Fini le temps des plannings manuels à fiches, à bandelettes, magnétiques ou autres ! À l'ère du numérique, place aux logiciels sophistiqués et performants pour gérer le planning de ses équipes. Il en existe des centaines, il suffit de les adapter à son activité. Zoom sur les outils de planification à utiliser et leur utilité.
C'est quoi un bon planning ?
Le planning idéal doit permettre aux chefs d’entreprise de gagner du temps et aux employés d’avoir le meilleur équilibre possible entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Il allie efficacité et rentabilité pour l’entreprise avec flexibilité et satisfaction pour les membres du personnel.
Dans une organisation exemplaire, le planning tient une place prépondérante. Il est indispensable pour gérer les besoins en main-d'œuvre, notamment lors des périodes chargées.
Les disponibilités et indisponibilités et même les préférences de chacun doivent entrer en ligne de compte. Les considérer signifie, pour les salariés, qu’ils sont écoutés et compris par leurs responsables.
Avoir des plannings flexibles est devenu impératif ces dernières années. De bonnes conditions de travail sont un des facteurs, avec le salaire, qui fidélise le plus le personnel. Le bonheur au travail favorise inévitablement la productivité. Tout le monde est donc gagnant.
D’un autre côté, l’entreprise ne doit pas perdre de vue le coût du travail. Gérer ses plannings en fonction du budget est essentiel. Alors, même si les calculs pour y arriver sont longs et complexes, cela en vaut la peine.
Une bonne gestion de planning répond aux contraintes de l’entreprise comme à celles de ses salariés sans oublier de rester dans le respect de la législation.
Quel outil choisir pour gérer ses plannings ?
Les logiciels de planification, gratuits ou payants, sont nombreux. Il faut faire son choix en fonction des besoins et du budget de l’entreprise.
Un bon outil de gestion de planning offre une vue d’ensemble sur l’activité. Il doit permettre :
- de gérer les imprévus (arrêts maladie, absences injustifiées…)
- d’organiser les emplois du temps
- d’attribuer les différentes tâches
- de vérifier les charges de travail de chacun
Les tableurs comme Excel ne sont pas toujours une solution pertinente. Ils peuvent convenir pour les très petites entreprises, mais ne sont pas vraiment adaptés au monde professionnel.
Dès qu’une entreprise possède plusieurs salariés, il est préférable d’opter pour un logiciel plus spécifique.
Les logiciels gratuits en ligne ne proposent généralement que des fonctionnalités basiques. Ce serait dommage de se priver de certaines options qui pourraient aider à optimiser la gestion des ressources humaines. Cependant, on peut tout à fait se satisfaire de systèmes open source comme OrangeCRM ou Jorani bien qu’ils soient relativement complexes ou préférer des logiciels tels que Zenefits, Teamdeck (Windows) ou Smartizio, OffDays (Mac), tous totalement gratuits.
Avant d’acheter un logiciel, il convient de comparer les prix et les caractéristiques de chacun, ainsi que la facilité d’utilisation. Parmi les meilleurs logiciels sur le marché actuellement, on trouve Monday, Trello, Asana et Skello, entre autres. Ce sont des outils de planification destinés à simplifier l’organisation du temps de travail.
Dans tous les cas, un logiciel de gestion de planning efficace doit répondre à plusieurs critères :
- une prise en main rapide
- une utilisation fluide et intuitive
- un accès facile sur plusieurs supports
- une interaction entre les différents collaborateurs
- une compatibilité avec d’autres outils
- des possibilités de personnalisation
- des fonctionnalités complètes
Les exigences des entreprises en matière de gestion du personnel sont multiples et variées. Les logiciels sont là pour répondre à ces exigences. Des démo et périodes d’essai sont très souvent proposées permettant de tester quel logiciel correspond le mieux au secteur d’activité, à la taille ou à la façon de travailler de l’entreprise.
Celle-ci peut avoir besoin de créer plusieurs plannings (annuel, mensuel, hebdomadaire, quotidien) pour envisager les besoins en main-d'œuvre sur le long terme ou au contraire, gérer plus dans l'urgence, au jour le jour. Des logiciels de pointage intégrés permettent de suivre les temps de présence du personnel, de vérifier leurs périodes de repos, les heures d’arrivée et de départ, de comptabiliser les heures supplémentaires. Des tableaux de bord indiquent la situation en temps réel. Il y a parfois la possibilité d’intégrer des logiciels de paie et bien d’autres fonctionnalités. Beaucoup de tâches peuvent être automatisées.
Enfin, il faut veiller à ce que le nombre d’heures respecte la législation sociale ou les conventions et contrôler que les heures effectuées soient en cohérence avec les indications du contrat de travail. Il s’agit de préciser, pour tous les salariés, l’heure de début et de fin de travail, les temps de repos et la période de travail concernée. La loi impose que le planning soit rapidement et facilement accessible par les employés visés. Les logiciels sont mis à jour régulièrement afin d’être en conformité avec le droit du travail.