L’édition des documents administratifs et le suivi des paiements des factures sont des tâches fastidieuses dans le quotidien des professionnels du bâtiment. Découvrez comment les fonctionnalités innovantes des comptes pro en ligne simplifient la gestion des devis et de la facturation récurrente pour les artisans du BTP. Fini les tâches chronophages ! Les outils numériques intuitifs, fiables et rapides vous libèrent du bureau pour vous concentrer sur votre cœur de métier et vos chantiers.
La facturation récurrente dans le BTP
Le secteur de la construction est un milieu professionnel particulier aux multiples spécificités administratives. En tant que professionnel du bâtiment, vous pouvez donc être amené à établir différents types de factures :
- Des factures d’acompte après signature des devis
- Des factures de situation pour étaler les paiements selon l’avancement des travaux
- Des factures de solde pour clôturer les chantiers
- Des factures d’autoliquidation de TVA dans le cadre de la sous-traitance.
La facturation récurrente est quelque peu à part. Il s’agit du cas où une facture doit être dupliquée pour un même client commandant les mêmes produits ou services selon un intervalle régulier. La périodicité peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle... En dehors de la date et du numéro de facture, les informations sont identiques en ce qui concerne les coordonnées du client et la description des travaux effectués.
Ce mode de facturation se prête bien aux prestations de services du BTP incluant de la maintenance ou de l’entretien régulier, mais aussi à la location de matériel par exemple.
La facturation récurrente nécessite la mise en place d’un suivi rigoureux, autant pour ne pas oublier d’envoyer une facture que pour contrôler l’état des paiements et effectuer les relances au besoin. Les factures doivent également être établies dans le respect de la réglementation en vigueur et comporter toutes les mentions légales obligatoires.
Une bonne gestion de vos devis comme préalable à la mise en place d’un plan de facturation récurrente
Avant d’envisager la mise en place d’un plan de facturation récurrente, il est indispensable de bien connaître les besoins et exigences de votre client. Vous devez procéder à une description détaillée et effectuer un chiffrage précis du coût des travaux.
Les professionnels du BTP sont tenus à l’élaboration d’un devis préalable pour les travaux et dépannage du bâtiment et de l’équipement de la maison. Sont concernées par un devis obligatoire les prestations de maçonnerie, ramonage, isolation, menuiserie, toiture, plomberie, peinture, électricité... Dans toutes ces activités, un devis conforme doit être remis au client préalablement à l’exécution des travaux, faute de quoi l’entreprise peut être sanctionnée d’une amende administrative.
Le devis représente une offre de contrat. Une fois signé, il matérialise l’engagement entre les deux parties. Pour acquérir cette valeur juridique, le document doit respecter les règles de conformité réglementaire et comporter un certain nombre d’informations obligatoires, à savoir :
- Les coordonnées de l’artisan et du client
- La durée de validité de l'offre
- Une description détaillée de la prestation
- Les prix HT et TTC (avec le numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant)
- Les CGV ainsi que les modalités de paiement
- L’acompte à verser
- Le délai de rétractation
- Le capital social pour les sociétés (EURL, SAS...)
- Le régime de TVA
Les artisans du BTP doivent également ajouter le numéro du répertoire des métiers, le SIREN, ainsi que d’autres mentions spécifiques liées à la nature de l’assurance professionnelle (responsabilité professionnelle ou garantie décennale), le numéro de contrat et les coordonnées de l’assureur.
Les fonctionnalités des comptes pro en ligne pour la gestion de vos devis et factures récurrentes
Les offres de comptes professionnels en ligne se distinguent des formules des banques traditionnelles. Les comptes en ligne vous proposent des solutions digitales innovantes qui facilitent votre gestion administrative d'artisans du BTP au quotidien. Le compte en ligne dispose d’une véritable interface de gestion financière équipée de fonctionnalités avancées qui favorisent la productivité. C’est le cas de l’outil de facturation directement intégré dans certains forfaits.
Simplification et automatisation de l’édition de vos documents récurrents
La création de vos devis est simple et intuitive. Les lignes sont dupliquées rapidement grâce aux informations mémorisées dans les bibliothèques d’ouvrage (prix des matériaux, main-d’œuvre…). Votre devis peut ensuite être transformé en facture en quelques clics.
D’autre part, au lieu d’avoir à éditer manuellement un nouveau fichier à chaque période, la mise en place d’un système de facturation récurrente permet un renouvellement automatique du document. Il suffit de personnaliser les paramètres dans votre outil de gestion du compte pro TPE, tels que la date de facturation, la périodicité, le montant, le délai d’attente, la date d’envoi…
Émission de devis et factures conformes aux obligations légales
L’outil de facturation du compte professionnel en ligne assure des documents en conformité avec les évolutions réglementaires. Vous n’avez plus d’inquiétudes à avoir sur la validité de vos devis et factures. Votre entreprise ne peut être sanctionnée pour un non-respect des mentions légales. En cas de passage à la TVA, l’outil vous aide à intégrer les changements.
En outre, la digitalisation de votre procédure de facturation récurrente est un atout par rapport à la mise en place de la loi sur la facture électronique.
Suivi simplifié du plan de facturation récurrente et de votre trésorerie
Pour les artisans du BTP, une bonne gestion de la trésorerie permet d’assurer la viabilité économique de l’entreprise. Grâce au compte pro en ligne, vos données sont centralisées en une seule interface : devis, factures, réception des paiements…
La visualisation des informations bancaires en temps réel favorise un meilleur pilotage financier. Dans le cadre du suivi d’un plan de facturation récurrente, il n’y a plus à craindre les erreurs humaines ou les oublis.
L’intégration d’un lien de paiement assure une réception plus rapide de vos règlements. Les relances programmées automatiquement évitent également les impayés. Toutes ces fonctionnalités vous apportent une meilleure rentabilité globale.