La gestion des dépenses des auxiliaires de vie représente un défi pour les employeurs, les familles et les professionnels. Qu’il s’agisse de régler des courses alimentaires, des déplacements ou des frais divers, le paiement en espèces peut très vite devenir complexe, peu commode et source d’erreurs. Quant au paiement à l’aide de la carte bancaire du bénéficiaire, nous verrons qu’il est tout à fait déconseillé pour différentes raisons. Heureusement, les cartes de paiement professionnelles offrent une solution innovante, pratique et sécurisée pour rationaliser ces dépenses. Dans cet article, nous vous expliquons comment ces outils modernes simplifient la gestion financière des auxiliaires de vie, tout en garantissant une meilleure transparence et un contrôle efficace.
Les inconvénients des paiements en espèces
Il arrive parfois que les familles choisissent de laisser une enveloppe contenant des espèces, destinée à l’auxiliaire de vie pour la gestion des courses. Mais le plus souvent, ces intervenantes sont contraintes d’avancer les sommes destinées à leurs missions quotidiennes (courses alimentaires ou fournitures diverses). Dans ce cas, leurs dépenses sont remboursées après coup sur présentation de justificatifs, ce qui complique leur gestion.
De plus, l’usage d’espèces expose à des risques comme une perte d’argent ou une erreur de calcul. Enfin, depuis le 1er août 2023, l’impression du ticket de caisse n’étant plus systématique, mais uniquement sur demande de l’acheteur, un oubli de la part de l’auxiliaire de vie va entraîner une absence de trace de la transaction qui sera une source de problèmes.
Les risques en cas d’utilisation de la carte bancaire du bénéficiaire
Ce mode de paiement est souvent utilisé quand l’auxiliaire de vie fait les courses du quotidien en compagnie du senior. L’intervenante peut alors se trouver confrontée à plusieurs difficultés face aux demandes du bénéficiaire.
Par exemple :
- il préfère lui confier le code secret de sa carte bancaire, car il redoute d’avoir un trou de mémoire au moment de le composer ; or cette information ne doit ni être notée ni transmise à une tierce personne, sauf si elle est mandatée ;
- il veut faire un achat qui n’est pas prévu dans la liste des courses et qui est coûteux ;
- il exige de retirer des espèces dans un distributeur automatique.
Ces situations sont génératrices de stress pour l’auxiliaire de vie qui est partagée entre le désir de satisfaire la personne qu’elle accompagne et la crainte de se trouver en porte à faux vis-à-vis de la famille et de son employeur.
En effet, elle prend le risque d’être soupçonnée d’avoir agi pour son propre compte et d’avoir commis un abus de confiance, un délit qui est défini à l’article 314-1 du Code pénal comme « le fait par une personne de détourner, au préjudice d’autrui, des fonds, des valeurs ou un bien quelconque qui lui ont été remis et qu’elle a acceptés à charge de les rendre, de les représenter ou d’en faire un usage déterminé ». De plus, si la victime est une personne vulnérable, ce qui est le cas d’une personne âgée, il y a circonstance aggravante.
Enfin, le dirigeant d’un établissement ayant une obligation de surveillance sur la gestion des dépenses effectuées par les auxiliaires de vie, il peut être tenu responsable en cas de négligence, ce qui risque d’impacter la réputation de son entreprise.
Qu’est-ce qu’une carte de paiement professionnelle ?
Il s’agit d’une carte bancaire qui permet de fixer la limite de dépenses autorisées et d’ajuster le plafond, si nécessaire. L’auxiliaire de vie utilise ce moyen de paiement pour régler les dépenses liées à la gestion des courses, puis il lui suffit de prendre en photo le justificatif du règlement. L’entreprise, mais aussi la famille, peut ainsi suivre en temps réel les dépenses qui ont été effectuées.
Les avantages des cartes de paiement professionnelles
Les cartes de paiement professionnelles réduisent considérablement les risques d’incident liés à la gestion de l’argent entre les auxiliaires et les bénéficiaires. Les intervenantes n’ont plus à se soucier de remplir des notes de frais, ce qui leur libère du temps qu’elles peuvent consacrer à l’accompagnement de la personne âgée. Elles ne subissent plus le stress engendré par la manipulation d’argent ou les difficultés financières que peuvent entraîner des avances de fonds.
De leur côté, les familles sont également rassurées, car elles gardent ainsi le contrôle sur les dépenses de leurs aînés.
Anytime offre une solution innovante de cartes de paiement professionnelles parfaitement adaptée à la gestion des dépenses des auxiliaires de vie.