Les factures impayées ont un impact direct sur la trésorerie des auto-entrepreneurs. Comment récupérer les sommes dues ? Retrouvez 4 conseils pour gérer ces situations et obtenir le paiement des factures.
Préciser les conditions de règlement
Les conditions générales de vente (CGV) sont un moyen pour les micro-entrepreneurs de personnaliser leur contrat et de se protéger des mauvais payeurs. Dans le cadre d’activités concernant la prestation de services et/ou la vente de produits, l’établissement de CGV dès la création de l’entreprise est d’ailleurs obligatoire, conformément au Code de commerce.
Outre les coordonnées complètes de l’entrepreneur, les conditions générales de vente doivent mentionner les éléments suivants :
- l’objet et les conditions de la vente,
- les caractéristiques du bien ou du service proposé,
- le prix et son mode de calcul,
- la date de paiement,
- le délai de paiement,
- les détails sur les pénalités de retard et le délai de rétractation.
D’autres mentions bien que facultatives peuvent être utiles comme les modalités de règlement et le versement d’un éventuel acompte à la signature du devis, ou bien une clause d’escompte en cas de règlement anticipé.
Définir des pénalités de retard
La loi oblige les auto-entrepreneurs à mentionner le taux de pénalités de retard dans leurs factures, ainsi que la date limite de paiement. Ce taux reste néanmoins encadré puisqu’il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.
Un retard est constaté en l’absence de paiement au jour suivant la date de règlement. Il est alors possible d’exiger des pénalités sans qu’aucune relance ne soit nécessaire. Concernant la date de règlement figurant sur la facture, il convient de rappeler qu’elle ne peut excéder un délai correspondant à 45 jours fin de mois ou 60 jours nets à compter de sa date d’émission.
Demander un acompte
L’acompte est une avance sur le montant total d’une commande. Son taux varie généralement de 15 à 30 % du montant facturé.
Grâce à l’acompte, le client s’engage financièrement. En cas d’annulation de la commande, le montant versé ne lui sera pas restitué permettant au micro-entrepreneur de constituer sa trésorerie. De manière générale, il est déconseillé d’accepter un paiement intégral en fin de mission, notamment pour les missions de longue durée ou lorsque le montant dû est élevé.
Rester organisé
Une gestion efficace des impayés passe aussi par une bonne organisation.
Pour prévenir les litiges avec les clients mauvais payeurs, il est recommandé de :
- tenir à jour sa comptabilité (suivi régulier des paiements des clients et des relances),
- classer ses documents administratifs par client pour mieux s’y retrouver,
- suivre attentivement le statut de chaque facture,
- conserver tous les échanges par mail avec les clients.
Malgré ces conseils, les impayés ne peuvent pas toujours être évités. Quelle que soit la nature des relations entretenues avec le client, le processus de recouvrement doit débuter par une voie amiable en privilégiant dans un premier temps un contact par mail ou par téléphone. En l’absence de réponse ou de paiement, le chef d’entreprise pourra lui adresser un courrier recommandé en précisant les problématiques liées à cet impayé.
Si malgré ces relances, le client ne paye toujours pas, il sera possible de lui envoyer une lettre de mise en demeure avant d’engager une éventuelle procédure de recouvrement judiciaire. Si le montant de la facture impayée est inférieur à 4000 euros, il est toutefois préférable de s’orienter vers une procédure de recouvrement simplifié par l’intermédiaire d’un huissier de justice.