Gérer les frais professionnels est un défi majeur dans de nombreux secteurs, et les auxiliaires de vie n’y échappent pas. Entre déplacements fréquents, achats de fournitures pour les bénéficiaires et autres dépenses liées à leur mission, le suivi des frais peut vite devenir une source de stress. Une solution simple et efficace existe : les cartes de paiement, qui allègent la gestion administrative et facilitent le quotidien des auxiliaires de vie comme des responsables d’établissements d’aide à domicile.
Les frais professionnels concernés
Il arrive que les auxiliaires de vie engagent des dépenses pour leurs bénéficiaires ou leurs missions, notamment pour :
- les déplacements : transport en commun, carburant, parking…
- l’achat de fournitures diverses : produits de soin, alimentation, matériel de première nécessité…
- les petites dépenses imprévues : pharmacie, réparations mineures…
La complexité des notes de frais
Gérer les notes de frais implique de conserver, organiser et transmettre chaque reçu à l’employeur. Une simple perte ou un oubli peut empêcher le remboursement, créant une frustration pour l’auxiliaire de vie.
Les gestionnaires d’établissements d’aide à domicile doivent vérifier que les dépenses engagées sont légitimes et conformes aux politiques internes. Cette procédure peut prendre du temps et créer des malentendus, surtout lorsqu’il y a un grand volume de justificatifs à traiter.
Ces difficultés nuisent non seulement à la productivité, mais également à la satisfaction des auxiliaires de vie dans leur travail.
La carte de paiement professionnelle, une solution adaptée
La carte de paiement professionnelle est exclusivement dédiée aux dépenses liées au travail, et financée directement par l’entreprise. Ces cartes, qui peuvent être prépayées ou adossées à un compte professionnel, offrent de nombreux avantages pour la gestion des frais des auxiliaires de vie.
L'élimination de l’avance de frais
Avec une carte professionnelle, les auxiliaires de vie n’ont plus besoin de manipuler des espèces ni d’utiliser les CB des bénéficiaires. L’employeur a la possibilité de choisir, soit de précharger la carte avec un montant prédéfini, soit de fixer un plafond mensuel, garantissant ainsi que l’auxiliaire dispose toujours des ressources nécessaires pour accomplir ses missions.
La simplification des démarches administratives
Les cartes de paiement professionnelles sont souvent associées à une plateforme et une application qui enregistrent automatiquement chaque transaction.
Ces outils permettent, entre autres :
- d’obtenir des rapports en temps réel des dépenses.
- d’ajouter des justificatifs sous forme de photos de reçus.
- de catégoriser les dépenses pour une analyse rapide.
Il n’est plus nécessaire pour les auxiliaires de vie de remplir de longues notes de frais manuellement. Les responsables d’établissement d’aide à domicile peuvent, de leur côté, gérer les données en un clic.
Un meilleur contrôle
Les cartes professionnelles facilitent le suivi des dépenses. En effet, diverses options sont proposées aux employeurs :
- configurer des limites de dépenses par jour, par semaine ou par mois des équipes et des bénéficiaires.
- définir des catégories de dépenses autorisées (exemple : interdiction d’utiliser la carte pour des achats personnels).
- recevoir des alertes en cas de dépenses inhabituelles.
Les avantages des cartes de paiement professionnelles
L’utilisation de cartes de paiement professionnelles offre plusieurs bénéfices directs aussi bien aux auxiliaires de vie qu’aux responsables de structures de services d’aide à domicile.
Gain de temps significatif
La gestion des reçus et des notes de frais est une tâche chronophage. Avec une carte professionnelle, tout est automatisé, permettant aux auxiliaires de se concentrer sur leur cœur de métier.
Prenons un exemple : lorsqu’un auxiliaire de vie doit acheter des produits de soins pour un bénéficiaire, il peut utiliser la carte directement à la pharmacie ou en magasin. Le justificatif de la transaction est automatiquement envoyé à l’employeur via l’application associée.
Les notes de frais en papier représentent également une charge importante pour les services administratifs de l’employeur. Les cartes professionnelles simplifient ce processus, réduisant les coûts et le temps consacré à ces tâches.
Meilleure sérénité financière
Ne pas avancer de frais permet aux auxiliaires d’éviter des situations inconfortables pour payer les courses des personnes qu’elles accompagnent, notamment en cas de remboursement tardif.
Les gestionnaires d’établissement peuvent consulter les dépenses de leurs auxiliaires en temps réel et analyser les données pour optimiser les budgets.
Reliées à une application instantanée
Les cartes de paiement professionnelles sont souvent accompagnées d’applications mobiles intuitives. Les auxiliaires de vie peuvent consulter leur solde, vérifier leurs transactions ou signaler une anomalie en temps réel.
Pour les employeurs, adopter cette solution témoigne d’une volonté d’innover et d’améliorer les conditions de travail de leurs équipes et des conditions de vie des bénéficiaires des établissements d’aide à domicile.
Les critères pour choisir une carte professionnelle
Pour que la solution soit efficace, il est essentiel de choisir une carte qui répond aux besoins spécifiques des auxiliaires de vie et des responsables d’établissements.
Voici quelques critères importants à prendre en compte au moment de faire votre choix :
- la flexibilité des plafonds : possibilité de définir des limites ajustables pour chaque carte et de paramétrer des fonds d’urgence accessibles en cas de besoin.
- la facilité d’utilisation : une application doit être intuitive pour suivre les transactions et gérer les justificatifs.
- la sécurité : des fonctionnalités telles que le blocage à distance en cas de perte ou de vol.
- la transparence des coûts : des frais clairs et compétitifs pour éviter les mauvaises surprises.