Les entrepreneurs du BTP aspirent à gagner du temps, mieux suivre leurs chantiers, à simplifier leur gestion et à maîtriser leur trésorerie. Pour atteindre ces objectifs, l’outil incontournable est un logiciel performant pour les devis et factures. Cependant, le choix parmi les logiciels disponibles n’est pas évident, car ils sont nombreux sur le marché. La meilleure option est de choisir celle qui répondra le mieux à vos besoins et à votre situation spécifique.
Heureusement, des logiciels spécialement conçus pour les professionnels du bâtiment existent et méritent votre attention. Nous allons vous présenter un aperçu des différentes fonctionnalités offertes par ces logiciels, qui répondent aux problématiques rencontrées dans le secteur du BTP.
Découvrez les avantages indéniables qu’apporte l’informatisation à votre activité.
Quels sont les critères de choix ?
Choisir un logiciel adapté à votre entreprise est essentiel, car les besoins peuvent varier en fonction de la taille de la structure, du budget et des fonctionnalités nécessaires. Voici quelques critères à prendre en compte pour faire le bon choix :
- Fonctionnalités communes à toutes les entreprises : recherchez des options telles que la création et l’édition de devis et de factures, la gestion de la TVA, des acomptes, des encaissements et des relances. Vérifiez si le logiciel comptable permet l’export vers la comptabilité de l’expert-comptable, la personnalisation des documents, la signature électronique et l’accès aux données analytiques (chiffre d’affaires, dépenses, recettes…).
- Spécificités liées au BTP : assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités adaptées au secteur du BTP, telles que le calcul de métrés, la planification et le suivi des chantiers, l’édition de factures de situation, le suivi de la main-d’œuvre, la gestion des achats de matières premières, le pilotage des marges et de la rentabilité, ainsi qu’une bibliothèque d’ouvrages.
- Facilité d’utilisation : recherchez un logiciel intuitif, facile à prendre en main et ergonomique. Vous pouvez souvent tester les solutions avant de les acheter en profitant des démos ou des périodes d’essai.
- Flexibilité : optez de préférence pour un logiciel en ligne qui se mettra automatiquement à jour et pourra évoluer avec votre entreprise. La flexibilité est cruciale dans un secteur en constante évolution.
- Service client : assurez-vous que le logiciel dispose d’un service client disponible en cas de besoin. Une assistance technique peut s’avérer précieuse, surtout si vous n’êtes pas expert en informatique.
- Tarif : évaluez votre budget et comparez les différentes options proposées par les éditeurs de logiciels. Certains proposent des logiciels à l’achat, d’autres sous forme d’abonnement avec paiement mensuel ou annuel, et d’autres encore offrent des versions gratuites. Prenez en compte le retour sur investissement à long terme et privilégiez une solution plus coûteuse si elle est mieux adaptée à vos besoins et vous permet d’optimiser votre activité.
Avantages de choisir un logiciel pour les devis et factures
Dans un marché ultra concurrentiel et en constante mutation, les professionnels du secteur doivent s’adapter pour répondre aux attentes des clients et rester compétitifs.
Les logiciels de gestion, notamment pour les devis et les factures, apportent une réelle simplification au quotidien des artisans, TPE et PME.
Voici quelques avantages indéniables de travailler avec un tel logiciel, notamment pour la facturation :
- Gain de temps : chaque chantier étant unique, l’établissement d’un devis complet peut prendre du temps. C’est là qu’intervient le logiciel en automatisant certaines tâches. La création du devis devient plus facile, car les prix des matériaux et de la main-d’œuvre sont actualisés et mémorisés dans les bibliothèques d’ouvrage. Le devis peut ensuite être transformé en une facture conforme en quelques clics, en reprenant les mêmes données.
- Productivité accrue : le gain de temps se traduit naturellement par une plus grande productivité. En effet, les heures auparavant consacrées aux tâches administratives (élaboration de devis, création de factures, recherche de prix, correction des erreurs, classement des documents, suivi des encaissements…) peuvent désormais être investies dans des travaux à plus forte valeur ajoutée.
- Amélioration de la rentabilité : un logiciel de gestion met en évidence des indicateurs clés tels que les marges réalisées, les coûts engendrés, les retards de paiement, les difficultés de trésorerie, et ce, en temps réel. Il devient alors possible de rectifier certains postes ou de détecter des anomalies, contribuant ainsi à une meilleure rentabilité globale.
- Données centralisées : toutes les informations essentielles concernant vos fournisseurs, clients, tarifs, contrats, recettes, dépenses, situations de trésorerie, échéances… sont centralisées sur une même interface. Un tableau de bord rassemble tous ces éléments, permettant une visualisation rapide de la situation économique de votre entreprise, l’avancement de vos chantiers, l’état de vos finances, et bien d’autres aspects. La dématérialisation des documents met fin à la paperasse et élimine le risque de perdre des informations importantes.
- Conformité légale : un logiciel, surtout en ligne, est régulièrement mis à jour pour se conformer aux évolutions légales. Ainsi, vous n’avez plus à vous soucier d’être en conformité avec la loi. Vos clients, tout comme vos partenaires commerciaux, recevront des documents conformes, présentés de manière professionnelle et au goût du jour. Cela renforce la crédibilité de votre entreprise et facilite les échanges commerciaux.
Adopter un logiciel de gestion pour vos devis et factures présente de nombreux avantages concrets qui vous permettront d'optimiser votre activité, d'améliorer votre productivité et d'être en conformité avec la législation en vigueur.