Au cours de déplacements professionnels, on entend souvent parler d’indemnités kilométriques. Ce mode de remboursement forfaitaire prend en charge les frais engagés par un collaborateur qui se déplace avec son véhicule personnel pour des raisons professionnelles. Néanmoins, les conditions pour en bénéficier sont nombreuses. Découvrez ici comment ça marche et tout ce que vous devez connaître sur le remboursement des frais kilométriques.
Quand s’appliquent les indemnités kilométriques ?
Les salariés, comme les dirigeants d’une entreprise, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés lors d’un déplacement professionnel effectué avec leur véhicule personnel.
En principe, l’indemnisation n’est possible que si le véhicule utilisé appartient au salarié, à son conjoint ou à un membre de son foyer fiscal. Il existe toutefois 2 exceptions à cette règle :
- Le salarié loue un véhicule par ses propres moyens pour effectuer son déplacement.
- Le salarié utilise un véhicule mis à disposition par l’entreprise, mais dont l’intégralité des frais d’entretien est à sa charge.
Bon à savoir : Dans le cadre d’un covoiturage avec un collègue de travail, il n’est bien entendu pas possible de cumuler les indemnités kilométriques. En principe, seul celui qui utilise son véhicule sera remboursé, et ce même si les frais sont partagés.
Que couvrent-elles ?
À quoi correspondent les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques ne sont pas uniquement destinées à couvrir les dépenses de carburant, mais tous les frais inhérents à l’utilisation d’un véhicule :
- L’entretien,
- L’usure des pneus et du véhicule dans sa globalité,
- L’assurance automobile
Bon à retenir : Les frais de déplacement supplémentaires tels que les péages et parkings ne sont pas pris en charge par les indemnités kilométriques. Ces deux postes de dépenses doivent donc faire l’objet d’une note de frais complémentaire pour être remboursés.
Quels sont les trajets concernés ?
Les remboursements de frais kilométriques couvrent les dépenses engagées pour le trajet entre le lieu de travail habituel et le lieu de la mission. Ils ne prennent donc pas en charge la distance entre le domicile du salarié et l’entreprise.
Toutefois, si le demandeur est dans l’obligation d’utiliser son véhicule pour aller travailler et qu’il peut le justifier, le trajet entre son domicile et son lieu de travail pourra être pris en charge. C’est notamment le cas s’il réside dans une zone rurale où les transports en commun sont peu développés.
Comment fonctionne le remboursement des frais kilométriques ?
Présentation des justificatifs
Même s’il s’agit d’un mode de remboursement au forfait, il est tout de même essentiel de présenter certains justificatifs pour obtenir un remboursement :
- Le motif et la date du déplacement,
- Les adresses de départ et d’arrivée,
- La distance en kilomètres,
- Une copie du certificat d’immatriculation (carte grise) du véhicule pour attester de sa puissance fiscale.
Astuce : Pour connaître la distance parcourue, vous pouvez utiliser les sites de calcul d’itinéraires. Certains vous permettent même d’entrer le montant de vos indemnités kilométriques et vous font tous les calculs.
Barème d’indemnités
L’administration fiscale établit chaque année un barème d’indemnités kilométriques. Celui-ci présente le montant minimum que l’entreprise doit verser au salarié en fonction de la typologie de son véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
Il s’agit des plafonds d’indemnités qui ne sont pas soumis aux cotisations sociales. L’entreprise reste libre de fixer des montants d’indemnisations supérieurs. Le barème établi par l’administration fiscale est conçu de façon à vous permettre d’identifier clairement l’utilisation des véhicules concernés.
Si la gestion des frais kilométriques semble simple, cela reste pourtant une tâche fastidieuse et chronophage, autant pour le salarié qui effectue sa demande que pour le service comptabilité qui est en charge de tout vérifier et corriger. La mise en place d’une solution simple et fiable pour la gestion des notes de frais telle que le propose Anytime est un grand atout pour gagner du temps au quotidien.
