Dans le fonctionnement d'une association, la tenue de documents comptables est primordiale, car elle offre une vision claire des transactions financières et contribue à l'optimisation de la gestion de l'entité.
Pourquoi une gestion comptable rigoureuse est-elle indispensable ?
Il est primordial pour une association de maintenir une gestion comptable ordonnée pour diverses raisons et notamment pour :
- la surveillance des mouvements financiers entrants et sortants,
- l'évaluation périodique de l'état des comptes de l'association,
- la planification des dépenses et revenus futurs,
- le reporting transparent des activités et états financiers auprès des parties prenantes.
Ces aspects comptables sont essentiels pour la traduction fidèle de l'activité économique de l'association.
La comptabilité sert principalement de base de données exhaustive des engagements et flux économiques de l'association. Dans les écritures comptables, seuls les mouvements d'argent sont enregistrés, cependant il est aussi possible d'ajouter les contributions volontaires en nature.
Le fonctionnement des différentes activités associatives à suivre de près
L'entité peut être impliquée dans diverses opérations économiques telles que :
- l'acquisition de biens et services,
- les activités génératrices de fonds comme les manifestations,
- la collecte de cotisations, dons ou subventions publiques.
Dans ce cas, les flux monétaires engendrés sur la trésorerie de l'association impliquent la collecte ou l'édition de documents comptables, comme :
- des factures d'achat ou de vente en cas d'activités commerciales,
- les bulletins d'adhésions des membres,
- les fiches de paie et notes de frais de fonctionnement du personnel.
L'efficacité du processus comptable déterminera la fiabilité des états financiers finaux qui en seront issus, rendant ainsi ce dernier crucial pour la bonne gouvernance de tout organisme sans but lucratif.