En cas d’impayé ou de non-exécution d’une prestation, il peut être nécessaire d’envoyer au client ou au fournisseur concerné une lettre de mise en demeure. Elle fait généralement suite à une ou plusieurs lettres de relance amiable, et constitue la dernière étape avant l’injonction de payer et l’intervention des tribunaux. Découvrez comment vous y prendre et un modèle de document.
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Quand faut-il envoyer une lettre de mise en demeure ?
Lorsqu’un client ne règle pas dans le temps imparti la facture délivrée par une entreprise, en dépit de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation, l’entreprise est en droit, à compter de la fin de l’échéance prévue dans les conditions générales de vente et indiquées sur la facture, de faire parvenir une lettre de mise en demeure au client.
Il est tout à fait possible, sur le plan juridique, d’envoyer directement une lettre de mise en demeure, sans être au préalable passé par la lettre de relance. Toutefois, pour conserver de bonnes relations commerciales, il est préférable de commencer par 2 à 3 lettres de relance successives si nécessaire. Il arrive en effet que le client ait tout simplement oublié de régler, ou encore qu’il rencontre des difficultés financières ponctuelles.
Si les lettres de relance sont restées sans réponse et que la facture n’a toujours pas été réglée, il est alors temps de passer à l’étape suivante : la mise en demeure. Il s’agit de la dernière possibilité de recouvrement à l’amiable avant d’entamer une procédure judiciaire.
Si l’entreprise décide par la suite, faute de réponse, de se tourner vers le tribunal pour effectuer une requête en injonction de payer, l’envoi préalable d’une lettre de mise en demeure est une obligation. Si aucune lettre de mise en demeure n’a été envoyée au client, l’injonction de payer ne pourra pas être prononcée.
Comment rédiger ce document ?
Pour qu’elle ait une valeur juridique, la lettre de mise en demeure doit suivre certaines règles et comporter plusieurs mentions obligatoires.
Ainsi, la date de rédaction du courrier doit être indiquée, de même que les coordonnées de l’entreprise et celles du client. La mention « mise en demeure » doit figurer en toutes lettres, le mieux étant de la faire figurer dans l’entête, en objet du courrier.
La lettre de mise en demeure doit rappeler l’obligation du client, qu’il s’agisse de régler une facture ou, par exemple, de réaliser une prestation non achevée ou non exécutée. Le numéro de la facture, ainsi que toutes les références nécessaires à l’identification du bien ou du service dont il est question doivent impérativement être précisés.
Il y a également lieu de rappeler l’échéance initialement prévue, et de préciser le délai accordé au client pour s’exécuter. Ce délai doit être raisonnable et clairement indiqué. Un délai de 8 jours à compter de la réception de la mise en demeure, lorsqu’elle porte sur une facture impayée, est généralement admis. S’il s’agit d’une prestation non exécutée, par exemple des travaux, le délai devra probablement être un peu plus long.
La lettre de mise en demeure doit également mentionner les conséquences auxquelles s’expose le client s’il ne règle pas le montant dû, lorsqu’il est question d’une facture impayée. Il faut donc annoncer la procédure judiciaire à venir, si telle est l’intention de l’auteur de la lettre.
S’il est possible de faire parvenir la mise en demeure par envoi simple à son destinataire, il est toutefois vivement conseillé de l’envoyer en recommandé avec accusé de réception. C’est la date figurant sur cet accusé de réception qui sera prise en compte pour la suite de la procédure. Il est également envisageable de demander à un huissier de remettre la lettre de mise en demeure au client concerné.
Dans quels cas la lettre de mise en demeure n’est-elle pas envisageable ?
Il existe des exceptions, qui ne permettent pas à la justice de reconnaître la valeur d’une lettre de mise en demeure.
Tout d’abord, si le client, qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une entreprise, a son siège social ou réside à l’étranger, la procédure est différente. Dans ce cas, s’il réside dans un pays membre de l’Union européenne, un formulaire spécifique, portant sur les petits litiges, doit être rempli. Il est également possible de lancer une procédure d’injonction de paiement européenne (IPE).
S’il réside dans un pays tiers, les procédures peuvent être très complexes et nécessitent de faire appel à un spécialiste, un huissier ou un avocat par exemple, pour être conseillé au mieux.
La lettre de mise en demeure ne pourra pas non plus être suivie d’effets si son destinataire est une entreprise commerciale en situation de cessation de paiement. Dans ce cas, l’entreprise ne dispose plus de la trésorerie nécessaire pour s’acquitter de ses dettes. Cette situation administrative est également connue sous le nom de dépôt de bilan. Les dettes de l’entreprise sont alors gelées, et les factures dues doivent être déclarées auprès du mandataire de la procédure collective.
L’auteur d’une lettre de mise en demeure doit également être en mesure de prouver que les sommes réclamées lui sont effectivement dues par le destinataire du courrier, au moyen d’un contrat ou d’une facture. Enfin, la mise en demeure n’a évidemment pas de valeur si elle est envoyée avant la fin du délai de paiement initialement prévu, dans la facture, le contrat, et / ou les conditions générales de vente.
Que faire après une mise en demeure restée sans réponse ?
Si le destinataire de la mise en demeure n’a pas donné suite et que la facture demeure impayée, il faut alors entamer une procédure judiciaire de recouvrement.
L’entreprise réclamant le recouvrement de sa facture impayée devra obtenir une ordonnance d’injonction de payer, délivrée par un juge. Au préalable, il est nécessaire de rédiger et déposer une requête en injonction de payer auprès du tribunal compétent, qui n’est pas le même selon la nature de la créance.
Pour les impayés d’un montant inférieur ou égal à 5000 euros, il est également possible de lancer, par le biais d’un huissier de justice, une procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. La procédure est payante, mais elle est moins lourde que celle nécessaire à l’obtention d’une ordonnance d’injonction de payer.
