Dans la gestion comptable des structures sociales, le directeur financier d'établissement joue un rôle crucial pour assurer leur bon fonctionnement. En mettant en œuvre de bonnes pratiques comptables, vous œuvrez pour le bien-être des individus les plus vulnérables de notre société et leur apportez assistance. Vous pouvez non seulement garantir une utilisation conforme et responsable des ressources afin de gagner en crédibilité auprès des parties prenantes, mais aussi assurer la pérennité de votre centre social à long terme en minimisant les risques de déficits budgétaires ou de crises financières.
Voici sept bonnes pratiques à suivre en matière de comptabilité dans les établissements sociaux.
Tenez une comptabilité rigoureuse
La première étape consiste à mettre en place et maintenir à jour un système de comptabilité précis, avec des procédures claires et des outils appropriés pour enregistrer, suivre et analyser vos transactions. Des registres détaillés de toutes les opérations financières doivent être tenus : revenus, dépenses, subventions, dons, paiements aux fournisseurs…, le plus souvent en utilisant des logiciels de comptabilité spécialisés.
Utilisez un outil de comptabilité adapté
Il existe des systèmes de gestion financière comme les comptes en ligne pour association Anytime spécialement conçus pour répondre aux besoins de votre établissement social. Ce type d’outil automatise de nombreuses tâches administratives et comptables, réduisant ainsi les erreurs de saisie, de report et faisant gagner un temps précieux.
Séparez les tâches
Il est préférable de séparer les tâches administratives et comptables entre votre personnel pour réduire les risques d’erreur et de fraude. Par exemple, la personne responsable de la collecte des fonds ne devrait pas être la même que celle chargée de l'enregistrement des transactions ou de la préparation des états financiers. Cette séparation des tâches garantit une vérification croisée et renforce l'intégrité de votre processus comptable.
Également, la séparation des finances personnelles des encadrants et référents avec les finances de l’établissement social empêche les conflits d’intérêt. Des cartes de crédit individuelles peuvent être distribuées aux personnes concernées permettant notamment la fixation d’un plafond et le suivi des dépenses en temps réel.
Évaluez et ajustez régulièrement
Effectuez des vérifications internes et externes ponctuellement pour garantir la fiabilité de vos données. La gestion comptable ne doit pas être statique. Il est important d'évaluer régulièrement les processus et les politiques en place, d'identifier les domaines d'amélioration et d'apporter les ajustements nécessaires. Cette évaluation permanente va vous aider à corriger les erreurs à un stade précoce et à lutter contre la fraude financière.
Établissez un budget réaliste
Bien élaborer votre budget est fondamental pour planifier et contrôler les dépenses de votre centre social. Un bon budget doit tenir compte, de façon réaliste, des revenus attendus, des coûts fixes et variables, ainsi que des besoins en investissement à long terme.
Ensuite, il faudra analyser vos performances financières en comparant les résultats réels aux budgets prévus. Cette analyse permet d'identifier les écarts et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Un suivi financier régulier aide également à anticiper les problèmes potentiels et à ajuster vos plans opérationnels en conséquence.
Communiquez avec les parties prenantes
Les directeurs de centre, employés et parties prenantes externes devraient, en principe, être régulièrement informés de la situation financière de leur établissement social. Une communication transparente et ouverte renforce la confiance et l'engagement de tous envers la mission de votre centre social. Cette communication peut se réaliser par le biais de la publication régulière de rapports financiers, de réunions avec les bailleurs de fonds, ainsi que par des audits externes indépendants en vue de garantir la véracité des informations financières.
En tant que directeur d’établissement, vous avez une responsabilité envers vos bénéficiaires, vos donateurs et la société dans son ensemble. Une gestion comptable rigoureuse permet de démontrer cette responsabilité en assurant une utilisation appropriée des ressources et en rendant des comptes de manière transparente.
Formez votre personnel
Il est essentiel de fournir une formation régulière à votre personnel sur les principes de base de la gestion comptable, ainsi que sur les politiques et procédures spécifiques de votre centre social. Un personnel bien formé est mieux équipé pour respecter les normes comptables et contribuer à une gestion financière efficace.