La loi oblige les entreprises à conserver leurs factures clients et fournisseurs pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Toutes les pièces justificatives prouvant, entre autres, les ventes et les achats effectués doivent pouvoir être présentées à l’inspecteur des impôts en cas de contrôle fiscal. Si certaines factures ont été perdues, l’entreprise s’expose à des sanctions. La comptabilité est une activité nécessitant beaucoup de rigueur. Les factures doivent être triées, classées, puis enregistrées au fur et à mesure. Le meilleur moyen d’égarer des documents est de laisser s’accumuler la paperasse. Évitez de vous retrouver submergé en mettant en place une bonne organisation. Malgré cela, il peut arriver de ne pas avoir reçu une facture d’un fournisseur, de l’avoir malencontreusement perdue ou jetée à la poubelle. L’essentiel est de s’en apercevoir. Le plus tôt sera le mieux. L’enregistrement d’une dépense sans facture est problématique. Il faut donc agir vite pour obtenir à tout prix cette facture.
Chacun sait que toute opération enregistrée en comptabilité s’appuie sur un écrit valable. En ce qui concerne les dépenses, il s’agit soit, d’un ticket de caisse ou d’une note de frais, soit d’une facture avec TVA. Dans les deux cas, la dépense vient s’ajouter aux autres charges et intervient dans le calcul du bénéfice. Il convient donc de fournir un document commercial en bonne et due forme pour déduire la charge et pouvoir récupérer la TVA si on est assujetti.
Facture perdue ou non reçue : demander un duplicata au fournisseur
En cas de facture non reçue, contactez le fournisseur et demandez-lui un duplicata de facture. En effet, une facture ne peut être émise qu’une seule fois et votre fournisseur n’est autorisé à vous fournir qu’un duplicata.
Les duplicatas ne sont pas pour autant qu’une simple photocopie de la pièce originale. Ils sont, eux aussi, réglementés. Il faut que le document soit bien différencié de la première facture tout en contenant les mêmes informations. Pour cela, on utilise les termes : « duplicata de facture » ou « copie délivrée à la demande de l’acheteur » au lieu de facture et « certifié conforme à l’original ». Pour le reste, le duplicata doit être en tout point identique.
Si le fournisseur n’est plus en activité, la démarche se complique. Dans le cas d’une entreprise en cours de liquidation, vous avez toujours la possibilité de demander le duplicata au liquidateur. Mais lorsqu’il y a cessation pure et simple, il n’y a plus aucune façon de justifier sa dépense. Elle ne sera constatée que par la banque.
Le règlement de la facture perdue figure obligatoirement sur le relevé de compte. À défaut de ne pouvoir obtenir de duplicata, vous pouvez saisir le chèque directement en charges pour le TTC (sans tenir compte de la TVA). Ensuite, il faudra réintégrer cette charge au résultat. Votre expert-comptable peut également choisir de passer une O.D. (opération diverse).
Le plus important est de jouer la transparence pour prouver sa bonne foi : garder une copie du courrier ou du mail envoyé au fournisseur demandant le duplicata, imprimer la preuve de la cessation d’activité, etc.
La clémence d’un contrôleur dépendra de la fréquence de ces « pertes » de factures et des montants. On peut concevoir qu’il arrive de perdre des tickets de péage ou d’essence à condition que cela reste occasionnel. Quoi qu’il en soit, les charges sont enregistrées TTC et on retrouve leur trace sur les relevés CB.
Faire une déclaration sur l’honneur en cas de perte de facture
Si l’absence de justificatifs concerne les notes de frais du personnel, non remboursées sous forme d’allocations forfaitaires, il est possible de produire une « déclaration sur l’honneur » (à utiliser avec parcimonie).
Le salarié qui ne peut obtenir de duplicata de facture devra, sur une attestation signée de sa main, décliner son identité, ses coordonnées, la raison de sa dépense et son montant. Il doit ajouter la mention « j’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».
L’employeur est en droit d’exiger un relevé de compte bancaire personnel sur lequel figure uniquement la dépense concernée (le reste pouvant être masqué). Il n’y a aucune obligation à rembourser un collaborateur sans pièce justificative, mais l’entreprise peut accepter de prendre le risque pour les faibles montants.
Il semble évident que la solution de la déclaration sur l’honneur n’est pas à privilégier. Les remboursements de frais sont très encadrés par la loi. Sans justificatif, il y a de fortes chances que l’Urssaf requalifie ces dépenses en avantages en nature associés à une amende. Les notes de frais sont exonérées de charges sociales, il est donc préférable, pour bénéficier de l’exonération, de fournir la preuve de la dépense.
La dématérialisation des notes de frais minimise la perte. La technologie permet désormais de scanner et de transmettre immédiatement les notes et les factures au service comptabilité. Des logiciels performants existent qui simplifient grandement la gestion des frais professionnels.
La comptabilisation d’une dépense avec attestation du salarié se fait de la même manière que s’il n’y avait aucune pièce comptable. Encore une fois, il faut éviter que cette situation ne revienne trop souvent, car elle est peu tolérée par l’administration fiscale.
Le remboursement forfaitaire permet aussi d’éviter en partie le problème, mais ne résout pas tout. Sachant que de nombreux redressements concernent les frais professionnels, l’idéal est encore une fois d’utiliser les outils numériques.