délai convenu afin d’assurer un flux de trésorerie fluide et d’éviter tout mécontentement parmi le personnel.
En adoptant de bonnes pratiques, les établissements médico-sociaux peuvent améliorer l'efficacité et la transparence de leur processus de gestion des notes de frais, tout en garantissant le respect des politiques et des réglementations en vigueur.