La dématérialisation des factures, avec leur réception et leur transmission obligatoires via une plateforme publique ou privée certifiée par l'État, est sur le point d'être mise en place pour les échanges entre professionnels. Heureusement, un calendrier échelonné, défini par la loi de finances rectificative pour 2022, permet aux entreprises de s'organiser. Ainsi, entre juillet 2024 et janvier 2026, la réception des factures électroniques, puis leur émission (e-invoicing), seront progressivement mises en œuvre pour tous. Parallèlement, il est également exigé que les entreprises transmettent leurs données de transaction. Mais de quoi s'agit-il exactement et quelles sont les entreprises concernées ?
Quelles entreprises sont touchées par l'obligation de transmettre les données de transaction ?
Le dispositif de facturation électronique est complété par l'e-reporting, qui consiste en la transmission des données de transaction et des données de paiement.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les micro-entreprises, établies en France, sont concernées par l'e-reporting lorsqu'elles effectuent des opérations BtoC (entreprises vers consommateurs) ou des transactions avec des entreprises étrangères européennes ou extra-européennes.
En d'autres termes, toute entreprise assujettie répondant à l'une de ces conditions devra transmettre uniquement à l'administration fiscale, sans transférer ces informations à leurs clients, un récapitulatif quotidien global des transactions par mode de paiement (similaire à un ticket de caisse). Cette obligation concerne les petits commerçants et artisans qui vendent des biens ou des services à des particuliers.
En revanche, pour les entreprises qui opèrent dans le B2B à l'international (achats ou ventes) et qui émettent ou reçoivent généralement une facture, l'e-reporting suivra le même processus que l'e-invoicing. Les données, identiques, seront transmises via une plateforme publique ou une plateforme privée agréée, au choix. La seule différence réside dans le numéro d'identification du fournisseur ou du client, qui ne sera pas un SIREN mais un numéro de TVA intracommunautaire pour les entreprises de l'UE, et un numéro de registre national pour celles provenant d'autres pays.
Le gouvernement ne pouvant imposer aux entreprises étrangères la politique nationale de dématérialisation des factures, l'e-reporting a été prévu pour les opérations avec des acteurs qui ne sont pas installés en France.
Dans le cas où une entreprise détient à la fois des clients professionnels et des clients particuliers, elle est concernée par les deux dispositifs : l'e-invoicing et l'e-reporting. Il est important de noter que les opérations qui échappent au champ d'application de la TVA ne sont pas soumises à l'obligation de transmission d'informations à l'administration.
Comment transmettre les données et quelles informations sont requises ?
Les données doivent être transmises via la plateforme choisie, qui, si elle est privée, se chargera de les transférer à l'administration. Elles peuvent être saisies directement sur le portail ou transmises sous forme de fichier informatique. Les données incluront, entre autres, les montants des transactions, les taux et les montants de TVA, ainsi que les dates d'encaissement.
Plusieurs modes et formats de transmission sont possibles. Les nouveaux logiciels de caisse sont déjà équipés pour permettre la transmission dématérialisée du récapitulatif quotidien des transactions. Si une entreprise fournit des factures, même à des particuliers ou à des entités non assujetties à la TVA comme les associations, elle peut les déposer directement sur une plateforme. Seules les données nécessaires seront extraites. Enfin, pour les très petites entreprises qui n'ont ni logiciel ni facturation, il leur sera demandé de saisir leur chiffre d'affaires global réalisé par jour, ainsi que la TVA éventuellement collectée. Aucune donnée concernant les clients ne doit être transmise.
Le processus d'e-reporting vise à permettre aux entreprises de toutes tailles de transmettre rapidement et efficacement les données. Il faudra prendre en compte la configuration des systèmes de gestion et de comptabilité afin qu'ils puissent extraire automatiquement les informations en temps réel ou à des intervalles réguliers.
La fréquence d'envoi des données dépend du régime d'imposition. Les entreprises soumises au régime fiscal classique devront envoyer un rapport hebdomadaire dans un délai de 4 jours. Pour les entreprises bénéficiant d'un régime fiscal particulier, comme les micro-entreprises par exemple, le délai est de 7 jours à compter de la fin du mois.