Un salarié obligé de se déplacer pour réaliser la mission qui lui a été confiée par son employeur, comme c’est le cas pour les représentants de commerce, a le droit de se faire rembourser les frais qu’il engage pour le compte de l’entreprise. Afin de réduire l’impact que pourraient avoir ces dépenses sur les finances personnelles du salarié, le service des ressources humaines peut choisir de lui accorder une avance sur frais professionnels. Il s’agit d’une somme versée sur le compte bancaire du collaborateur avant chaque voyage d’affaires, ou chaque mois s’il est amené à se déplacer régulièrement. Le montant attribué est censé couvrir l’ensemble des dépenses du salarié en déplacement. Pour autant, cela ne le dispense pas de fournir des notes de frais pour justifier de ses dépenses. Si, après vérification des notes de frais, il s’avère que le salarié a dépensé plus que prévu, la différence lui sera rajoutée sur son salaire. Au contraire, s’il a dépensé moins, c’est à lui de rembourser l’entreprise. Cette pratique est devenue quelque peu obsolète.
Pourtant, certains services RH ne semblent pas vouloir l’abandonner. Voici 3 arguments que vous pouvez utiliser pour persuader et convaincre votre service RH d’arrêter les avances de frais.
Une diminution des coûts pour l’entreprise
La gestion des notes de frais est une tâche fastidieuse et chronophage aussi bien pour le salarié en déplacement que pour le personnel administratif et comptable qui en a la charge. Les absences et pertes de factures ou autres tickets de caisse sont fréquentes, des erreurs de toutes sortes sont susceptibles de se produire. Corriger ces anomalies fait perdre un temps précieux aux deux parties, empêchant la réalisation de travaux plus productifs.
De plus, il n’est pas facile de juger exactement du montant nécessaire pour chaque déplacement. Cela demande encore du temps pour évaluer les dépenses, pour enregistrer les écritures de remboursement ou déduire le trop-perçu sur la fiche de paie. Il est donc évident qu’en adoptant un autre système que l’avance des frais professionnels, l’entreprise ferait indirectement des économies.
Moins de risque de redressement fiscal
Il est obligatoire pour l’entreprise de rembourser les frais de transport, de repas et d’hébergement de ses collaborateurs en voyages d’affaires. Mais attention, certaines dépenses ne sont pas considérées comme des charges ou sont plafonnées. L’Urssaf est très vigilante à ce sujet. Elle peut requalifier les frais professionnels en avantages en nature qui eux sont soumis à cotisations de Sécurité sociale et à la CSG-CRDS.
Il arrive aussi que des salariés peu scrupuleux fraudent les notes de frais afin d’en tirer un profit personnel. C’est l’entreprise qui en pâtira qu’elle soit complice par laxisme ou victime. Elle est tenue de procéder à des contrôles pour détecter les dépenses non conformes.
Les règles concernant les avances de frais sont strictes. Par exemple, il ne doit y avoir aucune différence de traitement entre les employés occupant un même poste, sinon l’entreprise sera accusée de discrimination. En cas de modification des règles de remboursement, il ne peut pas non plus y avoir de conséquences sur le contrat de travail. Enfin, les frais engagés ne doivent jamais être exagérément élevés.
Des salariés plus rassurés
Certains déplacements professionnels sont parfois plus onéreux que l’enveloppe donnée par l’entreprise en amont. Les salariés doivent à ce moment-là payer le supplément de leur poche, ce qui n’est pas spécialement agréable.
Il arrive que l’employeur mette des semaines à procéder au remboursement des notes de frais. Cela peut générer des problèmes financiers pour le salarié qui a avancé les fonds. Lorsque des justificatifs sont non conformes ou égarés, que des dépenses ne sont pas réglementaires, et que de ce fait le remboursement est refusé, l’insatisfaction gagne inévitablement l’employé concerné entraînant souvent une perte de motivation.
Supprimer les avances de frais professionnels et les notes de frais papiers est une façon pour l’employeur de rassurer ses collaborateurs présents et futurs.
Les solutions à adopter
Pour gagner en temps, tout en économisant et en améliorant la satisfaction de son personnel mobile, de nombreux outils faciles à utiliser et performants sont proposés aux dirigeants, notamment par les comptes en ligne.
Des logiciels permettent maintenant de saisir les notes de frais directement depuis une application mobile. Elles sont transmises automatiquement au service comptabilité. Les données sont archivées et consultables à tout moment, n’importe où. Les rapports de dépenses sont exportés et contrôlés instantanément par le responsable.
Quant aux cartes dites corporate ou affaires, leur utilisation est encore plus simple. Il s’agit de distribuer à chaque collaborateur une carte nominative, plafonnée ou non et de la créditer à distance autant de fois que nécessaire. Les dépenses sont contrôlables en temps réel.
La gestion des avances et des notes de frais n’a donc plus aucune raison de représenter une corvée !