La carte carburant ou carte essence est un moyen de paiement de plus en plus utilisé par les professionnels : elle permet à la fois de faciliter la gestion des frais de carburant des collaborateurs mais aussi de sécuriser les transactions. Le suivi et le contrôle des dépenses carburant sont optimisés et l’organisation dans l’entreprise se voit améliorée.
Il est primordial pour les professionnels équipés de véhicules de disposer d’un service de gestion pertinent, pour contrôler et analyser les dépenses de manière détaillée et en temps réel.
Pour qui est destinée la carte carburant Total ?
La carte carburant Total est réservée aux professionnels uniquement, et en particulier :
· Aux employés conduisant un véhicule de service
· Aux salariés possédant un véhicule de fonction
· Aux employés conduisant un véhicule utilitaire
Les avantages et les bénéfices de la carte carburant Total
La carte essence s’est démocratisée ces dernières années, offrant des avantages non négligeables en terme de gestion des problématiques liées aux dépenses carburant.
Plus de rapidité dans la comptabilité
La carte essence rime avec disparition des notes de frais liées au carburant. Leur traitement peut s’avérer long et fastidieux, entraînant des frais supplémentaires. De plus, les employés n’ont plus à avancer eux-mêmes les frais engagés et n’ont pas à conserver de justificatifs. Leur trésorerie personnelle est préservée, et le paiement se présente sous forme d’une facture mensuelle regroupant toutes les dépenses.
Une traçabilité détaillée
Chaque carte carburant est attribuée à un véhicule ou à un employé, et dispose d’un code secret connu seulement du collaborateur.
Cette offre permet d’avoir une vision globale des frais de trajet pour chaque titulaire de carte essence, notamment pour s’assurer que le véhicule est utilisé normalement grâce aux remontées kilométriques.
Des prix à la pompe négociés
La carte carburant Total propose un prix barème au niveau national. Une remise est appliquée sur le prix à la revente, on gagne quelques centimes d’euros au litre.
Des fonctions élargies
Les cartes carburants ne sont plus seulement réservées à l’essence. Elle proposent un nombre croissant de prestations liées à l’utilisation de véhicules de flottes. On peut par exemple régler les frais de parking, de péage ou de lavage avec cette même carte essence.
La carte carburant Total propose également un programme de fidélisation, avec des avantages partenaires et des offres spéciales dans les stations-services du groupe.
Même si ces programmes peuvent être efficaces, les avantages offerts ne suffisent pas à contrebalancer le coût financier des cartes essences. En effet, les cartes carburants ne permettent pas de réaliser de grandes économies.
Fait-on vraiment des économies avec la carte carburant Total ?
Une solution très chère
La plus grande économie réside dans la suppression des coûts indirects, liés au traitement des notes de frais. Cependant, malgré un prix au litre moins cher, la solution des cartes carburants reste onéreuse. Avec la carte essence Total, comptez 1,5% de frais sur les dépenses essence et 2% sur les frais de péage. Il faut également rajouter 3€ HT à chaque commande de carte.
Par exemple, pour un plein d’essence de 80€, il faut compter des frais de 1,20€, et pour un péage de 25€ des frais de 0,50€.
Bien que l’utilisation de la carte essence soit très pratique, cette solution reste extrêmement coûteuse pour l’entreprise. Il ne faut donc pas espérer faire de réelles économies.
Un réseau de stations essence limité
Avec la carte Total, vous avez accès aux stations essence du réseau Total. Le réseau est certes étendu, mais il faut bien vérifier que le nombre de stations essence soit suffisant selon les déplacements des collaborateurs et selon la localisation de l’entreprise. Par manque d’anticipation, un employé peut se retrouver à avancer les frais de carburant à une station essence ne faisant pas partie du réseau, ce qui enlève tout l’intérêt de la carte.
On peut également ajouter que le nombre de pays est limité, que ce soit pour la distribution d’essence ou le règlement des péages.
La carte Anytime, une vraie alternative à la carte carburant Total
Une solution moins chère
Avec des frais de 1,5% sur les dépenses essence et de 2% sur les péages, la carte carburant Total, malgré sa praticité, a un coût non négligeable.
Faire appel à une néobanque pour vos dépenses de flotte vous permet d’avoir un service similaire en faisant des économies. Chez Anytime, une fois votre cotisation réglée, vous disposez d’un nombre de cartes inclus dans votre offre, et ce sans frais supplémentaires d’utilisation, contrairement aux cartes essences qui prennent systématiquement un pourcentage sur vos dépenses. Vous disposez d’une solution flexible et à bas coût.
Un suivi simple et fluide
Vous avez une vision globale des dépenses de votre flotte sur une même interface. Les transactions sont remontées en temps réel : vous savez précisément qui dépense quoi à l’instant T.
Contrairement à la facturation mensuelle d’une carte essence, les frais sont clairs et transparents et on remarque immédiatement la moindre anomalie.
Une gestion des notes de frais intuitive
Anytime vous aide à trouver une solution pour fiabiliser et simplifier la gestion des notes de frais de votre entreprise. Si la carte carburant Total simplifie la gestion de notes de frais, faire appel à une néobanque reste une solution pertinente.
Les employés utilisent simplement la carte Anytime Mastercard pour payer leurs frais professionnels, comme on utilise sa carte bancaire dans la vie quotidienne. Chaque collaborateur peut directement enregistrer via l’application une photo de la facture liée à la dépense. Ainsi, les justificatifs sont conservés, sans risque de perte ou de confusion.
L’accès à l’outil de gestion de notes de frais peut être donné à un ou plusieurs gestionnaires et aux managers. Chaque niveau a des droits spécifiques.
Toutes les transactions sont réconciliées par catégorie et par employé. Les transactions peuvent également être intégrées dans les logiciels comptables utilisés par votre entreprise. Les justificatifs des frais professionnels sont archivés sur un serveur sécurisé. Une recherche par mot-clé, nom de l’employé ou transaction vous permet de retrouver rapidement un justificatif. Un véritable gain de temps !
Définir facilement le budget de chaque collaborateur
Chaque carte est affectée à un collaborateur avec un code PIN propre.
Vous définissez un plafond par carte en allouant un budget par collaborateur : quand le plafond est atteint, la carte est bloquée. Vous avez également la possibilité d’accepter ou de refuser les demandes de paiements de vos employés par SMS ou depuis votre interface Anytime. Des recharges automatiques de la carte sont également programmables.
Un réseau et des services élargis
En plus d’être utilisable pour l’achat de carburant, la carte Anytime peut également servir à régler tous les frais en général, du péage au parking en passant par les repas. En cas d’imprévu, votre collaborateur peut utiliser sa carte bancaire dans tous les magasins, pour n’importe quel achat, sans frais supplémentaires et intégrer sa dépense dans l’interface de gestion Anytime.
Rajoutons la possibilité d’utiliser sa carte Anytime dans tout le réseau Mastercard, en France mais aussi à l’étranger. L’employé a la possibilité de régler dans toutes les devises, sans frais et au taux de change interbancaire.
L’utilisation de la carte Anytime est un jeu d’enfant pour les employés. Du côté de l’entreprise, c’est une solution intuitive qui vous permet de dématérialiser toutes les notes de frais, de contrôler l’ensemble de vos dépenses en temps réel et d’exporter les écritures en quelques clics, et pas seulement pour vos dépenses carburant. C’est une vraie alternative à la carte carburant Total, très onéreuse, qui se limite aux dépenses routières et disponible uniquement sur le réseau Total.
Si vous souhaitez plus d’informations sur notre service notes de frais, n’hésitez pas à nous contacter.
