Le livre des recettes et registre des achats micro-entrepreneur

Si les micro-entrepreneurs ne sont pas tenus de présenter un bilan annuel, ils doivent toutefois tenir un livre des recettes ainsi que, pour ceux exerçant une activité de vente (marchandises, fournitures, objets, ou denrées) ou de fourniture de logement, un registre des achats.

Quelles sont les obligations comptables des microentreprises ?

Les microentreprises bénéficient d’une comptabilité allégée : elles ne sont pas tenues, contrairement aux autres formes d’entreprises, de tenir des livres comptables ou de déposer leurs comptes annuels.

Elles ont toutefois deux obligations comptables, voire trois pour certaines d’entre elles. La première est l’ouverture d’un compte bancaire dédié dès lors que le chiffre d’affaires de la microentreprise est supérieur à 10 000 euros pendant 2 années consécutives.

La deuxième obligation comptable d’une microentreprise est de tenir un livre des recettes, qui répertorie toutes les recettes encaissées durant une année comptable.

Enfin, certaines microentreprises sont soumises à une troisième obligation comptable : tenir un registre des achats. Seules les microentreprises dont l’activité principale consiste à fournir des prestations d’hébergement, ou à vendre des marchandises, des fournitures, des objets ou des denrées à consommer sur place ou à emporter doivent tenir un registre des achats.

Le registre des achats permet de répertorier tous les achats effectués par la microentreprise au cours d’une année comptable, et doit être accompagné des justificatifs d’achats, qui seront à présenter en cas de contrôle fiscal.

Les microentreprises ont également des obligations fiscales : elles doivent déclarer leurs revenus aux organismes sociaux et à l’administration fiscale, puis payer leurs cotisations sociales et l’impôt sur le revenu.

Enfin, les microentreprises sont soumises à une obligation de facturation. Une facture doit en effet être éditée lors de chaque prestation réalisée, ou lors de chaque vente effectuée. Il existe toutefois des nuances. En effet, si les factures sont obligatoires en cas de vente de produits ou de services à des professionnels, elles ne sont obligatoires pour les particuliers que dans les cas suivants :

  • Les ventes à distance ;
  • Les prestations de service d’un montant d’au moins 25 euros ;
  • Les travaux immobiliers ;
  • Les livraisons aux enchères publiques d’objets de collection ou d’antiquité, d’œuvres d’art ou de biens d’occasion.

Dans les autres cas de figure, un ticket ou une note suffisent. Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Comment tenir un livre des recettes ?

Le livre des recettes doit être organisé de manière chronologique, et ne doit pas être modifiable. Il peut prendre la forme d’un livre comptable papier, ou être téléchargé à partir d’un modèle officiel. Il peut aussi être dématérialisé, grâce à un logiciel comptable par exemple, conçu de telle sorte que les écritures comptables ne puissent pas être modifiées.

Le livre des recettes du microentrepreneur doit contenir les informations suivantes, dans l’ordre chronologique :

  • Le montant des recettes encaissées : si le microentrepreneur est assujetti à la TVA, il doit indiquer les recettes toutes taxes comprises ;
  • L’origine des recettes encaissées : à chaque recette doit correspondre le nom d’un client ainsi que la date d’achat ;
  • Le mode de règlement : pour chaque recette encaissée, le microentrepreneur doit préciser le mode de règlement choisi par le client ;
  • Les références des pièces justificatives : chaque recette doit renvoyer à un numéro de facture, de note ou de ticket par exemple. Ces documents justificatifs doivent être classés et conservés. Ils seront demandés en cas de contrôle fiscal.

Selon l’activité exercée, le livre des recettes demandera un suivi plus ou moins régulier. Les microentrepreneurs réalisant plusieurs ventes quotidiennes devront actualiser leur livre des recettes chaque jour, tandis que pour d’autres, un suivi mensuel sera suffisant.

Ainsi, un microentrepreneur réalisant plusieurs ventes par jour, dont le montant individuel est inférieur à 76 euros, a le droit de regrouper, sur son livre des recettes, les différentes transactions en une seule vente. Il doit toutefois conserver les justificatifs de chacune de ces transactions, et les numéroter afin de les lier à l’encaissement indiqué sur le livre des recettes.  

Dans tous les cas, il est indispensable de faire preuve de régularité et de rigueur, et de conserver soigneusement les justificatifs.

Modèles officiels de livre des recettes et registre des achats

Comment tenir un registre des achats ?

Le registre des achats concerne uniquement les microentreprises dont l’activité principale est la fourniture d’hébergement ou la vente de marchandises, d’objets, de fournitures, ainsi que la vente de denrées à consommer sur place ou à emporter.

Les microentrepreneurs concernés doivent être en mesure de présenter un registre des achats par année comptable.

Ce document peut être un livre comptable papier, un fichier Excel, ou être généré par un logiciel de comptabilité. Il doit contenir des pages numérotées, et être organisé de manière chronologique.

Les informations qui doivent obligatoirement y figurer sont les suivantes :

  • La nature de l’achat ;
  • La date à laquelle il a été effectué ;
  • Le moyen de paiement utilisé : espèces, carte bancaire, chèque, etc. ;
  • Le montant de l’achat ;
  • Le nom du fournisseur auprès duquel l’achat a été effectué ;
  • Le numéro de la pièce justificative, qu’il s’agisse d’une facture, d’un ticket ou d’une note.

Toutes les pièces justificatives doivent être organisées, classées et conservées. Elles seront demandées en cas de contrôle fiscal.

Quelles sanctions en cas de manquement aux obligations comptables ?

En cas de manquement aux obligations comptables, notamment en cas d’absence de registre des achats ou de livre des recettes, si ces documents sont incomplets, inexacts, ou encore si les pièces justificatives sont absentes, le microentrepreneur s’expose à des sanctions fiscales.

Lorsqu’une déclaration de chiffre d’affaires est manquante, une pénalité de 50 euros est appliquée. Ce montant s’applique à chaque déclaration manquante. Normalement, la déclaration de chiffre d’affaires doit être faite chaque mois ou chaque trimestre, selon l’option choisie par le microentrepreneur lors de sa déclaration de début d’activité. Si la microentreprise n’a généré aucun chiffre d’affaires, la déclaration doit mentionner 0 euro, mais elle reste obligatoire.

Enfin, les manquements liés à la facturation sont passibles d’une amende de 75 000 euros pour les personnes physiques, à savoir les entreprises individuelles dont font partie les microentreprises. En cas de récidive dans les 2 ans, l’amende est portée à 150 000 euros.

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