Lorsque de nombreux contrats se signent rapidement, il est possible qu’ils engendrent la venue de nouveaux salariés, ce qui peut être à l’origine de perturbations au sein d’une équipe qui va devoir grandir vite. L’inclusion d’un nouveau salarié dans un groupe soudé, où règnent un climat de confiance et un fort sentiment d’appartenance, doit se préparer avec soin pour préserver sa cohésion. Découvrons comment gérer cette situation et vérifier qu'elle évolue correctement.
La cohésion au sein d’une équipe de travail
Pour Pierre Cauvin, docteur en sciences sociales : « une équipe est un lieu où se développent les solidarités, où se renforcent les actions de chacun par le jeu des échanges, où s’unifie l’activité, où se crée un esprit d’équipe ».
C’est une façon de travailler qui met en jeu l’autonomie et l’interdépendance. Elle renouvelle les rapports d’autorité, en permettant à l’équipe de s’organiser en interne pour atteindre les objectifs qui lui ont été fixés par la direction.
La cohésion au cœur d’une équipe demande que chacun ait sa place. Tous ses membres doivent être en mesure de se coordonner et ne pas entrer en conflit. En effet, une équipe est un construit humain au sein duquel chaque membre a son importance. C’est donc un équilibre relativement fragile que le chef d’entreprise doit s’efforcer de maintenir, particulièrement lorsque l’équipe grandit rapidement. Il ne faut pas oublier qu’un seul élément peut réussir à le détruire très vite, ce qui peut être le cas si l’arrivée d’un nouveau collaborateur n’a pas été suffisamment préparée.
Les étapes nécessaires à l’inclusion d’un nouveau membre dans une équipe
Prévenir l’ensemble de l’équipe
L’effet de surprise est à bannir à tout prix, car il est anxiogène. Il est donc important de prendre le temps de communiquer avec votre équipe en expliquant les raisons qui vous ont amené à faire le choix de la renforcer avec l’arrivée d’un nouveau membre. Cela peut être en raison d’une augmentation de la charge de travail, mais aussi par besoin de nouvelles compétences. Cette mise au point est indispensable, même dans le cas où la demande d’une aide émanait de l’équipe.
Généralement, les membres d’une équipe déjà en place se connaissent bien et parfois depuis très longtemps. Ils ont confiance dans les capacités et le savoir-faire de chacun et l’arrivée d’un nouveau salarié peut faire naître de l’inquiétude et fragiliser la cohésion de l’équipe en place. Vous éviterez cette difficulté, en veillant à être très clair sur le poste confié au nouveau collaborateur et sur les missions que vous comptez lui attribuer.
Mettre en place un processus d’intégration du nouveau salarié
Pour qu’un nouveau salarié s’intègre facilement dans une équipe, vous devez tout d’abord lui permettre de se familiariser avec votre entreprise. C’est ce que l’on appelle l’onboarding. Bien sûr, vous lui avez déjà parlé de votre société lors de son embauche, mais le jour de son intégration doit être marqué par la remise de tous les documents qui lui seront utiles pour mieux connaître votre structure. Par exemple : si vous avez des goodies propres à votre établissement, n’oubliez pas de lui en donner, cela développera plus rapidement son sentiment d’appartenance à l’équipe qu’il va intégrer.
Il s’agit de créer un cadre rassurant dès le jour de son arrivée en prenant le temps de l’accompagner dans son espace de travail, tout en lui présentant les autres services de l’entreprise. Pour lui permettre d’adhérer à la culture de votre entreprise, vous devez lui expliquer quelles sont ses valeurs et ses pratiques pour qu’il comprenne ce qui fait son identité.
En procédant de cette manière, vous éviterez un turn-over important, sachant que, selon l’étude SkillRoad de 2013 sur le onboarding en France, « 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent dès le premier jour de la quitter en raison d’un accueil défectueux sur les plan humain, administratif ou matériel ».
Selon vos possibilités, vous pouvez organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner avec tous les membres de l’équipe. Ce moment convivial permet au nouvel arrivant de faire connaissance de ses collègues d’une manière informelle et de commencer ainsi à tisser des liens.
Enfin, prévoyez une séance de teambuilding peu de temps après son arrivée dans l’entreprise pour renforcer la cohésion de l’équipe dans laquelle il est intégré.
Vérifier la bonne cohésion au sein de la nouvelle équipe
Cette étape consiste à vérifier que le nouvel arrivant a pris petit à petit sa place au sein de l’équipe et que son arrivée n’a pas perturbé la cohésion du groupe. C’est une étape importante, car si l’inclusion n’est pas réussie et que des conflits existent, cette situation va engendrer à court ou moyen terme des conséquences négatives sur la performance de l’équipe.
Pour éviter d’en arriver à ce stade, il faut :
- tenir des réunions à intervalles réguliers au cours desquelles chacun peut s’exprimer librement ;
- favoriser les échanges informels ;
- organiser des événements qui soudent l’équipe.