Une gestion efficace des finances est essentielle pour assurer la pérennité de votre association, qu'elle soit soumise ou non à des obligations comptables. Avec une solution de gestion financière adaptée au milieu associatif, vous pouvez répondre aux attentes de transparence de votre direction envers les membres et aux exigences administratives. Les avancées technologiques dans le domaine bancaire offrent aujourd'hui de nombreuses opportunités grâce à la numérisation des services.
Mais avant de vous décider, vous vous demandez comment choisir le meilleur compte professionnel en ligne pour la comptabilité de votre fondation. Nous répondons à cette question majeure dans ce guide.
Faites le point sur les obligations comptables et les flux financiers de votre association
Toutes les associations ne sont pas soumises aux mêmes règles de conformité règlementaire en matière de comptabilité. Certaines structures ne sont pas tenues à l’établissement d’un plan comptable. De la même manière, certaines organisations n’ont pas non plus d’obligations légales d’ouvrir un compte bancaire professionnel.
Pourtant, dans la pratique et selon les statuts de votre association, le conseil d’administration ou le bureau peuvent choisir d’opter pour une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement. L’adoption d’un plan comptable permet de répondre à un besoin de transparence financière qui s’inscrit dans l’intérêt démocratique, économique et juridique de votre fondation. Le suivi du fonctionnement permet aussi d’assurer la pérennité de votre structure en maîtrisant le budget par le biais d’indicateurs chiffrés.
À ce titre, l’ouverture d’un compte pro association vous permet d’assurer son bon fonctionnement, quel que soit son domaine d’activité. Avant de choisir, effectuez le point sur vos opérations financières récurrentes et les besoins associés en termes de comptabilité.
Par exemple :
- Percevez-vous uniquement les cotisations de vos membres ?
- Allez-vous recevoir des dons et subventions publiques ?
- Payez-vous uniquement des charges fixes à vos fournisseurs ?
- Devez-vous attribuer des frais occasionnels à vos équipes ?
Autant de mouvements financiers qui vont définir les fonctionnalités nécessaires pour votre compte : nombre de cartes de paiement, nombre d’accès utilisateur, modes d’encaissement, services annexes…
Pourquoi privilégier un compte pro en ligne pour votre fondation ?
Le compte professionnel dédié à votre association offre une sécurité renforcée pour vos transactions financières, tout en éliminant le recours aux espèces qui vous expose à un risque de fraude.
La différence entre compte perso et compte pro
L'ouverture d'un compte professionnel pour votre fondation est conditionnée par sa déclaration auprès de la préfecture. Cette démarche établit votre association en tant que personne morale, lui conférant ainsi une responsabilité juridique distincte.
En revanche, si votre association n'est pas déclarée à la préfecture, l'ouverture du compte se fait à titre personnel. Dans ce cas, en tant que personne physique, vous assumez la responsabilité des dettes éventuelles. Il est important de noter qu'il existe un risque de confusion entre les patrimoines dans cette situation.
Les avantages d’un compte professionnel en ligne
La plupart des banques traditionnelles offrent des comptes spécifiques pour les fondations, mais elles présentent quelques inconvénients. Bien qu'elles disposent d'agences physiques, leurs services de base sont souvent coûteux, avec des frais bancaires élevés et des frais supplémentaires pour des services comme les cartes bancaires ou la location de terminaux de paiement. De plus, leurs interfaces client ne sont pas toujours conviviales et intuitives sur le plan comptable.
Les progrès numériques ont donné lieu à des solutions de gestion financière plus innovantes, offrant aux directeurs financiers des avantages considérables. Les comptes professionnels en ligne se démarquent par leurs tarifs compétitifs et leurs frais réduits. Par exemple, chez Anytime, notre solution de compte est associée à une interface de gestion intuitive, permettant un suivi en temps réel des transactions, une intégration facile des justificatifs avec un stockage sécurisé, ainsi qu'une fonctionnalité d'export comptable.
En plus des services bancaires classiques tels que les virements multiples, les prélèvements et les cartes de paiement, notre tableau de bord offre une visibilité complète sur les dépenses et recettes, garantissant une traçabilité totale des opérations financières de votre association.
5 critères à prendre en considération pour choisir le meilleur compte pro association
1. Le forfait mensuel
Chaque association, selon son domaine d'activité, son mode opératoire et son public cible, présente des besoins spécifiques. Par exemple, une petite organisation culturelle ou sportive n'aura pas les mêmes contraintes qu'une fondation du secteur médico-social, qui emploie du personnel et sert un public particulier. C'est pourquoi les solutions de compte pro association en ligne offrent une flexibilité essentielle, avec des forfaits évolutifs conçus pour s'adapter aux besoins changeants de chaque structure associative.
2. Les frais bancaires
Dans les banques traditionnelles, les frais sont généralement basés sur un pourcentage des transactions effectuées sur votre compte professionnel, avec un seuil minimum mensuel établi.
Avec les comptes pro en ligne, le modèle de fonctionnement est différent : les frais sont inclus dans un forfait mensuel qui comprend un nombre défini de prélèvements et de virements sortants. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier de frais supplémentaires, ce qui facilite la gestion de votre budget.
3. Le type de carte bancaire, ses options et son tarif annuel
Pour votre association, la carte bancaire est essentielle, qu'il s'agisse d'une Mastercard, d'une Visa ou d'une Gold Business. Cependant, ce qui importe le plus, c'est son coût annuel, car dans de nombreuses offres de comptes professionnels traditionnels, elle est payante.
Certains prestataires de services financiers comme Anytime en ligne offrent des formules tout compris. Vous pouvez obtenir une Mastercard personnalisable ainsi qu'un ensemble de cartes virtuelles, le tout inclus dans le forfait.
4. Les modes d’encaissement
L'encaissement des espèces et chèques est une pratique courante mais chronophage, exposant aux risques de vol et de fraude. Pour simplifier la gestion de la caisse, la mise à disposition d'un terminal de paiement est une solution avantageuse. La digitalisation des transactions garantit leur rapidité et sécurise la trésorerie.
5. Le service client et les prestations annexes
Les avancées technologiques offrent la possibilité d'obtenir rapidement des réponses à vos questions via le chat. Cependant, si vous préférez un contact téléphonique, assurez-vous que cette option soit disponible avant de vous engager.
En plus des services de base, la digitalisation propose toute une gamme de fonctionnalités supplémentaires pour simplifier la gestion quotidienne de votre activité : outils de facturation, sous-comptes tirelire, pack protection juridique...