Toute entreprise, qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle ou d’une société, est dans l’obligation de facturer ses clients pour la vente de biens ou de services. La facture, dont la fonction est à la fois comptable, commerciale, fiscale et juridique, doit comporter un certain nombre de mentions légales pour être considérée comme conforme à la loi. Retrouvez ici un modèle et tout ce qu’il faut savoir sur la facturation.
Dans quels cas la facture est-elle obligatoire ?
La facture remplit plusieurs rôles. Elle sert de justificatif sur le plan comptable, constitue une preuve de la transaction financière, et permet de calculer la TVA, que ce soit dans le but de la collecter ou de la déduire.
Elle est obligatoire en cas de transaction financière entre deux professionnels, qu’elle porte sur l’achat d’un bien ou d’une prestation de service. Elle doit alors être émise en deux exemplaires, et délivrée dès la livraison du bien ou la fin de l’exécution de la prestation.
Lorsque la transaction se déroule entre un professionnel et un particulier, la facture n’est pas systématiquement obligatoire. Elle ne doit être émise que :
- Si le client la demande, que ce soit pour l’achat d’un bien ou d’une prestation de service ;
- S’il s’agit d’une vente à distance ;
- Si la transaction concerne une livraison intercommunautaire exonérée de TVA.
Dans les autres cas, la délivrance d’un ticket de caisse est suffisante, à l’exception des prestations de service d’un montant supérieur à 25 euros TTC et de certains travaux immobiliers, où l’émission d’une note est obligatoire.
Auto-entrepreneur : quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Quelle que soit la forme juridique de l’entreprise qui émet la facture, ce document doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, ainsi que certaines mentions particulières. Ainsi, les microentrepreneurs qui ne sont pas assujettis à la TVA doivent ajouter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur chacune de leurs factures.
Les mentions obligatoires
Les mentions obligatoires sur toute facture sont les suivantes :
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro de la facture : il doit impérativement être unique, et suivre une séquence chronologique continue. Il est toutefois possible, sous certaines conditions, de numéroter des factures selon des séries distinctes. Le numéro doit être indiqué sur toutes les pages de la facture ;
- La date de la prestation de service ou de la vente : dans le cas d’une marchandise, il faut indiquer la date de la livraison tandis que dans le cas d’un service, c’est la date de fin d’exécution de la prestation qui doit apparaître ;
- Les informations portant sur l’identité du vendeur : le nom ou la dénomination sociale, le numéro Siren ou Siret, l’adresse du siège social, la forme juridique et le montant du capital s’il s’agit d’une société, le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés pour les commerçants, le numéro d’immatriculation au répertoire des métiers pour les artisans ;
- Les informations portant sur l’identité de l’acheteur : son nom ou sa dénomination sociale, l’adresse du siège social s’il s’agit d’une entreprise, ou l’adresse du domicile s’il s’agit d’un particulier, sauf s’il s’y oppose, ainsi que l’adresse de facturation si elle est différente ;
- Le numéro individuel d’identification de la TVA du vendeur s’il est assujetti à la TVA, et de l’acheteur si celui-ci est un professionnel assujetti à la TVA. Ce numéro n’est pas obligatoire pour les factures inférieures ou égales à 150 euros hors taxe ;
- La dénomination exacte et la quantité de produits ou de services facturés ;
- Le prix unitaire, le montant total hors taxe, le taux de TVA, le montant total de la TVA, ainsi que la somme totale à payer toutes taxes comprises. Les microentreprises non assujetties à la TVA doivent ajouter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » ;
- Les éventuelles réductions de prix ;
- La date à laquelle le paiement est attendu, le taux des pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard, ainsi que les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.
Les mentions particulières
À ces mentions obligatoires s’ajoutent des mentions particulières. Ainsi, lorsque le vendeur est membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion, la facture doit comporter la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».
Les artisans, notamment dans le secteur du bâtiment, soumis à l’obligation de disposer d’une garantie décennale doivent indiquer, sur leurs factures, les coordonnées de leur assureur, les références de leur contrat d’assurance et sa couverture géographique.
Les microentrepreneurs, et toutes les entreprises non assujetties à la TVA doivent le préciser en indiquant « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Les franchisés, les locataires-gérants, les gérants mandataires et les titulaires d’un contrat d’appui au projet d’entreprise (CAPE) doivent préciser leur qualité.
Factures : quelques règles supplémentaires
Les factures remises à un client par une entreprise doivent être conservées par celle-ci pendant 10 ans. Depuis mars 2017, les entreprises ayant reçu des factures papier peuvent les conserver sous format électronique si elles les reproduisent à l’identique.
Les factures ne peuvent être transmises aux clients par voie électronique que s’ils ont donné leur accord. Dans le cas contraire, une facture papier doit obligatoirement leur être remise. Les factures électroniques doivent comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures papier, être lisibles, non modifiables et authentiques.
En cas de non-respect des obligations légales en matière de facturation, une entreprise est passible d’une amende de 15 euros par mention inexacte ou manquante sur chaque facture, ainsi que d’une amende administrative de 75 000 euros pour les personnes physiques, à savoir les entreprises individuelles, et de 375 000 euros pour les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés. S’il y a des factures fictives, de complaisance ou en cas d’absence de facturation, le montant de l’amende peut être doublé.
Il est possible de rectifier, d’annuler et de remplacer une facture, mais en aucun cas de la supprimer. Lorsqu’une facture remplace et en annule une autre, le numéro de la facture remplacée doit impérativement figurer sur la nouvelle facture. Enfin, les factures peuvent être émises par l’entreprise, ou par un prestataire mandaté.