Une note de frais est un justificatif permettant à un membre du personnel d’être remboursé des dépenses qu’il a effectuées pour les besoins de son travail. Gérer tous ces justificatifs représente une importante charge de travail autant pour le salarié que pour l’employeur. Mais, certaines actions peuvent être mises en place pour alléger cette tâche par les TPE/PME. Découvrons-les.
Quelles dépenses rembourser ?
On entend par dépenses, notamment :
- les repas d’affaires
- l’hébergement : hôtel, location
- tous les frais de déplacement : billets de train, d’avion, péages, stationnement, taxi, transports en commun, essence
- les frais kilométriques si l’employé utilise son propre véhicule
- les accessoires de téléphonie
- les cadeaux offerts à la clientèle
- les vêtements professionnels
- une partie du loyer personnel, de la consommation électrique, de l’abonnement internet et téléphone en cas de travail à domicile
Généralement, tous les frais avancés par un dirigeant ou un salarié d’une société pour le compte de celle-ci sont susceptibles d’être remboursés. Attention cependant à bien respecter ces trois conditions essentielles :
- les frais doivent avoir un lien avec l’activité de l’entreprise
- les frais doivent être remboursés au centime près
- une pièce justificative doit être fournie
Dans le cas contraire, en cas de contrôle fiscal, l’entreprise sera pénalisée. L’Urssaf pourrait également requalifier les frais illégitimes en avantages en nature si des abus sont constatés.
Il existe deux façons de rembourser des frais professionnels. Lorsque le salarié est remboursé au centime près, il s’agit de frais réels. Si l’entreprise verse une allocation fixe, on parle de forfait. Cette dernière méthode ne concerne pas les dirigeants qui, eux, sont obligatoirement remboursés au réel.
Gérer au mieux ses notes de frais
C’est le service administratif des entreprises qui se charge de la gestion des notes de frais du personnel. Dans les petites entreprises, cette besogne, parfois fastidieuse, incombe au chef d’entreprise.
En utilisant le système du forfait, utile lorsque les dépenses des salariés sont presque toujours identiques, la gestion des notes de frais n’a pas lieu d’être. En effet, l’employeur donne systématiquement une certaine somme pour couvrir l’ensemble des frais de voyage ou de repas. Le salarié en dispose librement, qu’il dépense la totalité de la somme ou non ne change rien. Celle-ci lui est acquise.
Il n’en est pas de même pour les frais réels, plus complexes à gérer. Il existe pourtant des moyens efficaces pour optimiser la gestion de ces notes de frais.
Choisir un logiciel adapté
Des logiciels spécialisés permettent de créer et de soumettre les notes de frais via un smartphone. Grâce à une application, le salarié saisit ses dépenses immédiatement, prend en photo les justificatifs et les joint à sa note de frais. Les erreurs de report ou les pertes de ticket sont donc évitées.
De son côté, l’employeur a la faculté de garder une visibilité en temps réel sur les dépenses de ses collaborateurs. Ainsi, il pourra mieux contrôler sa trésorerie, prévoir son budget, donner son approbation pour certains postes et réduira la paperasse.
Tout est dématérialisé, centralisé et accéléré. C’est évidemment la meilleure solution pour gagner en temps et en efficacité.
Utiliser le net
Sur Dropbox par exemple, ou encore avec Google drive, les justificatifs peuvent être scannés, puis stockés par date au moment des déplacements. Le salarié peut partager toutes les informations avec son responsable.
Cette méthode facilite l’archivage, mais ne supprime pas les mauvaises manipulations de fichiers. Les personnes qui l’utilisent doivent maîtriser le cloud et posséder des outils informatiques performants.
Classer méthodiquement
Si l’entreprise n’a que peu de salariés et de déplacements, l’utilisation d’un logiciel perfectionné n’est pas nécessaire. Il suffit simplement d’adopter une méthode rigoureuse de classement. Les reçus doivent être classés au fur et à mesure, par date, dans une pochette différente chaque mois. Dans chaque pochette, sur une feuille blanche, le préposé aux notes de frais inscrira le montant de chaque note, la date d’émission ainsi que la date de remboursement.
Aujourd’hui, il est plus courant d’utiliser un tableur comme Excel pour entrer ce genre de données.
Donner un moyen de paiement
L’entreprise peut choisir de donner une carte dite « business » aux collaborateurs les plus proches. Cette carte d’affaires a un mode de fonctionnement très simple. Les salariés s’en servent à la place de leur carte bancaire personnelle pour les dépenses professionnelles dans le cadre d’une mission bien précise. Les consommations sont bien sûr plafonnées.
Peu importe la carte, celle-ci est liée au compte de l’entreprise. Les dépenses figurent sur des relevés envoyés à la fois à la direction et à l’employé. La maîtrise des opérations s’en trouve améliorée.
En adoptant ce type de paiement, l’entreprise automatise le processus de gestion des notes de frais.
Prévoir un budget
La gestion des notes de frais n’est pas à prendre à la légère surtout lorsque l’activité de l’entreprise nécessite de nombreux déplacements ou rendez-vous professionnels.
Anticiper les dépenses fait partie des règles à suivre pour ne pas exploser son budget et mettre à mal sa trésorerie. Il est préférable, lorsque c’est possible, que le chef d’entreprise fixe une limite à ne pas dépasser pour chaque type de frais.
Définir une bonne politique des dépenses est primordial : imposer des plafonds, un délai maximum pour fournir les justificatifs et lister tout ce que doit comprendre une note de frais.