La gestion des factures impayées peut être un véritable cauchemar pour de nombreux travailleurs indépendants. Non seulement cela peut entraîner des difficultés financières, y compris des retards dans les paiements aux fournisseurs, mais cela met également en péril la pérennité de l’entreprise. En effet, les impayés sont la principale cause de faillite en France, selon les données mensuelles sur les défaillances publiées par la Banque de France. Il est donc crucial de récupérer les montants impayés le plus rapidement possible afin de préserver ses intérêts. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et quel que soit leur secteur d’activité, sont confrontées à ce problème tôt ou tard.
En tant qu’indépendant, vous vous demandez sûrement comment relancer vos factures impayées. Cet article vous propose des solutions pour y parvenir.
Quelles sont les conséquences d’un grand nombre de factures impayées ?
Qu’il s’agisse d’un simple retard de paiement ou d’une créance douteuse, le non-paiement à échéance est toujours préjudiciable pour une entreprise. En effet, cela perturbe inévitablement son organisation interne et affecte sa trésorerie. La diminution de son fonds de roulement peut entraîner un découvert ou entraver sa capacité à investir. De plus, si l’entreprise ne respecte pas ses obligations envers ses fournisseurs, les relations risquent de se détériorer rapidement.
Les défauts de paiement multiples ont un impact significatif sur la santé financière de l’entreprise, car le risque d’avoir affaire à des clients insolvables augmente à mesure que leur nombre augmente. En plus de la charge de travail que représentent les relances par téléphone, mail, courrier recommandé, voire les poursuites judiciaires, l’accumulation des impayés crée un manque à gagner qui peut parfois conduire à la cessation d’activité.
Les 6 étapes pour relancer les factures impayées
Il est essentiel de s’assurer en amont que les conditions de paiement sont clairement mentionnées sur les factures.
Ces conditions comprennent :
- la date d’échéance,
- les éventuels frais de retard,
- et les modes de paiement acceptés.
Rappeler à un débiteur qu’il doit de l’argent n’est pas une démarche aisée. L’objectif est bien sûr de se faire payer, mais sans pour autant perdre le client. Certains clients ne règlent pas leur facture dans les délais prévus par simple oubli ou en raison de difficultés passagères de trésorerie. Rien ne sert de les brusquer. Dans cette optique, certains se contentent, pour une première relance, d’envoyer une copie de la facture portant la mention « rappel ».
1. Première relance
Le délai d’attente après l’échéance dépend des relations qu’entretient l’entreprise avec son client, de l’habitude de ce dernier à respecter les délais, de l’importance de la somme due et parfois de l’urgence de récupérer cet argent.
Un débiteur en difficulté financière se trouve dans une situation délicate et la démarche qu’il devrait entreprendre auprès de son créancier, à savoir l’informer de ne pas être en mesure d’honorer ses engagements en temps et en heure, est gênante.
Il est donc recommandé de commencer par une première lettre de relance simple ou un mail, en prétextant, par exemple, une vérification des comptes clients. Un client doit être toujours considéré comme un bon payeur tant qu’on n’a pas la preuve de sa mauvaise foi. Le ton utilisé doit rester courtois. On mentionne simplement que le règlement n’a pas encore été effectué, sans souligner le retard. Aucun délai impératif n’est fixé, une copie de la facture est jointe dans l’hypothèse où le client n’aurait pas reçu l’original. Puis, la lettre se termine par une formule de politesse chaleureuse.
En revanche, si ce client a pour habitude de payer en retard, cette première lettre de relance pourra être plus ferme, avec une demande de règlement par retour du courrier.
2. Deuxième relance
Une seule lettre (ou mail) de rappel n’est pas toujours suffisante pour obtenir le règlement de la part du client. On peut donc prévoir une deuxième lettre plus insistante, qui tient compte de la première.
Lors de ce deuxième rappel, l’entreprise est encore dans une phase de procédure amiable et le but est d’obtenir une réponse. Elle se doit d’insister sur le fait qu’elle a déjà envoyé un courrier de rappel (environ 30 jours avant) et exprime sa surprise de ne pas avoir été réglée, ainsi que son doute quant à la bonne foi du client. Le montant et l’échéance de la dette sont de nouveau évoqués et le règlement est demandé cette fois de façon plus impérative. La notion de délai de paiement apparaît sans que celui-ci soit réellement déterminé.
Toujours dans le cadre d’une procédure amiable, le chef d’entreprise peut proposer un étalement de la créance. Cela peut aider à récupérer une partie des fonds tout en préservant la relation commerciale. Cependant, la formule de politesse utilisée peut refléter une certaine froideur. Cette lettre, envoyée en recommandé avec accusé de réception, peut marquer la fin de la procédure amiable et s’accompagner de la menace de confier le dossier au service contentieux.
3. Relance par téléphone
Si les rappels par écrit n’ont pas donné de résultats, il est possible d’envisager d’appeler directement le client pour discuter du problème et tenter une solution amiable, tout dépend de la relation qu’on a avec lui. Il faut essayer de comprendre la raison de son retard de paiement, mais aussi lui rappeler ses obligations contractuelles. La conversation doit être ouverte et professionnelle.
La solution de la relance par téléphone est rapide et informelle. Elle permet d’obtenir une réponse immédiate et de clarifier la situation. L’objectif n’est pas de se montrer hostile, mais d’écouter les explications fournies par le client pour pouvoir ensuite négocier au mieux.
À la fin de l’entretien téléphonique, on conclura par quelque chose de concret et de précis pour officialiser la solution trouvée d’un commun accord.
4. La mise en demeure
Dans le cas où les lettres, mails et discussions téléphoniques échouent, il faudra se résoudre à envoyer une lettre de mise en demeure. Cette dernière lettre exige le paiement immédiat, en termes catégoriques, et informe le débiteur de son intention de recourir aux moyens légaux.
C’est une phase indispensable à la mise en place du dossier juridique puisqu’elle fait courir les pénalités et permet de prouver le refus du débiteur de payer sa dette.
La mise en demeure est envoyée en recommandé avec AR une quinzaine de jours après la deuxième lettre de relance. Le ton est ferme, car il s’agit d’un ultimatum, mais en aucun cas agressif. Le courrier doit indiquer clairement qu’il vaut mise en demeure. Une échéance précise est fixée, ainsi que le montant dû et la formule de politesse est sèche.
5. Le recours au tribunal
Lorsque le recours à l’amiable ne donne pas de résultats, que le client continue de faire la sourde oreille, il n’y a pas d’autre choix que de saisir le juge du tribunal de commerce et d’obtenir une injonction de payer. Cette procédure est relativement rapide et à moindre coût.
Le juge délivre une ordonnance portant injonction de payer afin de forcer le client à procéder au règlement. L’entreprise peut déposer une requête auprès du greffe du tribunal compétent uniquement si elle peut prouver qu’elle a entrepris toutes les démarches en vue de parvenir à un arrangement amiable et que sa créance est « liquide, certaine et exigible » c’est-à-dire, qu’elle détient une facture en bonne et due forme avec un montant chiffré et dont l’échéance est passée.
6. Le recours à une agence de recouvrement
Si toutes ces démarches prennent trop de temps ou génèrent trop d’anxiété pour le travailleur indépendant, il a la possibilité de faire appel à une agence de recouvrement spécialisée pour récupérer les paiements qui lui sont dus.
Ces agences possèdent l’expertise nécessaire pour gérer professionnellement et efficacement ce type de situation. Elles commencent par agir en tant que médiateur entre le fournisseur et le client, s’occupant des échanges de courriers et des mises en demeure.
Ensuite, elles entament le processus de recouvrement judiciaire qui comprend toutes les voies légales permettant d’obtenir un titre exécutoire, telles que :
- la procédure d’injonction de payer,
- le référé-provision,
- ou l’assignation en paiement.