Les auxiliaires de vie n’assurent pas seulement une assistance physique et morale, mais peuvent aussi être amenés à effectuer des achats pour leurs bénéficiaires. Jusqu’ici, ces dépenses étaient parfois couvertes par des avances de frais, un système où l’auxiliaire utilisait les cartes personnelles des bénéficiaires. Si ce modèle a parfois été employé, il s’avère peu pratique et peut entraîner des risques légaux et financiers importants pour l’établissement d'aide à domicile et ses auxiliaires de vie. Dans ce contexte, les cartes de paiement professionnelles se présentent comme une solution complète et une alternative efficace aux avances de frais.
Les limites du système des avances de frais
Le système des avances de frais consiste à ce que l'auxiliaire de vie règle d'abord les achats nécessaires en utilisant la carte personnelle d’un bénéficiaire, avant de soumettre des justificatifs pour un remboursement ultérieur.
La gestion de ces remboursements est lourde, impliquant la collecte, l'organisation et la vérification des justificatifs, ce qui constitue une charge administrative supplémentaire pour les responsables d’établissement d’aide à domicile.
Ce système manque de transparence, avec des erreurs ou des oublis de reçus pouvant entraîner des conflits.
Les délais de remboursement peuvent mettre les auxiliaires dans une situation inconfortable.
Face à ces problèmes, les cartes de paiement professionnelles se présentent comme une solution simple et efficace.
Les atouts des cartes de paiement professionnelles dans la gestion des frais
Les cartes de paiement dédiées aux auxiliaires de vie offrent de nombreux avantages. Reliées à un compte prépayé ou géré par l'employeur, elles permettent des transactions faciles et directes, sans que l'auxiliaire ait besoin d'utiliser la carte personnelle d’un bénéficiaire.
Réduction du stress lié à la gestion de l’argent
En supprimant le besoin d’utiliser les cartes personnelles des bénéficiaires, les cartes de paiement professionnelles offrent aux auxiliaires de vie une tranquillité d’esprit précieuse. Ils peuvent se concentrer pleinement sur leur mission.
Contrôle simplifié pour les employeurs
Grâce aux outils numériques associés (plateforme, application mobile), les employeurs peuvent suivre en temps réel les dépenses effectuées avec la carte de paiement pro. Chaque transaction est enregistrée, détaillant le montant, l’heure et le lieu d’achat.
Paramètres personnalisés
Les cartes de paiement peuvent être configurées pour limiter les montants dépensés, restreindre les types de commerçants autorisés ou définir des plafonds mensuels. Par exemple, une carte peut être configurée pour ne permettre des paiements que dans des supermarchés, des pharmacies ou des magasins spécifiques.
Simplification administrative
En centralisant toutes les transactions sur un seul outil, les cartes de paiement éliminent le besoin de collecter et trier des justificatifs papier. Les gestionnaires de structure d’aide à domicile disposent directement des informations nécessaires, réduisant considérablement le temps consacré à la gestion administrative.
Les bénéfices pour les auxiliaires de vie et leurs employeurs
L’utilisation de cartes de paiement professionnelles transforme non seulement les pratiques financières, mais améliore aussi la relation entre l’auxiliaire de vie et son employeur.
Une confiance renforcée
Le suivi en temps réel des dépenses réduit les risques de malentendus. Les employeurs ont une visibilité claire sur l’utilisation des fonds, tandis que les auxiliaires se sentent soutenus et valorisés dans leurs missions.
Une gestion budgétaire simplifiée
Les familles peuvent suivre facilement les dépenses et établir un budget plus précis, réduisant les imprévus et facilitant la planification financière.
Plus d’autonomie pour les auxiliaires
Les auxiliaires de vie peuvent effectuer les achats nécessaires de manière autonome, sans devoir solliciter constamment l’approbation ou les fonds de l’employeur.
Une relation professionnelle valorisée
Les cartes de paiement symbolisent une avancée vers une gestion moderne et professionnelle des dépenses des structures de services d’aide à domicile. Elles renforcent les relations professionnelles entre employeurs, auxiliaires de vie et bénéficiaires, tout en répondant aux défis de l’accompagnement à domicile.