Pour les artisans du BTP, la gestion des stocks et des dépenses est un enjeu essentiel pour mener à bien leurs chantiers. Un entrepôt bien organisé, avec une rotation efficace des matériaux, est le signe d'une activité saine et d'une gestion financière maîtrisée. Cependant, cette tâche n'est pas sans défis.
Les comptes professionnels en ligne offrent des solutions adaptées qui répondent à ces besoins spécifiques des professionnels du bâtiment. Découvrez comment ces outils peuvent vous aider à optimiser la gestion de vos stocks et de vos dépenses, garantissant ainsi le succès de vos projets.
Les enjeux de la gestion de vos stocks dans le BTP
Dans le milieu de la construction, les stocks sont composés de matières premières nécessaires à la réalisation des chantiers ou encore de produits fabriqués en atelier destinés à entrer dans le cycle de vente. Ces éléments participent à l’activité économique de votre entreprise puisqu’ils sont nécessaires à la réalisation des prestations.
La gestion de vos marchandises concentre différents enjeux. Il est notamment question d’éviter les ruptures de stock qui mettent en difficulté la réalisation de vos chantiers et immobilisent vos équipes. Mais il ne faut pas tomber dans l’excès inverse du sur-stockage qui représente un risque de pertes financières en raison de la date limite d’utilisation des matériaux. Il faut par-dessus tout éviter de se retrouver avec des stocks dormants de produits à faible rotation.
Une bonne gestion des stocks est au service de la rentabilité de votre activité du BTP. Elle a pour but d’augmenter le chiffre d’affaires tout en réduisant les coûts. L’organisation physique de l’espace de stockage assure la régulation logistique. Mais la gestion informatique des stocks est également d’une grande importance en raison de la saisonnalité de certains produits, des délais d’approvisionnement, des hausses des matières premières, des frais de livraison…
D’autre part, les stocks ont un impact sur la trésorerie et font l’objet d’un enregistrement comptable. Le besoin en fonds de roulement (BFR) sert à passer les commandes pour la réalisation des chantiers, dans l’attente de l’encaissement des créances clients et du décaissement des factures fournisseurs.
Les méthodes de gestion de vos stocks
La difficulté dans le secteur du BTP réside dans la diversité des chantiers. Si certains produits et matériaux de base sont communs à de nombreuses demandes, d’autres sont très spécifiques. Il n'est donc pas toujours possible de réutiliser le stock commandé sans avoir à l’entreposer avant qu’une demande similaire se présente.
Cependant, travailler uniquement en flux tendu augmente le prix des marchandises, notamment car les coûts d’acquisition et les frais de livraison sont moins élevés en grande quantité. Il s’agit donc de trouver le juste équilibre en optant pour la méthode qui correspond parfaitement aux besoins de votre entreprise.
- Le réapprovisionnement calendaire convient lorsque vous devez commander les mêmes produits, en quantité similaire, de manière régulière
- Le réapprovisionnement à la commande consiste à acheter au fil de l’eau et nécessite un suivi constant des stocks
- Le recomplètement des stocks se base sur la définition d’un seuil minimum en dessous duquel vous procédez à la commande de matériaux afin d’éviter les ruptures.
Les fonctionnalités des comptes pro en ligne pour la gestion de vos dépenses et stocks
Compatibilité avec d’autres logiciels
Pour suivre les mouvements d’entrées et de sorties de vos marchandises, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des stocks. Un compte professionnel en ligne a l’avantage d’offrir une compatibilité avec de nombreuses solutions existantes sur le marché pour faciliter l’automatisation de votre inventaire. La centralisation des informations vous fait gagner du temps au quotidien en permettant une visualisation d’ensemble sur votre situation financière.
Paramétrage du plan comptable
Les stocks ont une incidence sur la gestion financière de votre activité au-delà des dépenses qu’ils représentent. Ils doivent faire l’objet d’une écriture comptable lors du bilan. Grâce à un compte pro en ligne, vous pouvez paramétrer le plan comptable et y associer vos factures fournisseurs.
Vous pouvez également prétendre à une fonctionnalité d’export comptable sur mesure comprenant les justificatifs dématérialisés de vos dépenses.
Outil d’édition de vos devis et factures
Le cycle commercial de votre activité dans le BTP a lui aussi un impact sur les mouvements de votre entrepôt. En effet, pour éviter les stocks dormants, le mieux est encore de multiplier les chantiers.
Le compte professionnel en ligne vous assure une grande réactivité dans l’émission de vos documents administratifs via son outil de facturation intégré. Vous éditez vos devis rapidement en toute simplicité grâce aux lignes duplicables et aux bibliothèques d’ouvrages qui facilitent le chiffrage.
Enregistrement de vos fournisseurs
En tant qu’artisan du BTP, vous ne devez pas seulement soigner la relation client, il est aussi nécessaire de maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs. Cette collaboration n’est pas à sens unique. Pour que ces partenariats servent les intérêts de votre entreprise, vous devez respecter les conditions de paiement et notamment les délais.
Parmi les fonctionnalités de votre compte en ligne, vous avez alors la possibilité de créer une fiche pour chaque fournisseur et d’encoder l’IBAN. Vous décidez ensuite du mode de règlement : par virement ou par autorisation de prélèvements automatiques.
L’enregistrement des factures fournisseurs et la centralisation des informations vous permettent d’établir un suivi des commandes et de réaliser des prévisions sur vos besoins récurrents en vue d’anticiper vos stocks.
Aide au maintien de votre fonds de roulement
Pour ne pas mettre en péril le fonds de roulement qui vous permet de passer les commandes selon le mode de réapprovisionnement que vous avez choisi, vous pouvez compter sur le service d’affacturage proposé dans l’offre de compte en ligne pour TPE. Vous choisissez les factures que vous souhaitez céder ainsi que les conditions.
Un autre moyen de vous constituer une avance de trésorerie pour la gestion des stocks consiste à mettre en place des enveloppes budgétaires distinctes. Les sous-comptes Anytime fonctionnent comme des tirelires rattachées à votre compte professionnel principal.