Il existe deux types de remboursement des frais professionnels : le remboursement au centime près a posteriori et le remboursement forfaitaire. Dans ce dernier cas, l’entreprise peut choisir d’avancer une certaine somme d’argent, ponctuellement ou régulièrement, afin de supprimer l’impact que pourraient avoir ces dépenses sur la trésorerie personnelle du salarié.
Les avances de frais ne sont pas imposées par la loi. Elles le sont parfois par les conventions collectives ou les accords internes lorsqu’elles ont été définies comme règles de fonctionnement. Faisons le point sur les avances de frais pour vous aider à y voir plus clair.
Quand parle-t-on de frais professionnels ?
Pour être considérées comme frais imputables à une activité professionnelle, les dépenses doivent impérativement être liées à l’intérêt de l’entreprise. Elles sont engagées par le salarié en vue d’accomplir la mission que lui a confiée son employeur. Il peut donc s’agir de frais de déplacement, de repas, de télétravail, de mobilité ou d’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies.
Il faut avouer que le Code du travail n’est pas très clair quant à la notion exacte de frais professionnels et des conditions de prise en charge de ces frais, c’est plutôt la jurisprudence qui fait référence en la matière.
En revanche, selon le droit du travail, l’employeur est tenu de rembourser son salarié. Il y a deux façons de procéder :
- Soit rembourser au réel sur la base des sommes réellement dépensées et présentation de justificatifs légaux appelés notes de frais.
- Soit rembourser sous forme d’allocations forfaitaires donc sans justificatifs. Si ces sommes sont définies en amont, on parlera d’avance sur frais professionnels.
Il existe aussi la possibilité de distribuer à chaque collaborateur concerné une carte de paiement corporate individuelle ou par projet. Celle-ci appartient à l’employeur qui la crédite du montant nécessaire. Ainsi, le salarié peut s’en servir pour régler ses dépenses professionnelles au fur et à mesure. Les comptes en ligne notamment offrent de multiples solutions adaptées à tous les cas de figure.
Les deux types d’avances sur frais professionnels
L’avance sur frais peut être permanente ou ponctuelle. Elle dépendra de la situation du salarié.
- Avance permanente : lorsque le salarié part souvent en déplacement, que les voyages d’affaires font partie intégrante de son travail, une somme fixe lui sera allouée tous les mois d’avance pour payer ses notes d’hôtel, de restaurant, de carburant… C’est l’employeur qui définit le montant de cette enveloppe au moment de l’embauche avec l’accord du salarié et après estimation, au plus juste, des dépenses risquant d’être engagées.
- Avance ponctuelle : elle peut être envisagée si le salarié part occasionnellement en déplacement. L’entreprise verse alors sur le compte bancaire du salarié une somme susceptible de couvrir les frais pour une mission bien déterminée.
Les avances sur frais sont souvent proposées par l’employeur et souhaitées par le salarié dont la fonction principale est de se déplacer, comme un représentant de commerce par exemple.
Comment fonctionne l’avance sur frais professionnels ?
Le salarié est libre d’utiliser le montant mis à sa disposition, à condition bien sûr de respecter la loi (uniquement sur certaines dépenses et seulement dans le cadre du travail).
Il arrive que l’enveloppe soit trop faible par rapport aux montants réels dépensés. À ce moment-là et en donnant comme preuve des pièces justificatives, le salarié peut demander que lui soit versée la différence à son retour. À l’inverse, il aura l’obligation de restituer le trop-perçu. Le plus souvent, la somme non utilisée est déduite du salaire du mois suivant.
Il est difficile, voire impossible, de prévoir précisément un budget pour les dépenses. C’est pourquoi le système des cartes entreprise ou cartes corporate est une alternative très intéressante qui séduit de plus en plus les dirigeants.
Directement reliées au compte bancaire de l’entreprise, elles offrent l’avantage d’être paramétrables à distance. L’employeur peut fixer un plafond, contrôler les dépenses ou en interdire certaines. De plus, le traitement des notes de frais n’a plus lieu d’être, ce qui représente un gain de temps et une économie d’argent pour l’entreprise, sans oublier que la comptabilité s’en trouve simplifiée.
Octroyer des cartes de crédit nominatives à ses salariés, virtuelles ou non, est sans risque pour l’employeur, car il garde le contrôle total de ses cartes en temps réel. Il s’agit d’ un moyen moderne et sécurisé pour faciliter les avances de frais professionnels.