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Quelle méthode utiliser pour automatiser la gestion des dépenses professionnelles ?

Les frais professionnels correspondent à l’ensemble des dépenses professionnelles engagées par vous-mêmes et vos salariés dans le cadre de vos différentes missions. Ils sont donc à la charge de l’entreprise et représentent souvent un poste conséquent qui impacte votre bénéfice.

C’est la raison pour laquelle il est important de bien gérer ces frais en vérifiant régulièrement que la courbe des dépenses effectuées tout au long de l’année ne s’éloigne pas trop de vos prévisions. En choisissant d’automatiser cette gestion, vous simplifiez votre tâche et celle de vos équipes.

Découvrons quelle méthode utiliser et les nombreux avantages à mieux gérer vos frais.

Un suivi financier plus régulier grâce à l’automatisation de la gestion des dépenses professionnelles

Au sein d’une entreprise, certaines charges sont prévisibles puisqu’elles sont récurrentes ; c’est le cas pour le loyer des locaux, l'eau, le gaz, l’électricité, internet, les assurances… En revanche, d’autres fluctuent en fonction de nombreux paramètres. C’est typiquement le cas des dépenses professionnelles (billets de train ou d’avion, location de véhicules, frais de carburant, repas au restaurant, nuitées d’hôtel…).

Or, la gestion financière d’une entreprise est un point capital pour être toujours en mesure de faire face aux variations du marché, particulièrement pour les petites et moyennes structures. C’est pourquoi il est important de suivre régulièrement, voire au jour le jour, l’état des dépenses effectuées dans l’entreprise, catégorie par catégorie.

En automatisant cette gestion, vous pouvez contrôler plus rapidement le coût réel des dépenses professionnelles de vos collaborateurs et vous assurer qu’elles ne dépassent pas le budget que vous vous êtes fixé. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de réagir au plus vite et de mettre un frein à des engagements financiers un peu excessifs.

Les multiples avantages de la gestion automatisée pour la tenue des notes de frais

Pour l’entreprise

En choisissant d’automatiser la gestion des frais professionnels, vous n’avez plus besoin de veiller à ce que vos salariés n’oublient pas de remplir leurs notes de frais. Vous éliminez de ce fait la contrainte du rappel à l’ordre pour ceux qui ne le font pas. En outre, vous évitez tout risque de perte de justificatif, ce qui pose toujours un problème en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Cette automatisation des notes de frais vous fait donc gagner un temps précieux que vous pouvez consacrer à d’autres tâches plus valorisantes pour le développement de votre entreprise et elle contribue à votre sérénité.

Pour les salariés

En supprimant la gestion manuelle de leurs notes de frais, vous augmentez la productivité de vos équipes. En effet, elles ne sont plus tenues de passer du temps à récapituler, chaque fin de mois, les différentes dépenses qu’elles ont effectuées et d’y adjoindre les justificatifs correspondants. L’automatisation permet également d’éviter les erreurs et les oublis.

Comment automatiser la gestion des dépenses professionnelles ?

Il s’agit de délaisser la gestion manuelle au profit de l’utilisation d’un outil informatique. La plupart du temps, l’ouverture d’un compte en ligne pro vous fait bénéficier d’un logiciel intégré qui prend en charge la gestion de vos différentes dépenses.

De plus, vous avez la possibilité de créer une flotte de cartes bancaires, ce qui revient à fournir un moyen de paiement à tous vos collaborateurs qui sont appelés à partir régulièrement en mission. Ils pourront ainsi gérer leurs frais professionnels d’une manière autonome, sans être obligés de faire des avances sur leurs fonds personnels. Le montant des dépenses engagées par chacun d’entre eux apparaissant sur un seul compte, vous bénéficiez d’une excellente visibilité sur votre trésorerie, et ce en temps réel.

Enfin, vous n’avez plus à vous préoccuper du calcul fastidieux des différents taux de TVA déductible, puisqu’une lecture automatique des pièces justificatives permet son enregistrement instantané pour chaque facture.