Tout au long de la vie de votre association, il est courant que des changements surviennent, tels que le départ d'un dirigeant, un déménagement, l'ajout d'un établissement, ou même une fusion avec une autre entité. La loi vous impose de signaler ces changements à la préfecture de votre département dans un délai de trois mois.
Lorsque vous envisagez des modifications au sein de l'administration de votre association, il est généralement nécessaire de suivre la procédure établie dans les statuts tout en respectant les lois en vigueur.
Examinons ensemble les sept étapes requises pour effectuer ces changements administratifs.
Commencez par examiner vos statuts
Les statuts constituent le premier point de référence. Ce document juridique revêt une grande importance et doit être examiné de près. Il établit les règles et procédures internes de votre association, y compris celles relatives aux éventuelles modifications qui pourraient survenir au cours de son existence.
Passez ensuite à la deuxième étape : réunissez vos membres
Réunir les membres de votre association en organisant une assemblée générale. Pour ce faire, suivez les directives énoncées dans les statuts, qui normalement précisent un délai spécifique pour la convocation. Vous devrez alors informer tous les membres de la date, de l'heure et du lieu de la réunion.
Proposez des modifications
Présentez les propositions de modifications de manière claire lors de l'assemblée générale. Il est conseillé de justifier la nécessité de ces changements pour une transparence maximale.
Ces modifications peuvent inclure les situations suivantes :
- Changement de dirigeant : lorsqu'un nouveau président, trésorier ou secrétaire est désigné, la loi exige que ses données personnelles, y compris son nom, prénom, profession, adresse, nationalité et fonction, soient déclarées en préfecture.
- Modification de l'adresse de vos bureaux administratifs : Tout changement d'adresse de gestion doit être signalé pour permettre aux différentes administrations de vous contacter. Cela s'applique également à l'adresse du siège social.
- Ouverture ou fermeture d'un établissement.
- Modification de votre patrimoine : par exemple, l'acquisition d'un bien immobilier nécessite la déclaration du prix et une description détaillée de ce bien.
- Changement dans la composition d'une union : chaque adhésion ou retrait d'un organisme implique une déclaration.
- Toute autre modification statutaire.
Votez les modifications
Vous devrez procéder au vote par les membres de l’association afin de valider les modifications. Les exigences de majorité varient en fonction des statuts. Habituellement il faut obtenir une majorité simple pour faire adopter les changements. Un exemplaire de la délibération est à fournir avec la déclaration.
Mettez à jour les statuts
Une fois les modifications approuvées, il est nécessaire de mettre à jour les statuts pour faire apparaître les nouvelles mentions. Pour vous assurer de respecter la loi, vous pouvez solliciter l’assistance d’un expert juridique, car les nouveaux statuts devront être annexés à la déclaration.
Déclarez les changements aux autorités compétentes
Pour déclarer les modifications au greffe des associations, vous avez le choix entre plusieurs méthodes : en ligne, par courrier ou en personne, effectuée par un dirigeant ou une personne mandatée. L'absence de déclaration peut entraîner des sanctions pouvant aller jusqu'à une amende de 1500 €.
Pour effectuer la démarche en ligne, votre association doit être inscrite au RNA (Registre national des associations). Dans le cas contraire, vous devrez utiliser le formulaire Cerfa 13972-03.
Certaines modifications statutaires, comme celles concernant des éléments tels que le titre, l'objet ou le siège social, peuvent être publiées au Journal officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE), bien que cela ne soit pas impératif. En revanche, d'autres modifications statutaires visant à altérer le fonctionnement de l'assemblée générale, du conseil d'administration, ou à créer de nouvelles catégories de membres, par exemple, ne nécessitent pas d'être publiées au Journal officiel.
Déclarez les changements à vos partenaires
N'oubliez pas d'informer les tiers concernés, tels que les partenaires commerciaux, les institutions financières, les fournisseurs…, des changements survenus. Dès la déclaration au greffe, les modifications deviennent opposables aux tiers.
De plus, si votre association exerce une activité économique, il est essentiel de signaler toute modification de nom, d'objet, d'adresse, d'ouverture ou de fermeture d'établissement à l'Insee.
Une gestion efficace des frais de votre association est essentielle pour maintenir sa stabilité financière. Pensez à mettre en place des procédures de gestion des dépenses et des comptes, en utilisant des outils comme un compte pro association en ligne pour faciliter cette tâche. Vous pourrez ainsi maintenir une traçabilité précise de vos finances tout en respectant les exigences légales en matière de transparence financière.