Quels outils mettre en place pour télétravailler efficacement ?

La pandémie et les confinements à répétition ont rapidement posé les contraintes de la continuité de l’activité professionnelle. Si certaines entreprises avaient déjà abordé cette transition digitale, pour beaucoup le déploiement du télétravail s’est fait dans l’urgence. La crise sanitaire a engendré un véritable bouleversement du monde du travail et une évolution des pratiques professionnelles. Que faut-il en retenir en matière de management à distance ? Comment s’assurer que les conditions sont favorables ? Et quels outils adopter pour télétravailler de manière efficace ?

L’espace de travail et le matériel informatique

Dans l’idéal, il est conseillé au salarié de réserver une pièce de son domicile pour le télétravail. Plusieurs raisons à cela, à commencer par le fait de pouvoir s’isoler des autres membres du foyer. Mais il s’agit aussi de pouvoir établir une frontière stricte afin de distinguer vie professionnelle et vie privée pour éviter le surmenage et l’épuisement des collaborateurs.

L’équipement doit lui aussi être adapté pour mener ses missions dans de bonnes conditions avec notamment un bureau, un fauteuil et le matériel informatique de base (ordinateur avec webcam, casque et micro). Soit les salariés disposent chez eux d’équipements suffisamment performants pour les tâches à accomplir, soit le matériel doit être fourni pour assurer la continuité de l’activité.

La qualité de la connexion réseau et la sécurité des accès

Une fois la question du matériel résolue, il convient de s’assurer que l’abonnement internet permet une connexion de qualité avec une bande passante suffisante. Pour cela, il est possible de réaliser des tests de débit.

En outre, il faut considérer le fait que le réseau privé des collaborateurs ne bénéficie pas de la même protection que celle mise en place dans les locaux de l’entreprise. Il est impératif de veiller à la sécurité des accès en contrôlant les antivirus et en fournissant une solution de réseau privé virtuel (VPN) pour chaque appareil se connectant aux données sensibles de l’entreprise.

Un espace de partage des données

Les documents doivent être disponibles rapidement et simplement. Pour limiter la perte de temps et éviter de multiplier les envois par mails, il est judicieux de recourir à une solution d’hébergement des données en ligne, de type cloud, en parallèle de l’accès aux applications métiers.

Un outil de gestion de projet pour travailler à distance à plusieurs

Une bonne organisation des tâches et une vision d’ensemble de la gestion des projets permettent de mener à bien la continuité de l’activité à distance. Trello, Monday, Asana… Ces outils misent sur la responsabilisation et les résultats plutôt que sur le présentéisme, même virtuel.

Une messagerie instantanée

Les outils de chat en temps réel (Slack, WhatsApp, etc.) assurent des échanges rapides qui ne saturent pas les boîtes mails. Ils s’utilisent pour une simple question, une demande de validation, un retour de projet, etc. Il est alors possible de créer des canaux de communication communs ou de cibler par équipe et par tâche.

Une solution de visioconférence

En télétravail il est indispensable de maintenir du lien. Teams, Zoom… La visioconférence permet de faire des points réguliers en face à face et d’assurer les réunions d’équipe avec la même fréquence que sur site.

Un agenda partagé pour synchroniser les rendez-vous

Comment organiser au mieux la prise de rendez-vous entre les différents interlocuteurs : rendez-vous clients, appels fournisseurs, réunions collaborateurs… Les outils de planification en ligne évitent les multiples allers-retours par mail pour fixer un simple rendez-vous. En partant des disponibilités établies, des propositions sont envoyées aux interlocuteurs. Une fois que le créneau est validé, il est bloqué directement dans l’agenda synchronisé.

Un logiciel de téléassistance pour assurer le dépannage en ligne

Indispensable pour résoudre les bugs à distance en quelques clics plutôt que de laisser un collaborateur bloqué dans l’attente d’un dépannage à domicile. Team Viewer par exemple s’installe rapidement sur n’importe quel ordinateur et permet aux services informatiques ou à toute personne expérimentée de prendre le contrôle pour intervenir sur les difficultés rencontrées. Beaucoup plus simple et rapide que des interminables explications par téléphone ou visio.

Adapter le management aux pratiques numériques pour télétravailler efficacement

Le passage au télétravail ne se fait pas sans un minimum d’adaptation pour les managers et leurs équipes. L’un des premiers critères pour maintenir l’efficacité du travail même à distance est de questionner l’accès au numérique de ses employés.

Cependant, si les outils informatiques assurent l’aspect technique du télétravail, la pratique du management à distance doit s’articuler autour de la communication. Pour le bien-être des collaborateurs, il est impératif de conserver le dialogue et les rituels qui font la cohésion de l’équipe.

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