Le régime de la micro-entreprise a été créé en 2008 pour favoriser la création d'entreprise. À cet égard, la comptabilité d'un micro-entrepreneur est simplifiée par rapport à celle des entreprises classiques (individuelles ou sociétés). Mais des obligations comptables allégées n'excluent en rien certaines tâches administratives que toute entreprise, quelle que soit sa taille, est tenue d'effectuer, non seulement pour être en règle avec l'administration, mais également pour la bonne gestion de son exploitation.
Pour réaliser ces tâches administratives et comptables, certains outils incontournables à utiliser sont à disposition du chef d'entreprise. Les comptes en ligne et les logiciels de gestion sont par exemple des outils idéaux, parfaitement adaptés aux micro-entrepreneurs.
En quoi consiste la comptabilité d'un micro-entrepreneur ?
Doit-on prendre un comptable quand on est micro-entrepreneur ? Cette question se pose souvent. Il faut savoir qu'aucune loi n'oblige une entreprise à confier sa comptabilité à un expert-comptable. Celui-ci enregistre les opérations et édite les comptes annuels de fin d'exercice. Il s'occupe également de la gestion de la paie, des déclarations sociales et fiscales, et peut être amené à conseiller ses clients dans leurs choix stratégiques et prises de décision.
Les travaux comptables étant très réduits pour une micro-entreprise, il est possible de les effectuer soi-même. Cependant, pour gérer correctement son activité et la développer, il est préférable de tenir une comptabilité plus complète que celle prévue par la loi.
Les obligations en matière de comptabilité pour les micro-entrepreneurs sont au nombre de trois :
- Éditer des factures à ses clients : les factures doivent comporter la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI » et les montants sont présentés hors taxe. Rappelons que la franchise en base de TVA n'est plus appliquée en cas de dépassement d'un certain seuil (85 800 € pour les ventes et 36 500 € pour les prestations de services).
- Tenir un livre de recettes : il s'agit d'un registre qui répertorie, de manière chronologique, les encaissements. Les mentions devant y figurer sont le numéro et la date de la facture, le nom du client, la désignation de la prestation ou du produit, le montant et le mode de règlement.
- Conserver les documents comptables pendant 10 ans (factures d'achat et de vente, livre de recettes, pièces de banque et de caisse).
D'un point de vue fiscal, une déclaration de chiffre d'affaires est à effectuer chaque mois ou chaque trimestre, même en cas de chiffre d'affaires nul, sur le site de l'Urssaf dédié aux auto-entrepreneurs. Le paiement des charges s'effectue également sur ce site à des dates imposées.
Si le micro-entrepreneur encaisse plus de 10 000 € de recettes pendant deux ans consécutifs, il a également l'obligation d'ouvrir un compte bancaire séparé de son compte personnel.
Les outils disponibles pour la tenue de sa comptabilité
Tenir la comptabilité soi-même n'est pas très difficile. Il suffit d'être bien organisé et d'utiliser des outils efficaces et adaptés à sa situation.
On peut envisager d'établir ses factures avec un logiciel de traitement de texte et de se servir d'un tableur comme livre de recettes, mais cette solution devient quelque peu obsolète.
Il serait dommage de se priver des logiciels de gestion proposés par les comptes en ligne qui automatisent et centralisent toutes les opérations. Un devis, par exemple, est très vite rempli avec les mentions légales pré-inscrites. Ensuite, il se transforme tout aussi rapidement en facture numérotée, puis classée chronologiquement dans un tableau récapitulatif. Dès que le paiement associé à cette facture interviendra, il sera automatiquement affecté à ladite facture.
Les fonctionnalités qu'offrent ces logiciels sont nombreuses. Citons entre autres :
- La consultation du calendrier fiscal,
- L'export des données,
- Une vision complète sur les dépenses en temps réel et sur l'état de sa trésorerie,
- Une notification en cas d'absence de justificatif,
- L'archivage des pièces,
- La gestion des notes de frais,
- La facturation intégrée,
- Le rapprochement entre les paiements et factures correspondantes,
- Relance automatique des impayés clients...
En plus de gagner du temps, d'éviter certaines erreurs et de mieux suivre son activité, l'utilisation de tels services garantit l'authenticité de la comptabilité en cas de contrôle.