C'est grâce aux informations fournies par l'analyse comptable que l'on prend conscience de la situation financière de son entreprise et que l’on peut agir en conséquence. Seule la comptabilité fournit les indicateurs clés pour savoir si l'activité est rentable, c'est-à-dire si les recettes sont supérieures aux dépenses. Cette notion est primordiale, car la pérennité d'une entreprise est conditionnée évidemment par la génération de profits. De manière générale, les dirigeants sont souvent découragés par la comptabilité et les autres tâches administratives.
Pour y remédier, il existe de nombreuses astuces pour y passer le moins de temps possible. On vous donne ici 6 conseils pour optimiser sa comptabilité et ainsi gagner du temps.
Organisez votre travail
Tenir sa comptabilité au jour le jour est idéal. Consacrez-y une demi-heure ou une heure par jour s'il le faut quand l'activité se calme un peu. De cette façon, les erreurs et oublis se remarqueront immédiatement et pourront être rectifiés, les papiers ne s'accumuleront pas et les risques de perte seront quasi nuls.
Les factures papier doivent être rangées au fur et à mesure dans une boîte. Elles seront ainsi classées automatiquement en fonction de leur arrivée. Quant aux factures numériques, elles seront également classées dans un dossier sur le bureau de votre ordinateur. Les contrats, baux et courriers divers trouveront leur place dans des classeurs respectifs.
Séparez votre vie professionnelle de votre vie personnelle
Que de temps perdu à essayer de se souvenir d'où vient telle ou telle somme pour finir par s'apercevoir qu'il s'agit d'une dépense personnelle qu'il faut ensuite transférer sur son compte. Une carte pro est très utile pour justement servir à payer des frais professionnels. Gardez-la toujours sur vous.
Les fonctionnalités des comptes en ligne permettent de gérer les dépenses de chaque collaborateur en temps réel. Ne vous privez pas de distribuer des cartes pro aux salariés qui en ont l'utilité. Les notes de frais seront bien plus rapides et plus simples à traiter de cette façon.
Maîtrisez vos opérations bancaires
Vous avez tout intérêt à avoir un compte en banque synchronisé et à pouvoir le visualiser quand bon vous semble sur n'importe quel support (smartphone, tablette). Ainsi, vous aurez sans cesse une vision globale de votre trésorerie et prendrez les bonnes décisions au bon moment.
Faites des virements, si possible instantanés plutôt que différés, et bannissez les chèques. En effet, sur le relevé bancaire, les virements ont un intitulé qui indique de quelle opération il s'agit à l'inverse des chèques qui n'ont que des numéros, à pointer à chaque fois avec son carnet de chèques.
Versez-vous un salaire régulier, c'est plus rapide. Si besoin, rajoutez-vous des primes exceptionnelles.
Créez un calendrier d'échéance
Les retards de paiement coûtent cher. Pris dans le feu de l'action, les chefs d'entreprise ont souvent d'autres préoccupations que de surveiller les dates limites de paiement.
Il est judicieux de se créer un calendrier d'échéance, soit en ligne (certains comptes en ligne proposent cette fonctionnalité), soit d'une autre façon tant que c'est d'une manière visible. Les échéances de TVA, d'acomptes IS, d'Urssaf... peuvent souvent passer à la trappe. De même, les clients qui ne règlent pas en temps et en heure doivent être relancés au plus vite.
Abandonnez Word et Excel
Établir sa facturation sur des traitements de texte risque de ne pas répondre aux obligations légales, car les factures doivent se suivre et contenir certaines mentions. De plus, cette méthode devient archaïque. Selon le volume à traiter, il est préférable de travailler sur des logiciels de facturation qui sont en mesure de recouper la facturation avec les encaissements correspondants, de classer les factures, de les exporter en comptabilité, et bien d'autres choses encore.
La comptabilité tenue sur tableurs devient également vite ingérable. Des logiciels de gestion comptable viennent souvent compléter les logiciels de facturation. La plupart sont compatibles avec ceux des experts-comptables. Les exportations s'effectuent donc en toute sécurité.
Optez pour une comptabilité dématérialisée
Il est clair que c'est la solution d'avenir. Il s'agit d'un procédé consistant à réduire au maximum l'utilisation de documents papier grâce à la numérisation. Les bénéfices sont nombreux : diminution des coûts, gain de productivité, traçabilité optimale...
Finis les impressions incessantes, les locaux dédiés aux archives, les erreurs de manipulations, les saisies fastidieuses... l'automatisation des traitements à faible valeur ajoutée comme la gestion des notes de frais, la saisie des factures, le suivi bancaire est possible grâce à des logiciels performants et adaptés.
Les experts-comptables préparent progressivement leurs clients à la réforme de la facturation électronique obligatoire qui arrive prochainement. Digitaliser ensuite le reste de ses processus coulera de source après l'adoption effective de cette réforme.