Un appel d’offres est une procédure qui permet à un commanditaire de recueillir des propositions de différents soumissionnaires pour l’exécution de travaux, suivant un cahier des charges qu’il a établi. Après avoir dépouillé les offres reçues, il sera en mesure de comparer et de choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité/prix. Les appels d’offres existent aussi bien dans le secteur public que dans le secteur privé. Ils sont très souvent dédiés à des chantiers dans le BTP (bâtiment et travaux publics). Pour être certain de ne pas passer à côté d’un appel d’offres qui vous intéresse et y répondre, il est vivement conseillé de mettre en place un système de veille sur un site web de publication des annonces.
Les appels d’offres publics
Ces appels d’offres sont très encadrés, car ils doivent garantir un libre accès à l’appel qui est publié et une égalité de traitement pour tous les soumissionnaires.
Trois types de procédures
La procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence. Cette manière de procéder peut être utilisée dans certains cas : montant de la commande inférieur à un certain seuil, urgence de la situation, aucune soumission déposée dans les délais requis, soumission unique. Pour avoir accès à ce type de marchés, il est important de vous faire connaître auprès des mairies ou des communautés de communes.
La procédure adaptée. Dans ce cas, le lieu de publication est laissé au choix de l’organisme public commanditaire : BOAMP, journal d’annonces légales, presse, site internet... Cependant, si la commande dépasse un certain montant, la parution au BOAMP (Bulletin officiel des Marchés publics) devient obligatoire. Dans certains domaines spécifiques (la santé, l’éducation, la sécurité, la défense…), la publication doit se faire dans le Journal officiel de l’Union européenne si le montant excède un certain seuil.
La procédure formalisée. Elle est automatiquement utilisée si l’appel d’offres dépasse un certain montant. Dans ce cas, il doit obligatoirement être publié au BOAMP.
Deux étapes indispensables pour pouvoir répondre à un appel d’offres public
La première étape consiste à sélectionner les appels d’offres publics qui correspondent à vos possibilités (qualifications exigées, temps imparti pour constituer le dossier, localisation du lieu d’exécution, critères d’attribution…), vous pouvez consulter l’AAPC (Avis d’appel public à la concurrence). Ce document est une synthèse de l’appel d’offres qui reprend les éléments importants à connaître.
La seconde étape est celle où vous allez retirer les DCE (Dossiers de consultation des entreprises). La plupart du temps, vous pourrez le faire en ligne. Le DCE détaille tous les éléments attachés à l’appel d’offres et vous devez les analyser avec minutie pour vérifier si vous avez des chances d’emporter le marché. Cela vous évitera de perdre du temps à soumissionner pour des marchés perdus d’avance.
Vous trouverez dans le dossier de consultation les documents suivants :
- Le règlement de la consultation que vous devez lire attentivement pour ne pas passer à côté de points importants comme une visite requise avant de répondre par exemple.
- Le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) où sont regroupées diverses informations comme l’objet du marché, les exigences sur le prix de la prestation...
- Le cahier des clauses techniques particulières à consulter avec attention pour vérifier que le rédacteur de l’appel d’offres n’a pas omis de prévoir un ou plusieurs postes indispensables à la parfaite exécution des travaux. Si cela est le cas, c’est à vous qu’il revient de le signaler.
Répondre aux appels d’offres sélectionnés
Il est primordial d’envoyer, par courrier recommandé avec AR, un dossier complet qui comprend souvent des formulaires déjà préremplis, plus un mémoire technique que vous devrez rédiger en détaillant les caractéristiques des travaux à exécuter. Dans ce document, vous devez, entre autres, faire état de vos expériences dans le domaine et des moyens que vous pouvez mettre à disposition.
Si votre dossier est rejeté, profitez-en pour noter les motifs du refus. Cela vous servira pour être plus performant dans vos réponses aux prochains appels d’offres publics.
Les appels d’offres privés
Certaines entreprises du secteur privé fonctionnent également avec des appels d’offres. Il s’agit alors d’un marché privé qui va se conclure entre un commanditaire et un soumissionnaire.
Où les trouver ?
Vous pouvez découvrir ce type d’annonces dans la presse, mais aussi sur certains sites Web qui se sont spécialisés. C’est le cas, par exemple, du site de chantierprivé, sur lequel sont répertoriés de très nombreux appels d’offres privés dans le secteur du BTP ou encore du site appel-doffre.
Comment y répondre ?
Les soumissions ne sont pas soumises à un strict formalisme comme dans le domaine public. Ainsi, il est parfois possible de procéder directement à une présentation orale, sans passer par l’envoi préalable d’un dossier. Il est également envisageable de répondre à ce type d’appels d’offres par l’intermédiaire d’un message électronique. Cette réponse dématérialisée offre l’avantage de vous faire gagner beaucoup de temps.