1. Les fondamentaux de la trésorerie associative

Budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est comme une feuille de route financière pour votre association. C'est un document qui liste toutes les recettes (l'argent qui va entrer) et toutes les dépenses (l'argent qui va sortir) prévues pour l'année à venir.

Imaginez que vous planifiez un long voyage : vous estimez combien vous allez dépenser en essence, en nourriture, en logement, et vous vérifiez si vous avez assez d'argent pour tout payer. Le budget prévisionnel fonctionne de la même façon pour votre association.

Bien qu'il ne soit pas obligatoire pour toutes les associations, ce document devient indispensable si vous demandez des subventions ou si votre association est reconnue d'utilité publique.

Plan de trésorerie

Le plan de trésorerie est un calendrier qui détaille, mois par mois, quand l'argent entre et sort de votre compte. Contrairement au budget prévisionnel qui donne une vue d'ensemble sur l'année, le plan de trésorerie vous permet de repérer les moments critiques où vous risquez de manquer d'argent.

Par exemple, si vous organisez un événement en juin à un coût élevé, mais que vos adhérents ne paient leurs cotisations qu'en septembre, vous pourriez avoir un problème de trésorerie en été. Le plan de trésorerie vous aide à anticiper ce genre de situation.

Comptabilité de trésorerie/d’engagement

• La comptabilité de trésorerie est simple : vous notez l'argent quand il entre ou sort réellement de votre compte. C'est comme si vous teniez un carnet où vous écrivez tous vos retraits et dépôts bancaires. Cette méthode convient parfaitement aux petites associations.
• La comptabilité d'engagement est plus complète : vous enregistrez une dépense dès que vous vous engagez à la faire, même si vous ne payez que plus tard. Par exemple, si vous commandez du matériel en décembre mais le payez en janvier, en comptabilité d'engagement, vous l'inscrivez en décembre. Cette méthode est obligatoire pour les associations qui reçoivent plus de 153 000 € de subventions.

Solde de trésorerie

Le solde de trésorerie est l'argent disponible à un moment précis. C'est ce que vous voyez quand vous regardez le solde de votre compte bancaire, plus l'argent que vous avez en caisse.

Un solde positif signifie que vous pouvez payer vos factures immédiates. Un solde négatif indique que vous êtes à découvert, ce qui peut entraîner des frais bancaires et des difficultés à payer vos dépenses courantes.

Flux financiers

Les flux financiers sont tous les mouvements d'argent : l'argent qui entre (cotisations, dons, subventions) et l'argent qui sort (loyer, achats, salaires). Comprendre ces flux vous permet de savoir d'où vient votre argent et où il va.

Suivre régulièrement ces flux vous aide à repérer les tendances et à prendre des décisions éclairées pour l'avenir de votre association.

2. Les ressources financières essentielles

Cotisations

Les cotisations sont les sommes d'argent que vos membres paient pour faire partie de votre association.

Le montant des cotisations est généralement fixé lors de l'assemblée générale. Certaines associations proposent des tarifs différents selon les revenus des adhérents ou des cotisations de soutien pour ceux qui veulent donner plus.

Subventions

Les subventions sont des aides financières accordées par des organismes publics (mairie, département, région, État, Europe) ou privés. Elles peuvent servir à financer le fonctionnement général de l'association ou des projets spécifiques.

Attention : si votre association reçoit plus de 153 000 € de subventions, vous devez tenir une comptabilité plus rigoureuse et faire certifier vos comptes par un expert. Pour les subventions dépassant 23 000 €, vous devez signer une convention avec l'organisme qui vous finance.

Dons et mécénat

Les dons sont des sommes d'argent que des particuliers vous donnent sans rien attendre en retour. Le mécénat est similaire, mais vient d'entreprises qui soutiennent votre cause.

Aujourd'hui, beaucoup d'associations collectent des dons en ligne via des plateformes de financement participatif ou des systèmes de paiement mobile. Si votre association est d'intérêt général, vous pouvez délivrer des reçus fiscaux qui permettent aux donateurs de déduire une partie de leur don de leurs impôts.

Recettes d'activités

Les recettes d'activités correspondent à l'argent que votre association gagne en vendant des produits ou des services : billets pour un spectacle, vente de t-shirts, prestations diverses...

Contrairement aux idées reçues, une association a le droit de faire des bénéfices. La seule règle est que ces bénéfices doivent être réinvestis dans l'association et non distribués aux membres. Si ces activités deviennent importantes, elles peuvent être soumises aux impôts commerciaux.

Contributions volontaires en nature

Les contributions volontaires en nature ne sont pas de l'argent, mais elles ont une vraie valeur économique : le temps des bénévoles, le prêt gratuit d'une salle, du matériel mis à disposition...

Depuis 2020, les associations qui établissent des comptes annuels doivent valoriser ces contributions. Par exemple, si un graphiste bénévole crée votre logo (ce qui aurait coûté 500 € si vous aviez dû payer), vous pouvez comptabiliser cette valeur dans vos documents financiers.

3. Les outils de gestion indispensables

Livre-journal

Le livre-journal est un document où vous notez toutes les opérations financières de votre association dans l'ordre chronologique. Pour une petite association, un cahier bien tenu ou un fichier Excel peut suffire.

Chaque ligne du livre-journal doit indiquer la date, la nature de l'opération, le montant et idéalement une référence au justificatif correspondant.

Bilan comptable

Le bilan comptable est une photo de la situation financière de votre association à un moment donné, généralement à la fin de l'année. Il se compose de deux parties :

• L'actif : ce que l'association possède (argent en banque, matériel, créances...)
• Le passif : ce qu'elle doit (dettes, emprunts...) et ses ressources propres

Ce document est obligatoire pour certaines associations, notamment celles qui reçoivent d'importantes subventions.

Compte de résultat

Le compte de résultat est un tableau qui récapitule toutes les recettes (produits) et toutes les dépenses (charges) de l'année. La différence entre les deux donne le résultat : un excédent si les recettes dépassent les dépenses, ou un déficit dans le cas contraire.

Ce document permet de voir si votre association a "gagné" ou "perdu" de l'argent sur l'année. C'est un indicateur important de la santé financière de votre structure.

Relevé bancaire

Le relevé bancaire est le document envoyé par votre banque qui liste toutes les opérations effectuées sur votre compte. Aujourd'hui, la plupart des associations peuvent consulter ces relevés en ligne à tout moment.

Il est important de vérifier régulièrement que les opérations inscrites sur ce relevé correspondent bien à votre comptabilité. Cette vérification, appelée “rapprochement bancaire", permet de détecter d'éventuelles erreurs ou oublis.

Justificatifs comptables

Les justificatifs comptables sont tous les documents qui prouvent vos opérations financières : factures, tickets de caisse, reçus, bulletins de salaire... Vous devez les conserver pendant au moins 10 ans.

Ces documents sont essentiels en cas de contrôle fiscal ou pour justifier l'utilisation des subventions. Aujourd'hui, de nombreuses associations les scannent et les conservent en version numérique pour gagner de la place et faciliter leur recherche.

 

Bien gérer la trésorerie de votre association peut devenir un jeu d’enfant quand on connaît les bons termes et les bons outils. Ces 15 mots clés vous donnent une base solide pour comprendre et suivre la santé financière de votre structure.

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Avec un compte spécial association, vous pouvez suivre vos dépenses en temps réel, créer des sous-comptes pour vos différents projets, et stocker vos justificatifs de manière sécurisée. Vous pouvez même profiter d’une solution Tap to Pay ou d'un terminal de paiement pour encaisser facilement les cotisations par carte bancaire.

En maîtrisant ces concepts de base et en utilisant les bons outils, vous transformerez la gestion financière de votre association en un atout plutôt qu'une contrainte. Et vous pourrez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire vivre votre projet associatif et avoir un impact positif autour de vous.