La période fiscale peut représenter une source de stress pour le chef d'entreprise comme pour le chargé de comptabilité, car pour éviter les pénalités de retard, voire le risque d'un contrôle fiscal, il est indispensable que tous les documents soient déposés en temps et en heure. C'est le moment de regrouper chaque justificatif, de vérifier chaque opération et d'effectuer le point sur les dettes et les créances, autrement dit de fournir une image fidèle de la situation patrimoniale active et passive de l'entreprise. Il existe plusieurs façons de surmonter cette épreuve. Découvrez trois conseils pour mieux aborder la période de clôture comptable 2023.
Anticiper
Que l'on confie la tâche de la clôture comptable au comptable de l'entreprise ou qu'on l'externalise en passant par un cabinet comptable, le meilleur moyen de respecter les délais et de ne pas se retrouver débordé est d'anticiper.
- Tenir sa comptabilité au jour le jour est évidemment la solution idéale. Non seulement cela permet de mieux maîtriser sa gestion quotidienne, mais aussi de régler les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent (erreurs de facturation, pertes de documents, impayés...). Garder en permanence un œil sur sa situation comptable évite bien des mauvaises décisions, comme des investissements trop importants par rapport à la trésorerie disponible, ou encore de ne pas avoir relancé un client douteux qui finit par devenir irrécouvrable.
- Prendre rendez-vous régulièrement avec son expert-comptable qui est la personne la plus compétente pour savoir quels documents seront à fournir. Ainsi, il sera plus facile de les préparer au lieu de les chercher au dernier moment. Tout au long de l'année, l'expert-comptable est capable de détecter les anomalies dans la comptabilité et de les corriger. Avoir un bon contact et une relation privilégiée avec celui-ci ne peut être que bénéfique.
S'organiser
Lorsque la fin de l'exercice approche, dès l'automne, il est bon de prévoir une liste de choses à faire et les exécuter chronologiquement. Évidemment, certaines tâches ne pourront être effectuées qu'en dernier, mais il y en a bien d'autres que l'on peut programmer avant.
Un dirigeant d'entreprise est souvent pris dans un engrenage. À la recherche constante de nouvelles opportunités pour la bonne marche de son activité, il a tendance à laisser de côté l'administratif. Or, pour aborder la période de clôture comptable en toute sérénité, il est indispensable de se consacrer à sa comptabilité suffisamment tôt, en déléguant, quand c'est possible, certains travaux à ses collaborateurs.
La comptabilité analytique répond plus aux besoins d'information, et semble de ce fait plus utile aux responsables. Par contre, l'intérêt qu'on lui porte ne doit pas prendre le pas sur des missions plus chronophages telles que la saisie comptable ou la recherche de pièces.
Passer au digital
Il est prouvé notamment que la numérisation des pièces justificatives évite les erreurs et fait gagner du temps. Grâce aux nouvelles technologies, les tâches chronophages, comme la saisie des factures par exemple, sont automatisées. Dans ce domaine, les comptes en ligne proposent de nombreux outils : gestion des notes de frais, contrôle des paiements fournisseurs et des dépenses, dématérialisation des pièces comptables...
Les avantages à se moderniser sont multiples :
- coûts réduits,
- moins d'erreurs,
- meilleure traçabilité des pièces,
- gain de temps,
- productivité accrue,
- conditions de travail améliorées.