L’avance de frais professionnels consiste à définir, soit ponctuellement, soit de façon permanente, une somme forfaitaire destinée à couvrir les dépenses engagées par un salarié pour l’exécution d’une mission comme les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration. Recourir à cette pratique évite aux salariés, amenés à se déplacer fréquemment, d’avancer personnellement les fonds, surtout lorsque les coûts sont disproportionnés par rapport au salaire. Aucune loi n’oblige cependant un employeur à avancer les frais. Par contre, il est tenu de les rembourser a posteriori sur présentation de justificatifs, appelés notes de frais.
Recevoir une avance sur frais n’a pas que des avantages. Si votre employeur semble réticent à changer de méthode, voici 4 arguments que vous pourriez utiliser pour le convaincre d’arrêter et de supprimer les avances de frais.
Une perte de temps pour l’entreprise
Traiter une note de frais ou évaluer le budget nécessaire au déplacement de plusieurs collaborateurs prend du temps.
En cas d’avance ponctuelle, l’enveloppe donnée au salarié doit être calculée au plus juste, ce qui est particulièrement difficile à faire lorsque les missions sont à chaque fois différentes. Ensuite, le salarié doit fournir des notes de frais qu’il faut contrôler, enregistrer en comptabilité et classer. Si le budget a été dépassé, une opération supplémentaire de remboursement sera à effectuer. Si, à l’inverse, le salarié n’a pas tout dépensé, le service comptable devra veiller à déduire la différence sur son prochain salaire.
Un coût supplémentaire pour l’entreprise
Le personnel administratif et comptable chargé de s’occuper des avances et des notes de frais y passe de nombreuses heures et n’utilise donc pas son temps de travail à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des risques d’erreurs
Faute de frappe en recopiant une note de frais, perte d’un justificatif, dépense enregistrée à tort comme professionnelle, mauvaise déductibilité de la TVA... une erreur humaine est vite arrivée, sans compter les pièces non conformes ou incomplètes fournies par les prestataires.
Le risque pour l’entreprise est le redressement fiscal dont les conséquences sont toujours préjudiciables. L’Urssaf notamment surveille de près les abus en la matière.
Une comptabilité compliquée
Même si gérer les avances de frais planifiées est plus simple pour le comptable que de rembourser les dépenses au coup par coup, il s’avère tout de même que la comptabilité reste compliquée.
Remboursements supplémentaires, récupérations des trop-perçus, régularisations sur les fiches de paie, enregistrement manuel des notes de frais... Si l’entreprise compte beaucoup de collaborateurs mobiles, la gestion des avances de frais peut vite alourdir le travail du service comptable.
Quelles sont les solutions pour éviter les avances de frais ?
Pour éviter d’avoir à gérer les notes de frais et les avances, l’entreprise pourrait avoir recours à des cartes bancaires professionnelles que l’on nomme carte entreprise ou affaires ou corporate selon les établissements. Il existe aussi des cartes carburant pour ces dépenses spécifiques.
Les cartes entreprise sont distribuées individuellement et les dépenses de chaque collaborateur peuvent être vérifiées en temps réel avec la possibilité pour les responsables de fixer des plafonds ou de créditer la carte à distance.
Adopter un logiciel de notes de frais est également une bonne solution. Le gain de temps est considérable pour toutes les parties prenantes. Les justificatifs sont scannés ou pris en photo en quelques secondes puis transmis de manière dématérialisée au service comptabilité. Le risque d’erreurs est réduit, ce qui indirectement limite aussi les coûts.
Sur une plateforme automatisée, tous les membres concernés disposent d’un aperçu du traitement des notes de frais instantanément. Les données sont facilement accessibles n’importe où à partir du moment où l’on dispose d’une connexion internet.