L'optimisation de la gestion financière globale des associations et fondations dédiées aux personnes en situation de handicap (PSH), y compris la gestion de la « petite caisse », est cruciale pour assurer la pérennité de vos activités. En adoptant une politique financière éclairée, en automatisant les processus, en dispensant une formation adéquate aux membres de votre association et en mettant en place un contrôle interne, vous pouvez continuer à offrir un soutien à long terme aux bénéficiaires que vous accompagnez.
Une gestion appropriée de la caisse d’établissement garantit la réalisation durable de vos objectifs. Passons en revue les bonnes pratiques à adopter pour atteindre ces résultats.
Qu’est-ce qu’une « petite caisse » ?
Le terme « petite caisse » fait référence à une somme d'argent gérée de manière informelle et flexible au sein d'une organisation. Il s'agit souvent d'une réserve de fonds utilisée pour des dépenses mineures, des achats rapides ou des besoins imprévus sans avoir à passer par les procédures comptables de l'association.
La « petite caisse » est généralement tenue par une personne désignée au sein de l'association, comme le trésorier. Elle est utilisée pour des dépenses courantes (fournitures de bureau, petits frais de déplacement, rafraîchissements offerts lors d'événements…). Les transactions de la caisse d’établissement se font souvent en espèces, et le responsable tient un registre détaillé des dépenses effectuées.
Même si la gestion de la « petite » caisse est plus souple, elle doit tout de même être effectuée avec responsabilité et transparence. Les membres de l'association doivent pouvoir avoir accès aux informations sur son utilisation, et des contrôles internes appropriés sont mis en place pour éviter les abus ou les erreurs.
Les enjeux de la gestion de la caisse d’établissement
Les associations et fondations PSH sont financées par des dons, des subventions publiques ou des partenariats. À ce titre, vous êtes tenu de garantir une utilisation transparente de vos ressources.
La « petite caisse », souvent employée pour régler des dépenses de faible ampleur, doit elle aussi faire l'objet d'une traçabilité rigoureuse. En règle générale, une transparence accrue renforce la confiance des donateurs, des partenaires et des membres de l'association, favorisant ainsi la pérennité des projets.
Lorsque des dépenses imprévues liées aux besoins spécifiques des personnes en situation de handicap surviennent, la gestion de la caisse d’établissement prend toute son importance. Il est crucial d'établir des politiques claires concernant sa manipulation, tout en assurant un suivi minutieux des dépenses.
La gestion de la « petite caisse » repose essentiellement sur la responsabilisation des individus autorisés à y accéder. La nomination de personnes de confiance, la mise en place de contrôles internes et la formation des membres aux bonnes pratiques de gestion financière sont des éléments essentiels pour limiter les erreurs ou les détournements d’argent.
En tant qu’association ou fondation PSH, vous avez l’obligation de vous conformer à des réglementations strictes. Cela inclut la tenue de registres précis, la déclaration des dépenses conformément aux normes comptables et le respect des exigences légales en matière de transparence financière. Le manquement à ces obligations peut entraîner des conséquences préjudiciables à votre réputation.
La gestion d’une « petite caisse » nécessite donc une approche équilibrée entre flexibilité et rigueur.
Les 10 bonnes pratiques à considérer pour la « petite caisse »
Voici dix bonnes pratiques à mettre en place :
- Définissez des procédures détaillées pour l'utilisation de la « petite caisse », de la demande de fonds à la justification des dépenses. Assurez-vous que tout le personnel impliqué comprend ces procédures.
- Déterminez un montant maximum autorisé dans la caisse d’établissement pour éviter les risques de détournement ou d'utilisation inappropriée des fonds.
- Spécifiez clairement les types de frais qui peuvent être couverts en mettant l'accent sur les véritables besoins des bénéficiaires.
- Désignez de préférence une personne responsable de la gestion de l’argent, chargée de la demande de fonds, de la distribution, de la collecte des justificatifs et de la tenue des registres.
- Exigez des reçus ou factures pour chaque dépense effectuée à partir de la « petite caisse », afin de garantir une totale traçabilité.
- Effectuez des audits périodiques pour vérifier l'utilisation appropriée des fonds. Ces audits peuvent être menés par un membre indépendant de l'association ou par un comité de vérification.
- Mettez en place des mécanismes de contrôle interne pour détecter et prévenir les erreurs ou fraudes éventuelles.
- Tenez un registre précis de toutes les transactions, dans lequel seront mentionnés la date, le montant, la nature de la dépense, le nom du bénéficiaire, et tout autre détail pertinent.
- Assurez-vous que le personnel qui gère la caisse d’établissement est formé sur les diverses procédures en vigueur.
- Adoptez des solutions numériques pour faciliter la tenue de la « petite caisse » comme une solution de gestion et suivi des dépenses.