Si vos équipes s’étoffent et que vous vous interrogez sur la méthode à adopter pour suivre et vérifier efficacement leurs frais professionnels, il est grand temps de songer à instaurer, au sein de votre entreprise, une politique des dépenses performante. Maîtriser les engagements financiers de vos salariés pendant leurs différentes missions est primordial pour la santé financière de votre entreprise. En effet, la part représentée par les frais professionnels occupe très souvent une place prépondérante dans les charges d’exploitation d’une entreprise.
Fort heureusement, il existe aujourd’hui une gamme étendue d’outils qui peuvent vous aider à mieux contrôler et gérer les dépenses de vos collaborateurs.
En quoi consiste une politique de dépenses au sein d’une société ?
Il s’agit d’un document interne qui permet d’éviter tous les malentendus pouvant survenir au moment du remboursement des frais professionnels par la société.
Il regroupe l’ensemble des règles qui doivent être impérativement respectées par tous les salariés concernant leurs engagements financiers lors de leurs déplacements.
Vous pouvez notamment y faire figurer :
- le type de dépenses autorisées ;
- les conditions d’utilisation d’un véhicule personnel ;
- les barèmes appliqués pour les nuits d’hôtel, les repas… ;
- les justificatifs qui doivent être fournis ;
- les modalités de remboursement…
Quels sont les outils qui facilitent la gestion des frais professionnels ?
L’ouverture d’un compte pro en ligne vous offre l’opportunité de bénéficier d’un certain nombre d’outils intégrés, ce qui va alléger le travail de votre service comptable et éviter les erreurs de retranscription, les fraudes et les pertes de pièces justificatives.
Les cartes de dépenses professionnelles
Les cartes de dépenses professionnelles, qu’elles soient physiques ou virtuelles, vous donnent accès à de nombreux avantages.
- Une plus grande autonomie pour vos collaborateurs
La carte de dépenses professionnelles simplifie la vie de vos collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels. Ils n’ont plus besoin de faire appel à un service support au sein de la société pour réserver un billet de train ou d’avion, une nuit d’hôtel ou la location d’un véhicule. Ainsi une réunion de dernière minute, à l’autre bout de la France ou à l’étranger, ne les met jamais en difficulté.
De plus, cela leur évite de faire des avances conséquentes sur frais, ce qui peut parfois mettre à mal leur compte bancaire personnel.
- Une parfaite sécurité financière pour votre société
Le fonctionnement des cartes de dépenses professionnelles est très souple. Vous avez la possibilité de fixer un plafond différent pour chaque salarié détenteur d’une carte, en fonction des missions qu’il est amené à accomplir. Vous avez également toute latitude de faire varier ce plafond, soit à la hausse, soit à la baisse, et ce en temps réel.
Vous pouvez contrôler le bien-fondé des dépenses en vérifiant les justificatifs qui y sont associés, puisqu’après chaque transaction, votre collaborateur doit ajouter la photo de la facture qui atteste du motif du paiement. Un rappel régulier est effectué en cas d’oubli de sa part jusqu’à ce que la pièce soit bien liée à la dépense, ce qui vous garantit la présence d’un justificatif pour chaque engagement financier.
Si vous constatez qu’un collaborateur a fait une utilisation de sa carte qui est non conforme à votre politique de dépenses, vous avez toujours la possibilité de la bloquer.
De plus, les paiements effectués par vos salariés à l’aide de leur carte de dépenses professionnelles étant centralisés sur un compte unique, vous avez une vue globale immédiate, donc un meilleur contrôle sur votre trésorerie. Enfin, les frais professionnels sont plus facilement traçables en cas de contrôle fiscal.
Bon à savoir : la meilleure façon de conserver le contrôle total sur vos frais professionnels consiste à instaurer, pour tous vos collaborateurs, une autorisation systématique avant d’effectuer une dépense. Dans ce cas, vous fixez le plafond de leur carte à zéro et vous ajustez le montant à la dépense autorisée.
Les logiciels de gestion des justificatifs
Depuis l’entrée en vigueur de la loi de finance rectificative n° 2016-1918 de décembre 2016, les sociétés sont autorisées à conserver la copie de leurs notes de frais sur un support informatique.
C’est la raison pour laquelle les cartes de dépenses professionnelles sont équipées d’un logiciel de gestion qui permet la lecture des justificatifs de notes de frais et qui en assure la collecte automatique.