Les 3 applications qui changent votre vie d'entrepreneur

De nos jours, les chefs d'entreprise ont la chance d'avoir à leur disposition une multitude d'outils informatiques leur permettant de simplifier et d'automatiser un maximum de tâches récurrentes. Gagner du temps est un besoin primordial pour un dirigeant. Les nombreuses obligations administratives entraînent souvent une réticence de la part de certains entrepreneurs qui considèrent, à juste titre, que c'est une activité non productive. Il est donc nécessaire d'optimiser son temps pour se focaliser sur le principal : générer plus de chiffre d'affaires. Avant de choisir parmi une pléthore d'applications proposées par des startups en tout genre, il est utile de recenser ses besoins au risque de se retrouver envahi par des dizaines d'applications sans réel intérêt. Nous allons vous présenter trois applications qui vont, à coup sûr, changer votre vie d'entrepreneur.

Dropbox : le partage de documents

Solution de stockage de fichiers en ligne qu'on ne présente plus, Dropbox, entreprise américaine leader dans le domaine des services cloud, permet de créer un dossier en ligne dont les fichiers sont accessibles à tout moment, n'importe où, sur n'importe quel appareil, un peu comme une clé USB mais sans clé !

Bien sûr, les forfaits payants offrent plus de fonctionnalités et plus d'espace de stockage. La version gratuite, elle, est limitée à 2 Go.

Fiable et sécurisée, cette application ne se borne pas à sauvegarder des documents en ligne. Elle a été pensée pour travailler en équipe, à distance. En effet, l'échange de fichiers est simplissime, plus besoin d'envoyer des emails avec pièces jointes. L'accès aux documents est ouvert aux collaborateurs choisis grâce à un simple clic droit qui génère un lien de partage. La version payante donne la possibilité de travailler en direct sur le document et de le modifier.

D'autres applications proposent des offres équivalentes, moins chères, mais avec moins de compatibilité entre les systèmes d'exploitation. Il s'agit de Google drive, KDrive ou pCloud, par exemple.

Trello : l'organisateur de la journée

Trello est un logiciel partagé de gestion de projet. Il a aussi l'avantage de disposer d'une version gratuite. Il sert à planifier et à suivre les tâches au quotidien. La présentation est sous forme de tableaux, inspirés de la méthode Kanban, méthode de travail japonaise.

Inventée par un ingénieur de Toyota en 1950, la méthode Kanban avait pour but d'améliorer les processus de production du constructeur automobile : réduire les délais et les coûts, limiter le gaspillage et éviter la surproduction. Grâce aux tableaux, appelés Kanban (étiquette en japonais), il était possible de visualiser les flux de travail et donc de faire passer en priorité certaines tâches pour ensuite suivre leur avancement.

À l'heure actuelle, Trello est utilisé par environ 5 millions de personnes dans le monde. Outil intuitif et simple d'utilisation, il se compose de trois éléments principaux :

  • des tableaux sous différentes formes (tableur, calendrier, tableau de bord, liste...). Ils regroupent toutes les informations du projet et peuvent être partagés entre les utilisateurs.
  • des listes en nombre illimité, pouvant se déplacer à l'intérieur des tableaux.
  • des cartes, situées dans les listes, contenant chacune des descriptions, des commentaires, des pièces jointes, des liens, des échéances, etc. Ces cartes peuvent aussi être déplacées dans les listes et créées à l'infini.

Dans le même esprit, on trouve sur le marché les applications wunderlist et todoist, également gestionnaires de tâches et de projets très connus.

Linxo : la gestion du budget

La visualisation dans son ensemble de sa situation financière à l'aide d'une seule interface permet de suivre ses recettes et dépenses présentes et futures en temps réel et de prendre ainsi les bonnes décisions.

Pour piloter au mieux son activité, il est important de prévoir. Les tableaux de Linxo sont conçus pour fournir une prévision des comptes sur 30 jours. Se fixer un objectif budgétaire, être alerté des dépenses inhabituelles à venir comme classer automatiquement ses transactions pour gagner du temps, tout cela est possible avec cette application.

Lancée par deux français en 2010, Linxo a passé la barre des 2,5 millions d'utilisateurs dix ans après sa création.

Les fonctionnalités principales de Linxo sont :

  • le groupement des comptes et des données : centralisation de toutes les opérations bancaires, synchronisation quotidienne des comptes, historique conservé à vie,
  • le budget prévisionnel : classement des dépenses par catégories, création d'objectifs, calcul du prévisionnel à J+30,
  • l'analyse des mouvements : graphiques pour analyser les comptes, recherche facile d'une opération, synthèse hebdomadaire ou mensuelle,
  • les virements sans passer par l'application de la banque,
  • les notifications pour prévenir des dépenses exceptionnelles

Il existe également une version gratuite et une version payante. Cette dernière offrant des options supplémentaires pour un abonnement de quelques euros par mois.

En comparaison, l'application Bankin', moins souple et moins personnalisable, peut convenir par contre aux entreprises ayant des comptes à l'étranger.

Quoi qu'il en soit, avant d'installer une application sur un mobile ou une tablette, il faut bien faire le tri.

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