Les retards de paiement et les créances impayées sont des préoccupations majeures pour les entrepreneurs du bâtiment. Ces défis financiers peuvent non seulement générer du stress, mais aussi compromettre la santé économique de votre activité. Heureusement, il existe aujourd'hui une multitude de solutions conçues pour accompagner les artisans du BTP dans la gestion automatisée du suivi des paiements et relances clients.
Grâce aux outils numériques intégrés aux comptes professionnels en ligne, le recouvrement des factures devient automatiquement plus efficace, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux.
Les délais de paiement applicables au BTP
Dans le milieu de la construction, les artisans du BTP émettent des factures à destination des particuliers ou des professionnels. Différents délais de paiement s’appliquent selon le destinataire de votre facture. Vous devez donc impérativement mentionner cette information sur le document.
- Le paiement comptant doit intervenir lors de la réception des produits ou après exécution des travaux
- Le paiement à réception fixe le délai de règlement à une semaine à compter de la livraison
- Le paiement avec délai par défaut est établi à 30 jours à la suite de la livraison ou la réalisation de la prestation de services
- Le paiement avec délai négocié consiste à fixer un accord entre les deux parties sur un délai compris entre 0 et 60 jours après émission de la facture
Dans l’attente de la compensation de vos clients, votre entreprise du BTP doit compter sur un fonds de roulement suffisant pour payer vos charges d’exploitation et vous engager sur d’autres chantiers. Si des retards de paiement ou des impayés s’ajoutent à ces longs délais, la santé financière de votre activité peut être en jeu.
Comment procéder au suivi de vos paiements de manière simple et efficace dans le bâtiment ?
Pour éviter d’accumuler les impayés qui fragilisent la trésorerie de votre entreprise du BTP, vous devez procéder à un suivi rigoureux des factures. Il est possible d’utiliser un simple tableur pour établir un listing des factures en mentionnant la date d’émission, la date d’échéance et en réservant une colonne pour le statut (payée, en attente, en retard…). Ce type de tableau de suivi peut convenir si vous avez peu de volume à gérer. Mais à partir du moment où il y a de nombreux documents à traiter, les tâches deviennent chronophages et le risque d’erreur de saisie lors de la mise à jour s’accroît.
L’utilisation d’un logiciel de facturation permet d’optimiser le processus. L’outil intégré à votre compte professionnel en ligne centralise toutes vos données financières :
- Au sein d’une seule interface, vous pouvez procéder à l’émission des devis et à leur transformation en factures conformes aux obligations légales
- Un tableau de bord regroupe tous les éléments financiers de votre entreprise pour visualiser rapidement votre situation économique
- Vous recevez des notifications en temps réel lors de la réception d’un règlement et pouvez l’associer à la facture correspondante pour faciliter le suivi des paiements et la tenue de votre comptabilité
- Grâce à l’application mobile de votre compte en ligne, vous pouvez suivre l’activité de vos finances y compris lors de vos déplacements sur les chantiers.
Programmer une séquence de relances automatisées grâce au compte professionnel en ligne
Certains outils de facturation des comptes professionnels en ligne disposent d’une fonctionnalité qui permet de programmer des relances de manière automatisée.
Dès l’émission de vos factures, vous pouvez prévoir votre séquence de relance client. Vous paramétrez le délai, la fréquence des rappels et vous pouvez même dans certains cas adapter le contenu entre le premier et le deuxième message.
Cette solution est un préalable à la mise en demeure en cas d’impayé volontaire. Mais toutes les situations de retard de règlement ne sont pas forcément liées à de mauvais payeurs. Il arrive que certains clients oublient tout simplement ou que des incompréhensions perdurent sur les échéances de paiement. La relance automatique est donc avantageuse pour les deux parties. C’est aussi un moyen de proposer la mise en place d’un plan de paiement échelonné en cas de difficultés financières de votre client.
Les points de vigilance pour éviter les impayés
Attendez toujours la signature du devis avant de commencer le chantier
Le devis est un document contractuel qui engage les deux parties. Pour obtenir cette valeur juridique, le devis doit comporter toutes les mentions légales obligatoires et être signé du client. N’oubliez pas d’indiquer le mode de calcul des pénalités de retard pour pouvoir faire valoir vos droits le cas échéant.
Veillez à la conformité réglementaire de vos documents
Avoir recours au logiciel de facturation inclus dans le forfait de votre compte professionnel en ligne vous permet de vous conformer aux obligations légales qui concernent les devis et les factures. C’est un point indispensable si vous devez faire appel à la justice pour le recouvrement d’un impayé.
Gagnez du temps dans l’envoi de vos factures
Les retards de paiement peuvent aussi être dus à l’envoi tardif d’une facture. Ne perdez plus de temps pour facturer vos prestations dans le BTP. Les solutions digitales comprises dans votre compte en ligne pour TPE sont simples et intuitives. Vous transformez un devis en facture en quelques clics.
Cette réactivité vous permet de raccourcir les délais. L’envoi de vos factures par voie numérique vous fait également gagner un temps précieux.
Facilitez les paiements grâce à différents modes d’encaissement
Pour éviter les problèmes de factures impayées, vous pouvez également compter sur les modes d’encaissement rapide et flexible des comptes professionnels en ligne. Vous avez alors la possibilité d’inclure un lien de paiement sur vos factures numériques, mais vous pouvez aussi proposer le règlement immédiat sur le chantier grâce au terminal de paiement mobile.
Pensez à mettre en place une réserve de trésorerie
Disposer d’une réserve de trésorerie permet de pallier les imprévus. La création d’un sous-compte rattaché à votre compte pro en ligne vous permet de vous constituer une enveloppe budgétaire à part que vous pouvez mobiliser en cas de difficultés financières liées à un retard de paiement.