Aujourd’hui, l'abonnement est devenu la norme. Si ce modèle permet d’accéder aux meilleurs outils sans se ruiner au départ, il cache un piège : l'accumulation. Entre les services oubliés et les abonnements sous contrat SaaS qui s'empilent, la facture peut vite devenir salée pour votre trésorerie. Alors, comment reprendre le contrôle ? Voici nos conseils pour résilier et optimiser la gestion de vos abonnements efficacement.
Qu’est-ce qu’un abonnement SaaS ?
Lorsque l’on parle d’abonnements, cela ne concerne pas l’électricité ou le téléphone, mais les divers produits et services informatiques utilisés ou non par l’entreprise. Ces produits que l’on appelle SaaS (Software as a service), sont généralement adoptés par les sociétés en lieu et place de logiciels avec acquisition de licences qui nécessitent un budget plus important et de plus grandes compétences en informatique.
Logiciel de comptabilité, suite bureautique, correction d’orthographe, antivirus, SERP... Les produits disponibles en SaaS sont nombreux et il en apparaît régulièrement de nouveaux. C’est pourquoi les entreprises se retrouvent souvent avec des logiciels qui font double emploi et à payer deux fois pour le même service.
Comment résilier un abonnement SaaS non utilisé ?
Contrairement aux contrats d’assurance ou de téléphonie, il n’existe pas de cadre légal spécifique concernant la résiliation d’un abonnement SaaS. Chaque prestataire de logiciel dispose de ses propres CGV (Conditions Générales de Vente) dans lesquelles sont stipulées les clauses de résiliation.
Un abonnement peut généralement être résilié à tout moment. Néanmoins, certaines compagnies prévoient un délai d'un à plusieurs mois pour suspendre définitivement le service et donc le paiement. D’autres prestataires imposent qu’une partie, voire la totalité des échéances restantes soit payée avant la date anniversaire du contrat, surtout s’il s’agit d’un abonnement de faible ancienneté.
Peut également être intégrée au contrat une clause de résiliation automatique en cas de baisse de service fourni par le prestataire. Il vous faut alors envoyer une mise en demeure par lettre recommandée stipulant clairement les points sur lesquels intervient la baisse de service. Si le prestataire ne peut vous offrir une solution, il doit résilier le contrat, le plus souvent sans appliquer de pénalités.
Quoi qu’il en soit, si l’un des abonnements souscrits ne sert plus à votre entreprise ou ne répond plus à vos attentes, la première chose à faire est de consulter les CGV et, le cas échéant, de prendre contact avec le prestataire de service. Celui-ci pourra alors vous conseiller d’autres produits qui peuvent répondre à vos nouveaux besoins ou vous informer sur les modalités de résiliation.
Comment optimiser la gestion des abonnements au sein de votre entreprise ?
Plus les abonnements sont nombreux, plus il devient compliqué de les gérer sans rendre l’opération chronophage. Il existe pourtant des solutions pour rendre cette gestion plus claire et simple pour chacun.
Une gestion simplifiée avec la carte Mastercard business
La carte de paiement Mastercard business fonctionne comme une carte classique : elle possède 16 chiffres, une date d'expiration et un code de sécurité (cryptogramme à 3 chiffres).
Elle est l'outil idéal pour régler vos achats sur internet. Pour gérer vos abonnements, il vous suffit d'allouer une carte Mastercard Business à vos paiements récurrents.
Pourquoi est-ce plus simple ?
- Contrôle total : Vous définissez le montant de l'abonnement pour chaque carte.
- Suivi rigoureux : Comme la carte est dédiée à un seul type de dépense, vous identifiez immédiatement quel abonnement a été débité.
- Visibilité claire : Vous isolez vos frais par poste de coût, ce qui simplifie grandement le suivi de vos dépenses et votre comptabilité.
Plus de factures manquantes avec la récupération automatique
L’une des principales difficultés dans la gestion des abonnements demeure également dans la récupération des factures associées. En effet, pour ce type d’abonnements, les factures sont le plus souvent rendues disponibles sur un espace privé. S’il faut toutes les télécharger, le temps passé à réaliser cette tâche peut finir par être conséquent. Au final, elles sont laissées de côté.
En utilisant un système complet tel que le propose Anytime qui comprend un compte en ligne, des cartes de paiement prépayées matérielles et une application de gestion, la récupération des factures est simplifiée. En effet, elle se fait automatiquement et la facture générée pour chaque paiement est rattachée d’office à la transaction correspondante. Une solution qui simplifie la tâche de chacun et vous permet d’être dans les règles tout en vous faisant gagner du temps.
Autre atout de l’utilisation de l’application, vous avez la possibilité de modifier le montant de la carte de paiement si le montant de l’abonnement évolue. En revanche, le prestataire de service ne pourra pas décider de vous prélever plus sans vous en tenir informé puisque la carte est générée pour un montant précis. Vous évitez donc les mauvaises surprises ! De même, si vous souhaitez résilier ou suspendre le contrat, vous pouvez interrompre le paiement en quelques clics.
Si les logiciels en SaaS sont parfaits pour rester dans l’air du temps en bénéficiant constamment des dernières mises à jour et des logiciels les plus performants, leur gestion peut vite se rapprocher du casse-tête. C’est pourquoi Anytime propose des solutions de gestion simplifiées pour les entreprises, que vous soyez une startup pleine d’ambition, un indépendant ou une entreprise de plusieurs dizaines voire centaines de salariés.
