La gestion des notes de frais au sein de votre association ou fondation venant en aide aux personnes handicapées revêt une importance particulière. Ces organisations, souvent à but non lucratif, sont engagées dans des missions visant à améliorer la vie des personnes en situation de handicap (PSH). Elles vivent grâce aux dons et aux subventions qu’elles reçoivent des particuliers, des entreprises, des collectivités ou de l’État.
Une gestion rigoureuse et pérenne des notes de frais est donc essentielle pour assurer la transparence, ainsi que la pérennité de vos initiatives destinées aux PSH. Nous allons examiner dans cet article les bonnes pratiques de gestion des notes de frais à utiliser au sein de votre association, et mettre en lumière les défis que vous devez relever dans ce domaine.
Les 11 bonnes pratiques de gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais constitue un des aspects de votre gestion financière globale. En établissant une politique claire, en sensibilisant le personnel et en adoptant de bons outils de gestion, les associations et fondations dédiées aux PSH peuvent garantir l'utilisation responsable des ressources, et ainsi renforcer la confiance des donateurs. Une approche proactive et une grande transparence dans votre gestion des notes de frais contribuent à la viabilité de vos activités sur le long terme.
Voici les bonnes pratiques à considérer en tant que responsable d’association ou fondation au service des personnes en situation de handicap :
- Élaborez une politique claire de remboursement des frais, définissant les dépenses admissibles, les limites de remboursement, les procédures de soumission des justificatifs et les éventuelles sanctions en cas de non-conformité. Une compréhension approfondie de ces règles aide à minimiser les erreurs et litiges.
- Encouragez salariés et bénévoles à conserver toutes les pièces justificatives, comme les reçus, les factures et autres documents nécessaires pour prouver les dépenses engagées.
- Mettez en place un formulaire standardisé pour simplifier la soumission et le traitement des demandes.
- Exigez une validation par un responsable pour chaque note de frais afin de garantir leur conformité et d'assurer une supervision adéquate. Un suivi régulier permet de détecter rapidement les anomalies, avec des vérifications périodiques pour s'assurer que les dépenses respectent les politiques établies.
- Collaborez avec des prestataires de services financiers spécialisés dans la gestion des notes de frais. Ces partenaires vous apporteront leur expertise pour vous offrir des solutions adaptées.
- Organisez des sessions de formation pour le personnel et les bénévoles pour les sensibiliser à la gestion des notes de frais et aux bonnes pratiques.
- Utilisez des outils technologiques tels qu’un compte en ligne dédié à la gestion des notes de frais, facilitant le suivi, la budgétisation et la validation des dépenses. Ces applications et logiciels spécialisés permettent un traitement rapide et efficace des notes de frais, réduisant les risques d'erreurs humaines et générant des rapports détaillés pour une meilleure visibilité financière.
- Fixez des délais stricts pour la remise des pièces.
- Communiquez de manière transparente sur la politique de remboursement, les délais et les procédures à suivre.
- Mettez en avant des principes éthiques dans la gestion des notes de frais, en soulignant l'importance d’une utilisation réfléchie des fonds mis à disposition.
- Effectuez régulièrement des audits internes pour vérifier que les procédures sont respectées et que les fonds sont utilisés conformément aux objectifs de l'association.
Les 7 défis à relever pour les dirigeants d’association ou de fondation PSH
La gestion des notes de frais au sein de votre association dédiée aux personnes en situation de handicap peut présenter plusieurs défis en raison de sa nature particulière.
Voici sept défis potentiels :
- Diversité des besoins de vos bénéficiaires : les personnes handicapées ont des besoins différents en fonction de leur handicap, entraînant des dépenses spécifiques qui doivent être correctement documentées dans les notes de frais.
- Complexité des réglementations : les associations et fondations PSH sont souvent soumises à des réglementations particulières en matière de financement et de subvention. La gestion des notes de frais doit être conforme à ces règles, parfois complexes et exigeantes.
- Multiplicité de vos sources de financement : les dons et subventions peuvent être nombreux et de différente nature. Suivre l’utilisation de vos fonds au travers des notes de frais n’est pas facile.
- Besoin de transparence : vos donateurs privés et/ou publics ont le droit d’exiger une transparence totale dans l'utilisation de leur argent. Cela signifie que les notes de frais doivent être précises, complètes et compréhensibles.
- Formation de votre personnel : le personnel chargé de la gestion des notes de frais doit être formé pour comprendre les spécificités des dépenses liées aux personnes handicapées.
- Particularité des justificatifs : les frais liés au handicap peuvent nécessiter des justificatifs particuliers, tels que des factures médicales, ordonnances, rapports de spécialistes… que vous devrez traiter de façon appropriée.
- Adaptation aux évolutions technologiques : l'utilisation des nouvelles technologies pour la gestion des notes de frais peut être un défi, si votre association n'a pas accès à des systèmes informatiques modernes ou si votre personnel n’est pas suffisamment formé.