Logo Anytime

Les 10 règles à suivre pour le remboursement de vos notes de frais

Lorsque l’on débute avec les notes de frais, on peut facilement se retrouver désorienté. Le processus de gestion des notes de frais étant particulièrement complexe, il est parfois difficile de répondre à toutes les obligations. S’agissant d’obligations légales, ne pas y répondre peut compromettre le remboursement de vos frais. Retrouvez ici 10 règles incontournables pour vous faire rembourser vos frais professionnels.

Anticiper les frais

La première chose à prendre en compte lorsque l’on vous parle de note de frais est de prendre conscience que c’est à vous d’avancer les dépenses. Si vous devez effectuer un déplacement professionnel de plusieurs jours ou organiser un repas d’entreprise avec de nombreux convives, veillez donc à anticiper les frais à engager pour être sûr d’avoir les ressources nécessaires.

Si vous estimez que les frais à avancer sont trop importants compte tenu de vos revenus, vous pouvez demander une avance sur frais professionnels. Elle ne couvrira peut-être pas l’intégralité des dépenses, mais cela vous évitera d’avoir à trop puiser dans vos ressources personnelles.

Collecter les justificatifs

En matière de notes de frais, s’il y a bien une chose à garder en tête c’est le fait que les justificatifs d’achats sont indispensables. Dans le cadre d’un déplacement pro, vous devrez donc veiller à bien les conserver. À noter qu’il est important que le détail des dépenses figure sur le document, sans quoi votre entreprise pourra vous refuser le remboursement de votre note de frais.

Être organisé

Si vous partez en déplacement pour une journée, vous n’aurez sans doute pas de difficultés à gérer vos justificatifs. En revanche, s’il s’agit d’un voyage d’affaires de plusieurs jours, avec des frais de déplacement, d’hébergement, de repas ou toute autre dépense à déclarer à votre retour, vous pouvez rapidement vous y perdre. C’est pourquoi il est indispensable de conserver tous vos justificatifs dans une pochette, un classeur ou même une boîte. Pour plus d’efficacité au moment de remplir vos notes de frais, l’idéal est même de les classer par type de dépense.

Numériser les justificatifs

Les nouvelles technologies ont également leur place dans la procédure de gestion des notes de frais. Pour éviter les justificatifs égarés ou effacés, les numériser à l’aide d’un scanner est une excellente option. Vous pouvez aussi les prendre en photo à l’aide de votre téléphone portable, l’essentiel étant que les informations soient lisibles. L’astuce en plus : une fois numérisés, stockez vos justificatifs dans une Dropbox ou un Google drive auquel vous pourrez accéder une fois de retour au bureau. Classez-les dans des dossiers par date ou type de dépense par exemple. Vous gagnerez ainsi du temps lorsque vous remplirez vos notes de frais.

Respecter les délais

Selon la loi, vous disposez d’un délai de 5 ans pour réclamer le remboursement d’une note de frais. Cependant, votre entreprise peut appliquer des délais plus courts. De plus, le service comptabilité n’apprécie généralement pas d’avoir à traiter des charges qui se rapportent à un exercice comptable déjà clôturé. Ainsi, les demandes de remboursement qui ne sont pas soumises dans un délai de 1 an ont de grandes chances d’être refusées. Pour savoir quels sont les délais appliqués, consultez les documents mis à votre disposition ou renseignez-vous auprès du service financier de votre entreprise. Encore plus sûr : transmettez vos demandes de remboursement dès que vous revenez sur votre lieu de travail.

Bien remplir les documents

Si la conservation des justificatifs de dépenses est fondamentale, il ne faut pas pour autant négliger le remplissage de votre note de frais. Dans tous les cas, les informations suivantes doivent être mentionnées :

  • la date
  • le lieu de la mission
  • le motif de la mission

Puis, selon le type de dépense, d’autres informations doivent être ajoutées :

  • pour les frais kilométriques, vous devez préciser le nombre de kilomètres effectués ainsi que la puissance fiscale du véhicule.
  • pour un repas d’affaires, il est nécessaire de préciser le nombre de convives, leur nom, l’entreprise pour laquelle ils travaillent et le poste qu’ils occupent.

Compiler les informations sur Excel

L’utilisation d’un fichier Excel peut s’avérer particulièrement efficace pour suivre vos notes de frais, surtout si les dépenses engagées sont nombreuses. Vous pouvez par exemple lister les frais avancés dans un seul tableau en les classant par date, ou encore utiliser un onglet du fichier pour chaque type de dépense. Utiliser un tableur peut également vous permettre de suivre le traitement de vos remboursements en mentionnant dans une colonne des informations telles que « note de frais transmise le … » ou « remboursée le … ».

Utiliser un GPS

Si vous effectuez de nombreux déplacements et que vous êtes soumis au barème des indemnités kilométriques, l’utilisation d’un GPS vous sera d’une grande utilité. Il vous évitera d’avoir constamment le nez sur votre compteur pour connaître le nombre de kilomètres parcourus. En saisissant votre itinéraire sur internet, vous pourrez également obtenir cette information.

Suivre les règles de l’entreprise

Même si certaines règles sont dictées par l’administration fiscale, votre entreprise peut en ajouter ou en modifier certaines, comme celle concernant les délais pour demander un remboursement. Pour être remboursé, mieux vaut donc s’y plier. En principe, un document vous expliquant la marche à suivre vous est fourni. Autrement, n’hésitez pas à vous renseigner auprès du service financier.

Être honnête

Frauder sur vos notes de frais pour récupérer quelques euros peut fonctionner certaines fois, mais c’est à vos risques et périls. Si votre entreprise met en place un dispositif de vérification, vous passerez peut-être entre les mailles du filet une ou deux fois, mais au final vous finirez par vous faire avoir. Si c’est le cas, inutile de vous dire que le service financier n’aura plus confiance en vous. Ainsi, le jour où vous aurez besoin de remplacer un justificatif perdu par une déclaration sur l’honneur, ne vous attendez pas à ce que le service financier accepte votre demande.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour vous faire rembourser vos notes de frais dans les meilleurs délais. Il ne tient à présent qu’à vous de respecter ces règles pour optimiser vos chances de remboursement.

Ces articles pourraient également vous intéresser :

 
Comment gérer ses notes de frais en ligne ?
Anytime vous offre une solution 100 % digitale, vous permettant de dématérialiser vos notes de frais, de contrôler vos dépens...
Avances de frais professionnels : comment les gérer efficacement ?
L'avance sur frais professionnels est une méthode louable puisqu'elle évite au salarié de puiser dans ses propres ressources....
Gérer les frais professionnels de son équipe facilement
La gestion des dépenses d’équipe peut être compliquée si vous ne possédez pas les bons outils. Des solutions existent pour gé...
Points forts de la solution notes de frais Anytime !
Nos solutions notes de frais avec cartes Mastercard ont simplifié la vie de milliers d'entreprises et de collaborateurs....
La carte carburant Total : ses avantages et ses inconvénients pour les professionnels
La carte carburant est un moyen de paiement de plus en plus utilisé par les professionnels. Pourquoi la carte Anytime est-ell...
Sécurité pour payer sur internet ou à distance
Les cartes virtuelles Mastercard permettent de payer à distance (Hôtels, Avion, Train, Slake, Zendesk, Abonnement, Adwords, N...
Je gère des collaborateurs, pas des notes de frais !
La gestion des dépenses et des notes de frais de vos collaborateurs peut être un vrai casse-tête. Anytime a trouvé un moyen d...
Notes de frais : comment éviter les redressements URSSAF ?
Au cours d’un contrôle URSSAF au sein de votre entreprise, les notes de frais sont vérifiées à la loupe. Retrouvez-ici les bo...
Top 10 des solutions de gestion des notes de frais
Optimiser la gestion des notes de frais grâce à une application mobile est devenu une réalité. Pour gagner du temps chaque jo...
10 logiciels de facturation pour entrepreneur
Simplifier la facturation tout en respectant les différentes normes est le souhait de nombreux entrepreneurs. Voici les 10 me...
10 logiciels de comptabilité pour entrepreneur
La comptabilité est une tâche indispensable, mais néanmoins chronophage. Voici les 10 meilleurs logiciels pour vous simplifie...
Pourquoi les cartes virtuelles Mastercard facilitent-elles la gestion des notes de frais ?
La carte virtuelle Mastercard est un mode de paiement simple et sécurisé. L’utiliser permet de faciliter la gestion des notes...
Quelles règles instaurer pour le remboursement des notes de frais ?
Voici les régles à suivre pour instaurer une politique de traitement de notes de frais...
Comment bien justifier une note de frais pour éviter les redressements ?
Le remboursement des frais professionnels nécessite de justifier impérativement chaque dépense. Voici les bonnes pratiques à ...
10 erreurs à ne pas commettre pour les notes de frais
Dans certaines entreprises, la gestion des notes de frais est prise à la légère. Celles-ci mettent en place des process simpl...
Carte prépayée pour les employés : comment ça fonctionne ?
La carte bancaire prépayée dispose de nombreux atouts pour les entreprises. Retrouvez ici les informations à connaitre sur la...
8 règles pour mieux contrôler les notes de frais ?
Voici les règles à suivre pour optimiser le contrôle de vos notes de frais...
Carte Mastercard virtuelle, est-ce un bon choix pour ses salariés ?
La carte virtuelle Mastercard offre de nombreux atouts dans la gestion des notes de frais. Est-elle la meilleure solution pou...
Baisser les frais généraux de son entreprise : 6 astuces à connaitre
Les frais généraux peuvent représenter jusqu’à 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Pour augmenter la rentabilité, il...
Logiciel OCR : la solution pour optimiser la gestion de ses documents
Les fichiers de type image et PDF sont très utiles au quotidien, mais il peut être frustrant de ne pas pouvoir en extraire l...
Remboursement des frais kilométriques : comment ça marche ?
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, on entend souvent parler des indemnités kilométriques. Mais que couvrent-elles ...
Barème des indemnités kilométriques 2019
Les indemnités kilométriques sont destinées à dédommager les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel dans un c...
Créer une politique achat en entreprise : comment procéder efficacement?
L’approvisionnement est l’un des piliers du bon fonctionnement et de la rentabilité d’une entreprise. C’est pourquoi la mise ...
 

Ces articles traitent du même sujet :

 
Comment gérer ses notes de frais en ligne ?
Anytime vous offre une solution 100 % digitale, vous permettant de dématérialiser vos notes de frais, de contrôler vos dépens...
Avances de frais professionnels : comment les gérer efficacement ?
L'avance sur frais professionnels est une méthode louable puisqu'elle évite au salarié de puiser dans ses propres ressources....
Gérer les frais professionnels de son équipe facilement
La gestion des dépenses d’équipe peut être compliquée si vous ne possédez pas les bons outils. Des solutions existent pour gé...
Points forts de la solution notes de frais Anytime !
Nos solutions notes de frais avec cartes Mastercard ont simplifié la vie de milliers d'entreprises et de collaborateurs....
La carte carburant Total : ses avantages et ses inconvénients pour les professionnels
La carte carburant est un moyen de paiement de plus en plus utilisé par les professionnels. Pourquoi la carte Anytime est-ell...
Je gère des collaborateurs, pas des notes de frais !
La gestion des dépenses et des notes de frais de vos collaborateurs peut être un vrai casse-tête. Anytime a trouvé un moyen d...
Quelles règles instaurer pour le remboursement des notes de frais ?
Voici les régles à suivre pour instaurer une politique de traitement de notes de frais...
10 erreurs à ne pas commettre pour les notes de frais
Dans certaines entreprises, la gestion des notes de frais est prise à la légère. Celles-ci mettent en place des process simpl...
Carte prépayée pour les employés : comment ça fonctionne ?
La carte bancaire prépayée dispose de nombreux atouts pour les entreprises. Retrouvez ici les informations à connaitre sur la...
8 règles pour mieux contrôler les notes de frais ?
Voici les règles à suivre pour optimiser le contrôle de vos notes de frais...
Carte Mastercard virtuelle, est-ce un bon choix pour ses salariés ?
La carte virtuelle Mastercard offre de nombreux atouts dans la gestion des notes de frais. Est-elle la meilleure solution pou...
Baisser les frais généraux de son entreprise : 6 astuces à connaitre
Les frais généraux peuvent représenter jusqu’à 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Pour augmenter la rentabilité, il...
Logiciel OCR : la solution pour optimiser la gestion de ses documents
Les fichiers de type image et PDF sont très utiles au quotidien, mais il peut être frustrant de ne pas pouvoir en extraire l...
Remboursement des frais kilométriques : comment ça marche ?
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, on entend souvent parler des indemnités kilométriques. Mais que couvrent-elles ...
Barème des indemnités kilométriques 2019
Les indemnités kilométriques sont destinées à dédommager les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel dans un c...
Créer une politique achat en entreprise : comment procéder efficacement?
L’approvisionnement est l’un des piliers du bon fonctionnement et de la rentabilité d’une entreprise. C’est pourquoi la mise ...
 

Les clients ayant lu cet article ont également consulté ces articles :

 
Compte professionnel en ligne : comment ouvrir un compte ?
Le compte professionnel d’une entreprise constitue le point central de l’activité. Toutes les opérations bancaires au nom de ...
Comment gérer ses notes de frais en ligne ?
Anytime vous offre une solution 100 % digitale, vous permettant de dématérialiser vos notes de frais, de contrôler vos dépens...
Besoin de financement pour acheter vos marchandises ?
Nous achetons la marchandise dont vous avez besoin. Lorsque vous êtes payés, vous nous payer en retour....
Cartes Mastercard personnalisées avec votre logo
Personnalisez vos cartes Mastercard Anytime avec le logo de votre société et renforcer votre image de marque...
Encaisser vos clients par prélèvements bancaires automatiques
Anytime vous permet d'automatiser les encaissements de vos clients par prélèvement bancaire et de gérer les mandats de prélèv...
Fonctionnalités des cartes Mastercard Business Anytime
Carte Mastercard Business entièrement paramétrable en ligne et en temps réel...
Quand et comment ouvrir un compte professionnel pour son entreprise ?
L’ouverture d’un compte professionnel est obligatoire pour les sociétés afin de simplifier leurs démarches comptables et fisc...
Néobanque : mon argent est-il aussi bien protégé que dans une banque ?
Si une néobanque fait faillite, peut-elle vous faire perdre toutes vos économies ? Faut-il craindre de voir disparaître l’arg...
Avances de frais professionnels : comment les gérer efficacement ?
L'avance sur frais professionnels est une méthode louable puisqu'elle évite au salarié de puiser dans ses propres ressources....
Gérer les frais professionnels de son équipe facilement
La gestion des dépenses d’équipe peut être compliquée si vous ne possédez pas les bons outils. Des solutions existent pour gé...
Points forts de la solution notes de frais Anytime !
Nos solutions notes de frais avec cartes Mastercard ont simplifié la vie de milliers d'entreprises et de collaborateurs....
La carte carburant Total : ses avantages et ses inconvénients pour les professionnels
La carte carburant est un moyen de paiement de plus en plus utilisé par les professionnels. Pourquoi la carte Anytime est-ell...
Je gère des collaborateurs, pas des notes de frais !
La gestion des dépenses et des notes de frais de vos collaborateurs peut être un vrai casse-tête. Anytime a trouvé un moyen d...
3 solutions pour financer votre activité
3 solutions pour financer votre activité...
Ouvrir un compte pro sans banque
Le compte professionnel d’une entreprise constitue le point central de l’activité. Toutes les opérations bancaires au nom de ...
Compte bancaire professionnel : est-ce une obligation pour toutes les entreprises ?
L’ouverture d’un compte professionnel est obligatoire pour les sociétés afin de simplifier leurs démarches comptables et fisc...
Comment choisir entre une néobanque et une banque traditionnelle ?
Comment choisir entre ouvrir un compte bancaire professionnel dans une néobanque ou dans une banque traditionnelle ?...
Quelles règles instaurer pour le remboursement des notes de frais ?
Voici les régles à suivre pour instaurer une politique de traitement de notes de frais...
10 erreurs à ne pas commettre pour les notes de frais
Dans certaines entreprises, la gestion des notes de frais est prise à la légère. Celles-ci mettent en place des process simpl...
Quelle banque pro choisir pour une Société Civile Immobilière ?
Anytime vous explique les avantages et les étapes de création d’une SCI, et vous aide à choisir le compte pro le mieux adapté...
Carte prépayée pour les employés : comment ça fonctionne ?
La carte bancaire prépayée dispose de nombreux atouts pour les entreprises. Retrouvez ici les informations à connaitre sur la...
Comment résilier des abonnements sous contrat SaaS et optimiser leur gestion ?
Les entreprises utilisent de plus en plus souvent des logiciels sous la forme d'abonnements. Mais lorsqu'ils ne sont plus uti...
8 règles pour mieux contrôler les notes de frais ?
Voici les règles à suivre pour optimiser le contrôle de vos notes de frais...
Carte Mastercard virtuelle, est-ce un bon choix pour ses salariés ?
La carte virtuelle Mastercard offre de nombreux atouts dans la gestion des notes de frais. Est-elle la meilleure solution pou...
Baisser les frais généraux de son entreprise : 6 astuces à connaitre
Les frais généraux peuvent représenter jusqu’à 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Pour augmenter la rentabilité, il...