Les instances dirigeantes au sein d'une association jouent un rôle de premier plan dans son organisation, influant sur les décisions prises et la gestion globale. Bien que leur composition puisse varier selon la structure spécifique de chaque association, elles comprennent généralement l'assemblée générale, le conseil d'administration et le bureau. Une étroite collaboration entre ces différentes instances est essentielle pour garantir le succès et la pérennité de votre association, en veillant à ce qu'elle demeure fidèle à ses statuts et ses valeurs fondamentales.
Les rôles et les pouvoirs des instances dirigeantes sont le plus souvent définis dans les statuts de l'association, car la loi du 1er juillet 1901 régissant la création et le fonctionnement des associations n'impose pas de règles strictes en matière d'organes dirigeants, se contentant d'établir des principes généraux. Les statuts précisent également les modalités d'élection ou de désignation des membres des instances et la durée de leur mandat.
Les instances ont la responsabilité d'agir dans l'intérêt supérieur de l'association, en gardant à l'esprit ses objectifs. Transparence, responsabilité et gestion rigoureuse des finances font partie des principes qui guident leurs actions.
Si vous vous interrogez sur les instances dirigeantes de votre association et leur mode de fonctionnement, cet article vous fournira des éclaircissements précieux.
Les instances dirigeantes de votre association
Les instances dirigeantes de votre association sont essentielles pour assurer son bon fonctionnement. Plusieurs comités ou commissions peuvent également être créés en fonction de vos besoins spécifiques. Par exemple, un comité de communication peut être mis en place pour gérer la promotion de vos actions, ou un comité d'éthique peut veiller au respect des principes de votre association.
Cependant, traditionnellement, les trois principales instances sont les suivantes :
- L'assemblée générale représente l'organe suprême de l'association. L'AG réunit l'ensemble des membres, au moins une fois par an, pour prendre des décisions majeures. Lors de ces réunions, l'AG vote pour l'approbation des comptes, la modification des statuts, l'élection des membres du conseil d'administration, ainsi que tous les sujets concernant l'orientation générale de l'association. L'assemblée générale peut être ordinaire ou extraordinaire en fonction de l'ordre du jour. Une AG extraordinaire est convoquée en dehors de l'AG ordinaire annuelle en cas de questions urgentes à traiter. Il est important de noter que la tenue d'une assemblée générale n'est pas obligatoire pour toutes les associations, sauf pour celles qui sont réglementées et pour certaines décisions importantes.
- Le conseil d'administration est un organe exécutif composé de membres élus par l'AG. Il est chargé de gérer l'association au quotidien. Les membres du CA ont des mandats à durée déterminée et assument diverses responsabilités, notamment la supervision des finances, la prise de décisions opérationnelles, la gestion des salariés si cela est pertinent, et la mise en œuvre des orientations fixées par l'AG. Le CA se réunit régulièrement pour discuter des affaires courantes, et il peut parfois créer des commissions spécialisées pour traiter des questions particulières. Sachez que toutes les associations ne sont pas tenues de se doter d'un conseil d'administration.
- Le bureau est généralement constitué d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire, désignés par l'AG parmi les membres de l'association. Le président occupe le rôle de représentant légal de la structure et coordonne l'ensemble des activités. Ses actes engagent l'association vis-à-vis des tiers. Le trésorier est responsable de la gestion financière, y compris la tenue du compte pro association, la gestion des frais de l’association et la préparation du budget. Le secrétaire s'occupe de la communication interne et externe, rédige les procès-verbaux de réunion et assure le suivi administratif. Le bureau est chargé d'exécuter les décisions prises par le CA. La présence d'un bureau n'est pas non plus une obligation légale pour une association.
Ces trois instances, l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau jouent des rôles clés dans la gouvernance de votre association, mais leur mise en place dépend des besoins spécifiques et exigences de votre structure.
Leur fonctionnement
Le fonctionnement des instances dirigeantes de votre association est régi en partie par le Code civil, le Code de la Santé publique, ainsi que d'autres lois spécifiques en fonction de la nature de votre association. Pour assurer une gouvernance transparente et efficace, il est essentiel de respecter les règles légales et statutaires suivantes :
- Statuts et règlements : les statuts de votre association définissent sa structure, ses objectifs, les règles de fonctionnement, la gestion financière, les procédures de prise de décision, le pouvoir des instances dirigeantes, et bien d'autres aspects. Le règlement intérieur complète les statuts en détaillant certaines procédures spécifiques. Il est impératif de respecter à la fois les statuts et le règlement intérieur.
- Procédures de décision : toutes les décisions au sein de l'association doivent être prises démocratiquement, conformément aux règles de majorité définies dans les statuts. Les instances dirigeantes ont la responsabilité de rendre compte de leurs actions aux membres de l'association.
- Transparence financière : le trésorier doit maintenir une comptabilité conforme et présenter un rapport financier annuel à l'assemblée générale en vue de son approbation.
- Obligations légales : les associations doivent respecter certaines obligations légales, notamment en ce qui concerne la transparence financière, le respect des règles comptables et fiscales, ainsi que la publication de leurs comptes annuels. Il est essentiel de noter que les dirigeants associatifs peuvent être tenus responsables en cas de mauvaise gestion ou de non-respect des lois et règlements en vigueur.
En suivant ces principes et en respectant les lois, vous garantirez un fonctionnement harmonieux et légal à votre association.