Dans le cadre d’une création d’une société ou pour assurer l’exercice des activités courantes, les entrepreneurs sont amenés à engager diverses dépenses de fonctionnement. Comment procéder en ce qui concerne les petits équipements et le mobilier ? Est-il possible de bénéficier d’une déduction de la TVA ? Faut-il comptabiliser ces achats en charges ou en immobilisations avec amortissement ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour acheter du mobilier pour sa petite entreprise ou le renouveler.
La déduction de TVA sur l’achat de mobilier
Toute entreprise qui collecte la TVA sur les ventes ou prestations imposables qu’elle réalise peut en contrepartie bénéficier du dispositif de TVA déductible sur ses propres dépenses de fonctionnement. Les indépendants qui sont sous le régime de la franchise de TVA ne peuvent donc pas y prétendre, notamment les micro-entrepreneurs.
Pour exercer ce droit à déduction, les dépenses doivent correspondre à certains critères, notamment :
- Le petit équipement ou les biens mobiliers en question sont achetés pour répondre à des besoins strictement professionnels
- La dépense figure sur un justificatif officiel, généralement une facture
- La TVA est mentionnée sur ce document qui est adressé au nom de la société
- La TVA a atteint sa date d’exigibilité pour le fournisseur (délai de livraison, encaissement, dédouanement, etc.)
- Les achats ne concernent pas des produits exclus du dispositif de déduction de la TVA
La récupération de la TVA se fait sur déclaration mensuelle ou annuelle, selon le régime de l’entreprise : normal, mini-réel ou réel simplifié.
La comptabilisation en charges des petits équipements et du matériel de faible valeur
Parmi les grands principes qui régissent la comptabilité, les biens destinés à une conservation durable au sein de l’entreprise sont à enregistrer en immobilisations. Toutefois, s’il fallait suivre à la lettre cette règle, le moindre achat de petit équipement ou de bien mobilier de faible valeur serait soumis à cette procédure inadaptée aux petits montants. C’est pourquoi le Plan Comptable Général (PCG) autorise une exception pour les éléments d’actifs non significatifs.
Ce qui implique que ces dépenses n’apparaîtront pas à l’actif du bilan, mais seront comptabilisées en charges et mentionnées dans le compte de résultat de l’exercice. L’intérêt est de passer la dépense en charge dès la première année plutôt que d’imputer les achats en immobilisations qui se répercutent alors sur plusieurs années.
La tolérance de l’administration fiscale sur la comptabilisation du matériel et du mobilier en charges est plafonnée à une valeur unitaire de 500 € HT et limitée à certains types de biens, notamment :
- Le petit matériel et l’outillage
- Le matériel et mobilier de bureau
- Les équipements informatiques et logiciels
Concrètement la tolérance fiscale au titre du matériel et mobilier de bureau concerne généralement les fournitures administratives et autres consommables. Mais les dépenses d’acquisition de biens mobiliers « meublants » de bureau sont admises dans une certaine mesure lorsque :
- Chaque meuble a une valeur unitaire inférieure à 500 € HT
- L’équipement initial en mobilier ou le renouvellement complet de celui-ci ne doit pas excéder ce seuil de 500 €
À noter que les biens modulables qui peuvent être achetés séparément sont tout de même considérés dans leur globalité et non au regard de la valeur respective de chaque élément. C’est le cas par exemple des meubles de rangement à composer sur mesure ou à assembler soi-même.
Le principe de comptabilisation à l’actif : immobilisations et amortissements
Les biens mobiliers d’une valeur unitaire supérieure à 500 € HT et tous les autres biens nécessaires à l’exploitation constituent le patrimoine de l’entreprise. C’est ce qui est alors comptabilisé en immobilisations sous plusieurs catégories :
- Les immobilisations corporelles ou physiques (locaux, terrains, matériel, outillage, mobilier…)
- Les immobilisations incorporelles (licences, brevets, frais d’établissement, frais de recherche et développement…)
- Les immobilisations financières (actions, titres, obligations, dépôts, prêts, cautionnements…)
Les biens acquis perdent de la valeur au fil du temps, que ce soit dû à une utilisation répétée, une obsolescence technique ou encore au regard de critères économiques. C’est ce qui est pris en considération dans le domaine comptable par le biais de l’amortissement.
Ainsi pour les achats de mobilier supérieurs à 500 €, le plan d’amortissement tient compte de leur valeur et de leur durée de vie.
Certaines immobilisations ne perdent pas de valeur. C’est le cas d’un fonds de commerce par exemple. D’autres biens ne pourront pas être amortis, notamment les immobilisations financières. Pour le reste, la durée d’amortissement est établie pour coïncider avec la durée d’utilisation.
L’administration fiscale fixe la durée d’amortissement des immobilisations selon la nature des biens :
- 3 ans pour les ordinateurs et logiciels,
- 5 ans pour les véhicules,
- entre 5 et 10 ans pour le matériel et l’outillage,
- 10 ans pour le mobilier,
- entre 20 et 50 ans pour les bâtiments et constructions.