De la même manière qu’il est fréquent qu’une société ait une flotte de véhicules automobiles pour répondre aux besoins de déplacement de ses collaborateurs, il est possible de mettre en place une flotte de cartes bancaires en fournissant aux membres de vos équipes une carte professionnelle d’entreprise. Cette pratique est une façon de leur montrer toute la confiance que vous leur portez.
Voyons à présent comment la créer et quels sont les nombreux avantages offerts par cette solution.
Une carte pro d’entreprise permet de supprimer les notes de frais
Remplir des notes de frais représente la plupart du temps une véritable épreuve pour vos collaborateurs. C’est d’ailleurs la principale raison qui fait qu’ils ont souvent tendance à retarder ce moment, même si faire des avances sur frais n’est pas l’idéal pour équilibrer un budget personnel.
En fournissant une carte pro d’entreprise à vos collaborateurs, vous leur simplifiez la vie, vous ne craignez plus de voir des justificatifs s’évaporer dans la nature et vous pouvez aborder un éventuel contrôle fiscal avec plus de sérénité.
Choisir la carte pro d’entreprise pour éviter les avances sur frais
Si les sommes à engager ne sont pas trop élevées, ce sont habituellement les salariés qui font les avances sur frais en utilisant leur propre moyen de paiement. Le risque de ce procédé réside dans le fait que ces « petites » avances finissent par s’accumuler et risquent parfois de compliquer leurs fins de mois, surtout lorsqu’ils n’établissent pas leurs notes de frais régulièrement.
Lorsque les engagements financiers sont importants, ce qui est souvent le cas pendant des missions de longue durée, c’est en général la société qui fait l’avance et verse un budget au collaborateur. Cette pratique n’est pas imposée par la loi, à moins que la convention collective la prévoit ou qu’un accord d’entreprise ait été signé.
Pour les salariés amenés à effectuer régulièrement de nombreux déplacements, l’entreprise peut aussi décider de leur octroyer une enveloppe financière permanente. L’inconvénient majeur de cette pratique est une sortie de trésorerie supplémentaire, ce qui n’est pas forcément une bonne chose.
Enfin, une autre solution consiste à verser des avances ponctuelles pour répondre à un besoin de financement qui se présente. La difficulté réside alors dans le chiffrage des dépenses, ce qui n’est pas toujours évident. Parfois, le salarié va se trouver en possession de trop d’argent, tandis qu’à d’autres moments, il sera tenu de régler une partie de ses engagements financiers en utilisant ses fonds propres.
Avec une carte pro d’entreprise, toutes ces difficultés sont supprimées, ce qui simplifie à la fois la vie du salarié et celle du service financier. De plus, les cartes professionnelles sont, la plupart du temps, liées à un compte en ligne pro qui est détenu par l’entreprise, ce qui lui permet de gérer facilement ses frais professionnels.
Comment mettre en place une flotte de cartes bancaires professionnelles ?
Pour votre sécurité, les cartes professionnelles que vous confiez à vos collaborateurs sont aisément paramétrables. C’est vous qui avez en permanence la main pour fixer le plafond autorisé et vous pouvez l’augmenter ou le diminuer sans délai. Si vous constatez que des dépenses ont été effectuées à mauvais escient ou tout simplement par erreur, vous avez tout loisir de bloquer la carte de ce collaborateur étourdi ou peu scrupuleux.
Enfin, vous avez toujours la possibilité de fixer le plafond à zéro. Dans ce cas, chaque dépense doit être anticipée et avoir reçu votre accord. Il ne vous reste plus qu’à fixer le plafond qui correspond à l’engagement financier que vous avez validé.
Quels sont les collaborateurs qui peuvent bénéficier d’une carte de dépenses pro ?
Il s’agit de tous ceux qui ont une relation soit avec la clientèle, soit avec les fournisseurs. Cette carte leur permet d’être parfaitement autonomes et de gérer leur déplacement sans faire appel à un service dédié au sein de votre entreprise.
Ils peuvent ainsi :
- faire eux-mêmes leurs réservations d’hôtel, de train ou d’avion ;
- régler les notes de restaurant lors de repas d’affaires ;
- payer les dépenses de carburant, de péage...