Progressivement, entre 2024 et 2026, les TPE et PME devront elles aussi, à l'image des grandes entreprises, être équipées pour recevoir puis émettre des factures au format électronique. Cette réforme de la facturation peut être perçue comme une obligation de plus imposée par l'administration. Celle-ci espère ainsi supprimer la fraude à la TVA qui représente, selon l'Insee, dans une étude parue le 25 juillet 2022, entre 20 et 26 milliards d'euros de manque à gagner.
Toutefois, le déploiement de la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Le calendrier de la facturation électronique
Rappelons que la facture électronique n'est pas simplement une facture dématérialisée. Elle devra être émise via une plateforme soit publique (Chorus Pro) soit privée, mais agréée. La plateforme se chargera de la transmettre au client de manière lisible, alors que les services fiscaux recevront une partie des données qui seront traitées automatiquement. De cette façon, des recoupements pourront être effectués entre les factures émises et les factures reçues, et les anomalies éventuelles, principalement en matière de TVA, seront détectées systématiquement.
L'obligation d'accepter les factures électroniques de ses fournisseurs, autres entreprises ou établissements publics, comme les factures d'eau ou d'électricité par exemple, devient effective pour les TPE PME assujetties à la TVA dès le 1er juillet 2024. Pour être en mesure de le faire, celles-ci doivent choisir une plateforme avant cette date et s'y inscrire.
L'émission de factures par voie électronique sera obligatoire pour tous à partir du 1er janvier 2026, hormis celles adressées aux particuliers, qui peuvent rester en format papier ou transmises par mail. Cette pratique est déjà en place depuis 2020 pour les entreprises qui travaillent avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics.
Les avantages pour les TPE PME
Cette réforme a également pour objectif pour l'État de lui permettre d'adapter sa politique économique à la réalité du terrain grâce à une meilleure connaissance de l'activité des différentes structures établies en France.
En ce qui concerne l'entreprise, certains avantages sont évoqués :
- Renforcement de sa compétitivité en simplifiant certaines tâches administratives qui prendront moins de temps à être réalisées ;
- Réduction des coûts de création et d'envoi des documents ;
- Sécurisation de ses relations commerciales ;
- Amélioration des délais de paiement par un meilleur suivi des factures ;
- Facilité, à terme, pour remplir la déclaration de TVA et éviter les erreurs grâce aux déclarations pré-remplies.
Les données de facturation, mais également de paiement, présentées sur les plateformes dans un tableau de bord, permettront en outre aux dirigeants de visualiser plus clairement l'ensemble de leurs transactions, et de ce fait d'améliorer leur gestion. Ce tableau synthétique leur donnera des informations très utiles pour piloter leur entreprise comme l'état de la trésorerie, le besoin en fonds de roulement, la TVA à payer, le nombre d'impayés, les délais de livraison... La dématérialisation est une opportunité de mieux contrôler les retards de paiement par exemple.
La mise en place de la facturation électronique
Il est conseillé aux TPE PME de se rapprocher de leur expert-comptable qui peut se charger de transmettre et de réceptionner les factures via la plateforme qu'elles ont choisie avec son accord.
Si l'entreprise utilise un logiciel comptable, l'éditeur propose certainement d'ores et déjà des fonctionnalités permettant de s'adapter à la nouvelle réforme, ainsi qu'un accompagnement.
Selon le volume de factures à traiter, il est possible de saisir soi-même manuellement et directement ses données sur le Portail Public de Facturation, appelé Chorus Pro. Il est également prévu de mettre en place sur certaines plateformes une fonction permettant de transformer une facture PDF en facture normalisée.
Les TPE PME ont tout intérêt à anticiper la mise en place de la facturation électronique obligatoire avant 2026. Certaines sont d'ailleurs déjà en conformité avec la directive européenne 2014/55/UE qui impose la dématérialisation de la facturation d'une entreprise à l'État et utilisent un portail pour adresser leurs factures aux organismes publics. Pour les autres, il est temps de s'y intéresser. Le site des impôts met à disposition des entreprises des fiches pédagogiques pour mieux comprendre la réforme.