Les frais kilométriques aussi appelés indemnités kilométriques sont un avantage fiscal dont peuvent bénéficier certains salariés ou entrepreneurs individuels qui utilisent un véhicule (auto ou moto) pour les besoins de leur travail.
En respectant le barème fixé par l’administration fiscale, ces contribuables peuvent déduire leurs frais de déplacement de leur impôt sur le revenu. Tout salarié a droit à une réduction d’impôts à partir du moment où il utilise sa voiture pour ses déplacements professionnels et qu’il paie les frais avec ses propres deniers. D’un autre côté, l’employeur doit, en principe, rembourser toutes les charges supportées par le salarié contraint de se déplacer avec sa voiture personnelle pour exercer son activité. Il n’est pas question ici du trajet entre le domicile et le lieu de travail. Tout comme les dépenses d’hébergement, de repas, les billets de train et d’avion, les locations de voiture, les taxis… les frais liés aux véhicules sont pris en charge, mais parfois différemment. Ils peuvent être remboursés par l’employeur qui appliquera le même barème kilométrique publié chaque année par les services fiscaux alors que les autres dépenses nécessitent la présentation de justificatifs.
Comment aborder le sujet des frais kilométriques avec votre direction si celle-ci ne rembourse pas correctement vos frais ? Découvrez nos conseils.
Comment mener la discussion ?
Il faut avant tout vous renseigner sur les pratiques de l’entreprise en la matière, et ce dès l’embauche afin d’éviter tout malentendu par la suite. Examinez votre contrat de travail. Souvent la mention « le salarié pourra être amené à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de sa fonction » y figure. Il n’est pas pour autant stipulé toutes les modalités de déplacement. Selon la loi, sans clause spécifique, l’accord du salarié est tacite.
Si des déplacements réguliers sont à prévoir, il est bon de connaître la zone de déplacement géographique, la durée, la fréquence et le moyen de transport qui sera utilisé, ainsi bien sûr que les justificatifs à fournir, la base et le délai de remboursement des frais, le nom de la personne chargée de la gestion des notes de frais, la procédure à suivre…
Certains employeurs ajoutent une clause de mobilité professionnelle au contrat de travail et compilent les consignes concernant les déplacements sur un support accessible aux personnes concernées.
Avant d’entamer une discussion avec votre direction, il est préférable d’être en possession de tous ces éléments.
Présentez ensuite vos arguments : donnez les raisons pour lesquelles vous estimez que votre demande est justifiée. Fournissez des preuves concrètes : reçus, factures, extraits de compte…
Soyez concis et parlez calmement. Restez concentré et ne déviez pas sur un autre sujet. Expliquez de façon claire votre demande.
Écoutez l’argumentaire de votre direction et posez des questions pour obtenir des réponses précises. Communiquez de façon constructive pour essayer de trouver un accord. Ne bloquez pas sur des détails.
Quelle que soit l’issue de l’entretien, restez maître de vous et agissez en professionnel. Rien ne sert de montrer vos émotions que vous soyez satisfait ou contrarié.
Quels arguments utiliser face à votre direction ?
Voici quelques arguments dont vous pouvez user pour justifier votre demande de remboursement de vos frais de déplacement.
En tant que salarié, si vous devez vous servir de votre propre voiture pour vous rendre à des réunions ou des rendez-vous professionnels, pour démarcher des clients, surveiller des chantiers, déposer de la marchandise ou des documents dans un autre point de vente… cela va inévitablement générer des dépenses supplémentaires. Dépenses de carburant bien sûr, mais également des frais de stationnement, de péage, sans oublier l’usure de la voiture nécessitant un entretien plus fréquent. Ces coûts peuvent représenter des sommes importantes et il faut que la direction en soit consciente.
La politique de remboursement des frais kilométriques est différente d’une entreprise à une autre et même d’un service à un autre au sein de la même entreprise. Après avoir pris des renseignements, si vous estimez être lésé par rapport à un autre membre du personnel, faites-le savoir.
Le non-remboursement ou un remboursement insuffisant des frais kilométriques a forcément un impact sur votre productivité. Faites comprendre à vos dirigeants que si vous devez débourser de votre poche chaque mois une certaine somme pour le compte de l’entreprise, vous aurez tendance à réduire vos déplacements par souci d’économie, ce qui peut leur être préjudiciable.
Enfin, après avoir examiné la loi en la matière, si vous vous apercevez que votre entreprise n’est pas dans son droit, sans pour autant aller jusqu’au Prud’homme, mettez en garde votre direction pour l’inciter à respecter la législation.