Vous avez peut-être déjà entendu parler de la carte bancaire professionnelle, également connue sous les appellations de carte business, carte entreprise ou encore carte corporate. Elle est destinée à certains membres d’une entreprise, particulièrement à ceux qui se déplacent fréquemment. L’objectif est simple : permettre aux employés concernés de régler leurs dépenses sans avoir à utiliser leurs propres fonds. Cette approche élimine le besoin de sortir de l’argent de leur propre poche, simplifiant ainsi le laborieux processus de gestion des notes de frais.
Maintenant, penchons-nous sur les deux modes de fonctionnement de la carte bancaire professionnelle : la carte bancaire d’entreprise et la carte bancaire d’affaires. Vous vous demandez peut-être quelles sont les différences entre ces deux options ? Décryptage.
La carte bancaire pro d’entreprise
La carte bancaire professionnelle d’entreprise est reliée directement au compte bancaire de votre entreprise. Plusieurs personnes peuvent l’utiliser en fonction de leurs besoins. Cependant, il est possible de définir des limites de dépenses préalables en accord avec les dirigeants et le collaborateur concerné.
Grâce à la carte professionnelle, vous obtenez un accès direct au compte bancaire de votre entreprise. Cela permet à l’entreprise de régler ses dépenses instantanément ou à une date ultérieure, selon les besoins. Chaque fois que vous effectuez une dépense, le montant correspondant est débité du compte, et le service financier se charge de gérer la trésorerie de manière efficace.
Avantages
Si vous dirigez une PME ou une start-up, vous comprendrez l’utilité de la carte bancaire professionnelle. Elle offre une praticité sans pareille en regroupant toutes vos dépenses sur un unique relevé bancaire. Tout est centralisé sur votre compte professionnel, éliminant ainsi le besoin d’avoir recours à plusieurs modes de paiement. Ce regroupement simplifie grandement la gestion comptable.
Du côté de vos salariés, vous vous souvenez peut-être de ces délais inévitables pour le remboursement des notes de frais. Grâce à la carte pro, ce problème appartient désormais au passé. De plus, vos employés apprécieront sûrement de ne plus devoir avancer les frais de l’entreprise avec leur propre argent. Une perspective plutôt agréable, n’est-ce pas ?
Inconvénients
Il est important de noter que grâce à la carte bancaire pro, les salariés ne sont plus tenus d’avancer les frais. Néanmoins, ils continuent à remplir des notes de frais, ce qui peut comporter le risque de perdre des justificatifs ou de les oublier. Parfois, le sentiment peut s’installer que ces dépenses ne sont pas directement liées à leurs fonds personnels, ce qui peut les rendre moins vigilants. Par ailleurs, il peut y avoir des situations où les montants figurant sur le relevé bancaire ne correspondent pas exactement à ceux des factures originales. La traçabilité de ces dépenses peut alors se transformer en un véritable casse-tête pour les équipes comptables.
Lorsqu’une entreprise met à disposition de ses collaborateurs une carte bancaire professionnelle, elle démontre une grande confiance envers eux. Il est crucial de prendre en considération que cela expose l’entreprise à un certain risque d’achats frauduleux. La tentation de faire des achats personnels ou de dépasser les plafonds établis dans la politique interne peut parfois être présente. C’est pourquoi, en général, les cartes bancaires professionnelles sont distribuées aux membres de la direction et aux salariés ayant atteint un certain niveau de responsabilité. Il est recommandé de limiter le nombre de personnes ayant accès à la carte pro de l’entreprise.
La carte affaires
Si vous travaillez au sein d'une grande entreprise, vous avez sûrement déjà entendu parler de la carte affaires. Cette carte a pour vocation de prendre en charge les dépenses directement liées aux activités de votre entreprise. Cependant, ne vous méprenez pas, il ne s'agit pas d'une carte unique, mais bien de plusieurs cartes d'affaires, attribuées individuellement à certains collaborateurs. Ces cartes permettent à ces derniers de gérer leurs dépenses professionnelles en toute autonomie, que ce soit en France ou à l'étranger. En général, votre employeur fixe des limites de dépenses mensuelles ou par mission, pour vous offrir un cadre budgétaire.
Les avantages
Les transactions effectuées avec la carte affaire sont clairement visibles sur le compte bancaire de l'entreprise, simplifiant ainsi grandement la gestion des dépenses. Le service financier peut suivre et vérifier en temps réel ces dépenses, puis les valider à distance. De plus, il est possible de modifier le plafond de dépenses de chaque carte à n'importe quel moment, ce qui renforce considérablement la sécurité.
Un autre point intéressant est la suppression des avances de frais. Vous ne serez plus contraint de demander des avances lors de vos déplacements professionnels. Toutes les étapes fastidieuses, comme l'estimation des coûts, les ajustements en fonction des dépenses réelles, ainsi que les remboursements ou les régularisations suite à la vérification des justificatifs, disparaissent grâce à cette carte.
Inconvénients
Il faut garder à l'esprit que certains éléments restent inchangés. Les justificatifs de dépenses restent obligatoires, et il est important que chaque dépense soit justifiée. Tout comme avec les cartes professionnelles classiques, il existe toujours un risque de fraude, de perte, d'oubli ou d'erreurs.
Plus il y a de cartes distribuées, plus les frais bancaires augmentent. Il est donc recommandé de distribuer ces cartes individuellement aux employés qui en ont réellement besoin. Gardez également à l'esprit que la gestion peut se compliquer en fonction du nombre de cartes en circulation.
Le point commun entre carte pro entreprise et carte affaires
Ces deux types de cartes abordent la même thématique : les dépenses professionnelles des salariés en déplacement. Leur but est de rendre la gestion des notes de frais plus simple et plus sécurisée. Ces cartes se présentent comme des outils intéressants pour mieux gérer vos frais professionnels.