Se mettre à son compte, même en tant que micro-entrepreneur, ne se fait jamais sans frais. Au démarrage d'une activité, la trésorerie dont on dispose a son importance. Il s'agit d'un élément à ne pas sous-estimer. Créer une entreprise sans avoir auparavant évalué ses dépenses à court et moyen terme est une erreur qui peut conduire rapidement à l'échec.
Le besoin en fonds de roulement
Le besoin en fonds de roulement correspond aux liquidités dont l'entreprise a besoin, de façon permanente, pour financer ses dépenses courantes. En effet, avant d'encaisser les recettes de ses ventes ou de ses prestations de services, le commerçant ou l'artisan doit sans cesse avancer des fonds pour acheter de la marchandise, du mobilier, des outils, un véhicule...
Le BFR est le décalage de trésorerie provenant de l'activité courante de l'entreprise.
Pour se constituer un stock, agencer ses locaux, acheter du matériel afin de pouvoir réaliser ses services, le porteur de projet a besoin d'une certaine somme d'argent. Cette trésorerie de départ n'est pas à sous-estimer au risque de se retrouver rapidement dans l'impossibilité de payer tous les frais nécessaires. Il se passe toujours un laps de temps plus ou moins long entre le moment où l'entrepreneur s'établit et le moment où il commence à encaisser le fruit de son travail. Même s'il obtient un prêt bancaire, celui-ci ne couvre jamais le BFR. Les premières dépenses (caution, loyers, salaires, assurances, équipements...) seront réglées grâce à l'apport personnel du chef d'entreprise.
Tout au long de leur vie, la majorité des entreprises vont avoir un besoin en fonds de roulement supérieur à zéro. Ce sont celles qui stockent de la marchandise ou des matières premières et paient leurs fournisseurs au comptant, ou encore celles qui s'acquittent de leurs factures à 30 jours alors que leurs clients, eux, règlent à 60 jours.
En revanche, les entreprises qui encaissent des acomptes ou des règlements d'avance ou celles, comme la grande distribution, qui bénéficient de délais de paiement importants et dont les clients paient au comptant, ont un BFR inférieur à zéro. On parle alors de ressources en fonds de roulement.
Comment prévoir son BFR ?
Le manque de trésorerie est une cause fréquente de cessation d'activité, surtout lors de la première année. En effet, il est parfois difficile de savoir comment l'activité va se développer et si les recettes vont être suffisantes.
C'est pourquoi l'estimation des besoins en fonds de roulement est une étape essentielle lors de la création d'une entreprise et, par la suite, le BFR permet au gérant de l'entreprise de vérifier sa viabilité. Des calculs doivent être effectués pour connaître son BFR.
Trois facteurs sont à prendre en compte :
- les délais de paiement négociés auprès des fournisseurs (dettes fournisseurs/achats TTC) x 360 jours,
- les délais de règlements accordés aux clients (créances clients/chiffre d'affaires TTC) x 360 jours,
- les délais de rotation des stocks (stock moyen/coût de production ou de fabrication) x 360 jours. Le résultat détermine le nombre de jours pendant lesquels le produit reste en stock.
Le BFR est égal au stock + créances - dettes d'exploitation. Cette formule est simplifiée. Il existe un calcul plus approfondi : BFR = emplois (stocks en cours, clients, autres créances, charges constatées d'avance) - ressources (fournisseurs, dettes fiscales et sociales, autres dettes). Il est bien sûr plus facile de calculer un BFR lorsqu'on dispose déjà de données comptables.
À la création ou la reprise d'une activité, le BFR est à intégrer au plan de financement de départ car il fait partie des besoins immédiats de l'entreprise. Il est donc plutôt calculé ainsi : BFR initial = stock de départ + factures à payer au comptant + avances de TVA.
Lorsque l'entreprise n'a pas de stock, comme les prestataires de services, elle n'avance que les charges courantes appelées travaux en cours. Le BFR se calcule alors de la façon suivante : BFR initial = travaux en cours + encours moyen créances clients - encours moyen acomptes clients.
Comme les créances clients ne sont pas encore connues au démarrage de l'activité, il faudra évaluer le coût d'une journée de travail, le montant des charges courantes, le montant de sa rémunération et le nombre de jours nécessaires pour réaliser le travail.
Comment bien gérer sa trésorerie ?
Les capitaux restants de manière continue dans l'entreprise pour assurer le cycle d'exploitation constituent une marge de sécurité en cas d'imprévus tels qu'une facture impayée par exemple. Plus ce fonds de roulement est important, plus l'entreprise gagnera en autonomie financière.
Pour une bonne gestion du BFR, il faudra porter attention aux points suivants :
- bien gérer ses stocks,
- traiter rapidement les factures clients et relancer les impayés,
- négocier des délais de paiement auprès des fournisseurs,
- obtenir un découvert bancaire,
- tenir sa comptabilité à jour.
Il existe aujourd'hui toute une série d'outils de gestion de trésorerie en ligne pour suivre en temps réel les mouvements financiers, et visualiser en un clin d'œil l'état de sa trésorerie. Également, l'automatisation de certaines opérations comme la gestion des notes de frais réduit les erreurs, et permet au chef d'entreprise de se débarrasser d'un grand nombre de tâches chronophages.